3 Alasan PrimaDoc Menjadi Solusi Layanan Arsip Digital yang Efektif
Dewasa ini, perusahaan maupun instansi pemerintah perlu memiliki kearsipan digital. Cara-cara analog lama yang cenderung repetitif seperti membawa dan mengembalikan arsip ke kabinet penyimpanan, maupun cara kerja yang terlampau memakan waktu seperti proses pencarian arsip pemerintahan di ruang arsip, tak lagi mampu bersaing di tengah kecepatan arus informasi global. Oleh sebab itu, kehadiran layanan arsip digital seperti PrimaDoc menjadi penting untuk membantu Anda mewujudkan kearsipan yang efektif.
Layanan arsip digital yang efektif merupakan kunci dalam melaksanakan tata kelola dokumen dan kearsipan perusahaan. Berbagai cara baru dalam menyimpan dan mengolah arsip dapat Anda miliki untuk kepentingan perusahaan dalam mencapai target yang lebih besar. Namun, apa itu solusi layanan yang efektif? Apa alasan umum suatu layanan kearsipan dapat dikatakan efektif? Pelajari selengkapnya hingga akhir.
PrimaDoc, layanan arsip digital yang beradaptasi dengan kebutuhan zaman
Layanan arsip digital di Indonesia telah mengalami perubahan signifikan dari zaman ke zaman. Dahulu tenaga ahli diperlukan untuk menyusun dokumen dan arsip secara analog, memastikan tiap dokumen memiliki penamaan yang terstruktur dan mudah dicari, serta memastikan tiap berkas tersimpan berdasarkan kategori-kategorinya pada rak-rak penyimpanan. Media yang berkembang pun lambat laun mengubah arsip dari bentuk kertas menjadi penyimpanan lain seperti disket atau compact disk (CD) dan penyimpanan komputer. Kini, tata kelola arsip telah hampir sepenuhnya berbeda dari teknologi sebelumnya.
Teknologi dan perkembangan sistem yang baru ini dapat menjadi solusi atas berbagai hambatan yang kerap muncul dari kearsipan di era sebelumnya. Akan tetapi, hal ini juga dapat menjadi tantangan besar bagi seluruh pihak yang tidak menguasai keterampilan dan pengetahuan yang mumpuni. Untuk mempermudah seluruh proses adaptasi dan migrasi data dan sistem, PrimaDoc hadir untuk membantu perusahaan dan instansi pemerintah dalam menjembatani gap perkembangan teknologi tersebut.
PrimaDoc adalah perusahaan penyedia layanan arsip digital yang berkompetensi di bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) sekaligus kearsipan sesuai aturan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Dengan mengkombinasikan kedua kompetensi ini, PrimaDoc mampu mendukung perwujudan sistem manajemen arsip digital, baik di sektor publik maupun privat. Dalam hal ini, efektivitas adalah orientasi utama dari layanan-layanan PrimaDoc.
3 alasan PrimaDoc unggul dalam penyediaan layanan arsip digital
Arsip digital yang efektif menjadi kunci utama dalam mewujudkan transformasi digital. Hal inilah yang selalu menjadi fokus PrimaDoc. Lantas, bagaimana layanan arsip digital yang layak untuk disebut efektif? Berikut adalah beberapa alasan yang dapat Anda gunakan sebagai landasan dalam menentukan efektivitas suatu layanan:
1. Menawarkan antarmuka pengguna yang intuitif dan mudah digunakan
Tampilan antarmuka yang masuk akal dan mudah digunakan sangat menentukan kecepatan arsiparis dalam bernavigasi di aplikasi arsip digital. Proses adaptasi terhadap layanan aplikasi arsip pun cenderung lebih singkat dengan bantuan antarmuka pengguna yang jelas dan mengutamakan kualitas pengalaman penggunaan.
Aplikasi arsip digital PrimaDoc menawarkan antarmuka pengguna yang intuitif dan mudah digunakan. Antarmuka pengguna PrimaDoc dirancang dengan mempertimbangkan kebutuhan pengguna, sehingga pengguna dapat dengan mudah menemukan dan menggunakan fitur-fitur yang tersedia.
2. Menjamin kemudahan navigasi dan pencarian yang baik
Solusi layanan arsip digital ini memungkinkan pengguna untuk menemukan dengan cepat dan mengakses dokumen yang mereka butuhkan tanpa kesulitan. Pencarian dan penyajian dokumen yang efektif ini akan mempengaruhi ketepatan data dan informasi, serta tetap mengedepankan proses yang cepat.
Faktor ini membuat PrimaDoc mengembangkan aplikasi arsip digital dengan fitur pencarian yang canggih. Fitur pencarian PrimaDoc memungkinkan pengguna untuk menemukan dokumen dengan cepat dan akurat, baik berdasarkan kata kunci, tanggal, maupun metadata lainnya.
3. Membantu dalam pengelolaan metadata
Kemampuan layanan arsip digital untuk mengelola metadata yang baik akan memudahkan proses pencarian dan klasifikasi dokumen. Dengan metadata yang lengkap dan akurat, pengguna dapat dengan mudah menemukan dokumen yang mereka butuhkan, bahkan jika dokumen tersebut tidak memiliki judul yang spesifik.
PrimaDoc mengembangkan aplikasi arsip digital dengan fitur pengelolaan metadata yang lengkap dan mudah digunakan. Fitur pengelolaan metadata PrimaDoc memungkinkan pengguna untuk menambahkan, mengedit, dan menghapus metadata dengan mudah.
Ketiga alasan di atas merupakan faktor-faktor penting yang perlu diperhatikan dalam menentukan layanan arsip digital yang efektif. Sudahkah Anda mempertimbangkannya saat memilih layanan arsip digital yang tersedia?
Ikuti terus artikel PrimaDoc terbaru untuk mengetahui produk-produk terkini dan layanan terbaik untuk mendampingi kearsipan digital di kantor Anda. hubungi tim PrimaDoc untuk pelayanan lebih lanjut seputar kearsipan dan kearsipan digital. (Deanita)
