Salah satu tolak ukur kemajuan sebuah bisnis logistik dapat dilihat dari jangkauan layanannya. Semakin luas area layanan sebuah perusahaan logistik, semakin banyak pelanggan yang dapat dilayani. Hal ini pada akhirnya memberikan peluang bagi perusahaan untuk mendapatkan omset yang lebih besar. Namun, dibalik banyaknya kantor cabang yang tersebar di berbagai daerah, memunculkan tantangan pada proses koordinasi, pertukaran informasi dan pengelolaan dokumen antar kantor cabang. Hal ini pada akhirnya menjadi sebuah tantangan yang harus dihadapi sebuah perusahaan logistik untuk dapat berkembang.

Pentingnya Pengelolaan Dokumen Bagi Perusahaan Logistik

Kegiatan administrasi memiliki peranan yang signifikan dalam aktivitas bisnis logistik. Informasi yang berkaitan dengan operasional logistik seperti volume pengiriman barang dari dan ke masing-masing cabang, jadwal keberangkatan, dan berbagai data operasional lain sangat penting dalam kelancaran operasional logistik. Namun, kegiatan administrasi tersebut akan menjadi semakin sulit untuk selaras saat semakin banyak kantor yang aktif.

Kantor operasional yang tersebar di berbagai daerah memperbesar potensi ketidakselarasan informasi untuk terjadi. Padahal kekeliruan informasi sekecil apapun dapat berdampak fatal pada barang pelanggan yang perlu dikirim. Misalnya, paket menjadi lebih rentan tidak sampai di tujuan, karena tertukar ataupun hilang dan tidak terlacak. Jika hal ini terjadi, tentu akan menjadi kerugian bagi konsumen. Ketika konsumen komplain maka dapat menyebabkan citra yang buruk bagi perusahaan, terlebih ketika hal tersebut menjadi informasi umum dan tersebar di media sosial.

Digitalisasi Arsip, Solusi pengelolaan Dokumen Perusahaan Logistik

Berbagai permasalahan seperti miss informasi dan koordinasi pada perusahaan logistik seringkali terjadi karena tidak sinkronnya informasi dan data layanan pada setiap kantor cabang. Salah satunya banyak disebabkan oleh pengelolaan administrasi yang masih konvensional atau manual. Terlebih jika informasi layanan sulit diakses dan membutuhkan waktu lama untuk pengiriman, memperburuk terjadinya kesenjangan informasi ini. Lalu apa solusinya? Jawabannya adalah digitalisasi arsip. 

Pengelolaan dokumen secara digital memungkinkan berbagai data yang terkait dengan layanan dapat disimpan, diakses dan dikirim secara digital. Digitalisasi arsip akan menghilangkan batasan dan permasalahan yang timbul dalam pengelolaan dokumen secara konvensional. Untuk dapat memahami mengapa pengelolaan arsip digital dapat menjadi solusi yang tepat bagi perusahaan logistik, berikut penjelasan tentang beberapa kelebihan pengelolaan dokumen digital bagi perusahaan logistik:

1. Pengiriman dan akses data yang mudah

Pengelolaan dokumen digital membuat pengiriman data dapat dilakukan secara praktis dan cepat. Administrasi manual yang lambat dan merepotkan tidak perlu lagi dipertahankan. Semua data yang tersedia dalam bentuk digital, siap dikirim dan diolah pegawai, kapan saja diperlukan. Data yang dikirim juga dapat diakses secara real-time dari cabang lain melalui jaringan internet.

2. Mudahnya koordinasi

Kemudahan akses dan pengiriman data yang dihasilkan dari pengelolaan dokumen digital yang terpusat memudahkan proses koordinasi antar kantor cabang. Kantor di daerah A dan daerah B dapat mengakses informasi langsung dari pusat atau kantor lain dari lokasi masing-masing.

3. Efisiensi waktu dan biaya

Digitalisasi arsip dapat menjadi solusi yang efektif untuk mewujudkan administrasi yang lebih sinergis antar setiap kantor cabang. Arsip digital meniadakan permasalahan jarak antar kantor cabang meskipun terpisah di berbagai daerah yang jauh. Sistem data terpusat ini memungkinkan perusahaan untuk menghemat biaya serta waktu secara signifikan. 

4. Keamanan data yang terjamin

Meskipun pengelolaan dokumen digital membuat akses data menjadi jauh lebih mudah, bukan berarti keamanan informasi perusahaan menjadi rentan untuk diakses oleh pihak luar.Perkembangan teknologi dibarengi dengan fitur keamanan data digital yang juga semakin canggih. Perusahaan dapat memanfaatkan berbagai fitur keamanan pengelolaan dokumen yang tersedia seperti password, enkripsi, manajemen akses data, seperti yang disediakan oleh PrimaDoc.

Aplikasi penyimpanan arsip online yang disediakan oleh PrimaDoc sangat memperhatikan kebutuhan kemudahan pengelolaan dokumen. Fitur manajemen aksesnya dapat mendukung pengelolaan jenis akses berdasarkan kewenangan pegawai. Dengan akses yang terbatas, maka dapat melindungi dokumen dari upaya penyalahgunaan. Anda juga dapat berdiskusi lebih banyak tentang fitur-fitur menarik lainnya dari PrimaDoc. Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya! (Septiani)