3 Langkah Praktis Wujudkan Less Paper Business Bersama PrimaDoc
Primadoc memiliki visi untuk menyediakan solusi berbasis teknologi dengan layanan terbaik bagi setiap kebutuhan mitra bisnis kami yang unik. Untuk mewujudkan tujuan tersebut, kami menyediakan layanan alih media arsip yang membantu perusahaan Anda untuk mewujudkan less paper business (kantor minim kertas) yang membawa dampak positif bagi perusahaan dan lingkungan. Dengan solusi layanan ini, Anda dapat mewujudkan transformasi digital kearsipan di kantor secara praktis dan efektif. Berikut adalah tiga langkah praktis untuk mewujudkan konsep kantor minim kertas yang modern dan berkelanjutan di PrimaDoc.
- Konsultasi Arsip PrimaDoc
Langkah awal untuk mewujudkan less paper business di PrimaDoc dimulai dengan konsultasi kearsipan. Proses ini sangat penting karena memungkinkan tim kami untuk memahami kebutuhan spesifik dan tantangan yang dihadapi dalam pengelolaan arsip di kantor Anda. Dengan informasi ini, tim PrimaDoc dapat merancang solusi yang paling efektif untuk proses alih media arsip.
Tim kami yang terdiri dari para ahli di bidang kearsipan dan pengelolaan dokumen akan membantu Anda dalam mengatasi berbagai masalah kearsipan yang mungkin terjadi, serta memberikan panduan lengkap mengenai langkah-langkah awal yang tepat untuk memulai transformasi less paper business. Dengan pendekatan yang terstruktur dan disesuaikan, PrimaDoc memastikan setiap langkah transformasi berjalan lancar, disesuaikan, dan memenuhi standar tertinggi dalam keamanan dan efisiensi. Dengan begitu, digitalisasi arsip yang dilakukan memberikan dampak yang signifikan, baik dari segi efisiensi manajemen arsip dan peningkatan produktivitas.
- Alih Media Arsip PrimaDoc
Setelah konsultasi selesai dilakukan, langkah berikutnya adalah alih media arsip. Kami akan membantu seluruh proses alih media dokumen cetak kantor Anda hingga selesai dan siap digunakan. Jadi, kantor Anda dapat mewujudkan konsep less paper tanpa harus melakukan pekerjaan-pekerjaan tambahan.
Bersama PrimaDoc, proses alih media arsip tidak hanya sebatas dilakukan dengan memindai dokumen fisik menjadi digital saja. Proses ini dimulai dengan pengelompokan berkas yang layak dan kurang layak untuk dipindai. Berkas yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki akan menjalani tahap restorasi agar informasinya tetap dapat diakses. Apabila terdapat berkas yang dijilid, kami akan membongkarnya terlebih dahulu sehingga setiap halamannya bisa dipindai dengan maksimal. Proses ini dilakukan dengan hati-hati untuk memastikan dokumen tidak rusak selama pengerjaan.
Selanjutnya, setiap berkas akan dipindai satu per satu dengan tetap memperhatikan detail. Hasil scan akan diperiksa kualitasnya untuk memastikan informasi di dalamnya mudah dibaca. Apabila diperlukan penyesuaian untuk memastikan akurasi informasi dan kualitasnya, kami akan mengeditnya terlebih dahulu. Hasil yang sudah sesuai kemudian dikonversi ke format yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Terakhir, setiap dokumen diberi nama dan dikategorikan agar mudah ditemukan kembali.
Dengan proses yang terstruktur dan cermat ini, kami memastikan bahwa setiap langkah alih media arsip dilakukan dengan standar tertinggi. Dengan begitu, implementasi less paper business di kantor Anda secara efektif dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas.
- Aplikasi DMS PrimaDoc
Tahap terakhir implementasi less paper business di PrimaDoc adalah instalasi aplikasi DMS PrimaDoc. Document Management System (DMS) adalah solusi teknologi yang memungkinkan pengelolaan arsip fisik dan digital secara efisien dan terintegrasi. Aplikasi ini akan membantu kantor Anda mengelola arsip dengan mudah, memastikan semua dokumen tersimpan secara rapi, dan mudah diakses.
DMS PrimaDoc didesain dengan tampilan yang mudah dipahami, sehingga mudah dipelajari dan digunakan, bahkan oleh karyawan yang baru beradaptasi dengan manajemen arsip digital. Selain itu, DMS PrimaDoc juga memiliki sistem keamanan yang handal untuk memastikan implementasi less paper business yang aman dan nyaman. Anda bisa memanfaatkan fitur manajemen hak akses pada DMS PrimaDoc, untuk mengatur siapa saja yang bisa mengakses setiap arsip kantor. Ini akan memastikan tidak ada akses ilegal terhadap arsip penting kantor Anda.
Dengan visi untuk menyediakan solusi berbasis teknologi dan layanan terbaik, PrimaDoc siap membantu Anda mewujudkan less paper business melalui tiga langkah praktis: konsultasi arsip yang terarah, proses alih media arsip yang cermat, dan instalasi aplikasi DMS PrimaDoc yang efisien. Kami memastikan bahwa setiap langkah transformasi ke kantor minim kertas dilakukan dengan standar tertinggi, memberikan kemudahan, keamanan, dan efisiensi dalam pengelolaan arsip digital. Dengan dukungan dari arsiparis profesional dan teknologi mutakhir, Anda dapat menjalani transisi ini dengan lancar, meningkatkan produktivitas perusahaan, dan berkontribusi pada keberlanjutan lingkungan. Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk memulai perjalanan menuju kantor yang lebih modern dan ramah lingkungan.
