3 Manfaat DMS PrimaDoc dalam Pengelolaan Data di Sektor Publik
Sebagai aplikasi manajemen dokumen, DMS PrimaDoc memiliki kegunaan yang sangat luas, tak terkecuali di sektor publik. Perusahaan yang bekerja di bidang kesehatan, keamanan, pendidikan, dan transportasi tentu sudah terbiasa dengan banyaknya jumlah data dan dokumen yang harus dikelola tiap harinya. Banyaknya data dan dokumen, mulai dari data pribadi, riwayat kesehatan dan pelayanan, hingga catatan pelanggaran, tentu harus dikelola dengan ketelitian yang tinggi dan kejelian.
Dengan tumpukan dokumen yang akan terus bertambah tersebut, tentu pekerjaan arsiparis dan bidang lainnya yang terlibat, seperti administrasi dan keuangan, akan kian mengalami kesulitan dan peningkatan beban kerja. Pencarian, pengelolaan, dan penyimpanan dokumen akan terdampak dan menjadi kurang efisien. Dampaknya tentu dapat beragam. Mulai dari dokumen yang rawan hilang hingga antrean yang panjang. Untuk mengantisipasi hal tersebut, DMS PrimaDoc hadir menawarkan solusi baru dengan teknologi terkini untuk mewujudkan sistem operasional yang lebih optimal.
Mulai dengan beralih ke manajemen dokumen secara digital
Kunci dasar dari pengelolaan dokumen dan arsip yang lebih baik di era industri 4.0 ini adalah digitalisasi. Walaupun terdengar sederhana, digitalisasi merupakan fondasi dari transformasi digital dan segala keuntungan yang dapat Anda dapatkan dari perkembangan teknologi saat ini. Dengan mendigitalisasikan sistem pengelolaan dokumen perusahaan, seluruh data dan informasi yang semula hanya bisa diakses dengan membuka lembar per lembar berkas yang sedemikian banyaknya, kini dapat dibuka hanya dengan mengetikkan kata kunci atau nama dokumen, menggeser layar, lalu meng-klik.
Dalam upaya mendigitalisasikan sistem manajemen arsip dan dokumen aplikasi manajemen arsip memainkan peran paling esensial yang dapat menentukan kelancaran seluruh proses. Oleh sebab itu, memilih aplikasi terbaik dapat menjadi investasi jangka panjang bagi perusahaan Anda dan pondasi yang kuat untuk transformasi digital. DMS PrimaDoc, sebagai salah satu aplikasi manajemen arsip terbaik, dapat memastikan seluruh kegiatan manajemen dokumen perusahaan berlangsung dengan aman, effektif, dan efisien.
3 manfaat DMS PrimaDoc untuk perusahaan sektor publik
Setelah mengetahui pentingnya digitalisasi, kini waktunya Anda berkenalan dengan serangkaian manfaat manfaat aplikasi manajemen dokumen seperti DMS PrimaDoc. Lalu, apa sajakah manfaat tersebut?
1. DMS membantu dalam pengorganisasian dan penyimpanan dokumen secara terpusat.
Didukung dengan ruang penyimpanan terpusat dan terintegrasi seperti cloud atau server, dokumen dan arsip penting perusahaan akan tersimpan dengan baik tanpa khawatir akan terpencar-pencar. Uniknya, di saat yang bersamaan, justru pegawai Anda dapat mengakses file dari manapun dan dengan perangkat apa pun, tanpa perlu keluar masuk ruangan penyimpanan.
2. Menggantikan pekerjaan manual yang melelahkan yang dihadapi dalam manajemen dokumen.
Dengan DMS PrimaDoc, hal-hal teknis yang bersifat repetitif dan memakan waktu dalam mengelola dokumen analog dapat lebih diefisiensikan dan dibuat lebih efektif. Misalnya proses pencarian berkas yang memakan waktu dan proses pengembaliannya yang juga memerlukan ketelitian, bagian proses tata kelola ini dapat dilakukan secara instan melalui digitalisasi dan aplikasi DMS PrimaDoc. Dengan aplikasi ini, seluruh kegiatan dapat dilakukan pada monitor layar Anda, mulai dari input, update, sharing, dan retention.
3. Peningkatan pelayanan publik hingga penguatan organisasi sektor publik
Pekerjaan yang semakin efektif dan manajemen waktu yang semakin efisien dari penggunaan DMS PrimaDoc juga dapat berdampak terhadap kualitas pelayanan publik yang Anda berikan. Tak hanya itu, kolaborasi antar divisi di perusahaan Anda pun dapat terjalin dengan lebih baik, cepat, namun tetap transparan.
Setelah mengetahui berbagai kemudahan dan manfaat DMS PrimaDoc sebagai wujud digitalisasi sistem perusahaan, sudahkah perusahaan Anda siap untuk memulai babak baru yang lebih produktif di lingkungan kerja? Konsultasikan kebutuhan Anda bersama tim PrimaDoc! Dapatkan informasi terkini seputar layanan kearsipan dan solusi yang tepat untuk kebutuhan Anda. (Deanita)
