Wujudkan Sistem Pengelolaan Arsip dan Dokumen yang Optimal dengan DMS
Potensi pengelolaan arsip yang lebih optimal dengan memanfaatkan aplikasi DMS telah banyak dirasakan berbagai organisasi, baik organisasi bisnis atau juga pemerintahan. Untuk itu, bagi Anda yang masih bertahan dengan metode konvensional untuk mengelola arsip, maka kehadiran DMS dapat menjadi ‘angin segar’ yang mempermudah segala urusan terkait kearsipan agar efisiensi penggunaan dokumen yang dikelola dapat tercipta.
Bagaimana jika ternyata kita masih ragu dengan utilisasi dari aplikasi DMS untuk pengelolaan arsip? Berarti Anda perlu mengetahui lebih lanjut tentang proses kearsipan berbasis teknologi informasi yang telah diterapkan banyak perusahaan besar di Indonesia. Berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Pengelolaan Arsip Digital untuk Menjawab Tantangan Masa Kini
Sistem pengelolaan arsip digital bukanlah hal baru di dunia kearsipan. Jika kita melihat sedikit ke belakang, kearsipan digital telah berhasil mengubah lanskap bisnis di Indonesia.
Pemerintah melalui UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan juga telah mengatur penggunaan Sistem Kearsipan Nasional (SKN) yang merupakan cikal bakal peraturan yang secara spesifik membahas tentang validitas penggunaan aplikasi kearsipan berbasis digital seperti Document Management System. Dengan adanya aturan ini, semua perusahaan dan juga instansi pemerintahan dapat menggunakan sistem kearsipan dengan informasi di dalamnya yang telah diakui secara hukum.
Beberapa industri seperti perbankan, manufaktur, hingga farmasi bahkan telah menerapkan otomasi pada proses kearsipannya, sehingga campur tangan manusia tidak lagi terlalu dibutuhkan untuk berbagai tahap, mulai dari indexing hingga pencarian dokumen secara menyeluruh.
Selain itu, mengingat posisi Indonesia sebagai negara dengan ribuan kepulauan, tentunya kehadiran pengelolaan arsip digital dengan DMS mampu menjadi solusi untuk mengalahkan permasalahan terkait jarak dan juga konektivitas antar lokasi bagi perusahaan dan instansi pemerintahan yang memiliki banyak cabang.
Menggali Potensi Aplikasi DMS untuk Mewujudkan Optimalisasi Kearsipan
Belum semua orang mengetahui bahwa aplikasi DMS untuk kebutuhan pengelolaan arsip tidak hanya sebatas untuk mengelola arsip digital saja. Apalagi jika Anda menggunakan aplikasi DMS dari PrimaDoc, tentunya penggunaan aplikasi ini menjadi lebih optimal.
Lebih dari sekedar arsip digital, aplikasi PrimaDoc memiliki beberapa keunggulan yang berpotensi menjadikan proses kearsipan lebih optimal. Beberapa di antaranya meliputi:
Dapat digunakan untuk mengelola arsip digital dan fisik
Tidak banyak vendor yang mampu menyediakan solusi pengelolaan arsip yang mampu memecahkan masalah terkait integrasi dokumen digital dan fisik. Dengan adanya aplikasi PrimaDoc, Anda yang masih membutuhkan dokumen fisik juga dapat mengelolanya dengan menggunakan teknologi informasi.
Nantinya, salinan dokumen fisik akan tersedia secara digital dan dapat dikelola untuk meningkatkan performa operasional bisnis. Sementara itu, dokumen fisik yang masih dibutuhkan dapat disimpan di gudang arsip dan dipantau melalui aplikasi DMS.
Mampu mempermudah proses pencarian dokumen
Proses pengelolaan arsip yang masih dependen dapat menghambat pertumbuhan sebuah organisasi. Untuk itu, aplikasi PrimaDoc dilengkapi dengan aplikasi web based yang tidak membutuhkan instalasi khusus pada laptop atau komputer.
Cukup dengan menggunakan web browser biasa, maka Anda dapat mengakses dokumen yang dibutuhkan dengan login menggunakan username dan kata sandi yang telah diberikan oleh bagian kearsipan, sehingga proses pencarian dokumen dapat dilakukan dari mana saja dan kapan saja.
Mendukung proses kerja WFH dan hybrid
Dengan adanya tren bekerja dari rumah, kehadiran aplikasi pengelolaan arsip dari PrimaDoc dapat mendukung proses kearsipan yang telah terintegrasi satu sama lain. Contohnya, pekerja yang berada di kantor dapat mengakses informasi yang sama dengan pekerja yang sedang work-from-home.
Oleh karena itu, solusi ini sangat cocok diterapkan untuk menghadapi pandemi seperti saat ini. Tidak perlu lagi ke kantor setiap hari, karena segala informasi yang dibutuhkan telah tersedia secara digital.
Jadi, siap beralih menggunakan aplikasi DMS dari PrimaDoc untuk mewujudkan pengelolaan arsip yang lebih optimal? Hubungi tim marketing kami sekarang untuk informasi selengkapnya! (Pradana)
