Wujudkan Digitalisasi Arsip Perusahaan Agro Industri Bersama PrimaDoc
Pertanyaan yang mungkin pertama kali muncul saat membaca judul adalah apa itu digitalisasi arsip? Sebelum menjelaskannya lebih jauh, kita dapat memahami terlebih dulu alasan penting dibalik pembahasan ini. Setiap perusahaan akan menghasilkan banyak dokumen bisnis untuk mencatat berbagai aktivitas bisnis pada setiap unit, termasuk pada perusahaan agro industri. Meskipun terkesan sebagai hal yang tidak begitu penting, nyatanya dokumen menjadi unsur penting yang mendukung operasional perusahaan tetap berjalan lancar dan sebagai bentuk laporan serta alat kontrol manajemen.
Sayangnya, pengelolaan dokumen yang selama ini dilakukan seringkali menyebabkan banyak kertas yang menumpuk di gudang arsip, mulai dari invoice, laporan harian, data karyawan, hingga transaksi keuangan perusahaan dan sebagainya. Data yang banyak ini semakin sulit untuk ditata dan menyulitkan karyawan untuk mencarinya kembali ketika dibutuhkan. Anda harus berkutat dengan ruangan yang penuh dengan kertas, debu dan serangga atau hama seperti kecoa dan tikus.
Dengan berbagai kelemahannya tersebut, sistem pengelolaan dokumen yang dilakukan dalam bentuk kertas seperti sekarang ini justru membuat proses kerja administrasi menjadi kurang efisien. Terlebih lagi jika ada dokumen penting yang rusak maupun hilang. Itulah mengapa artikel ini membahas secara khusus tentang gagasan untuk menjalankan digitalisasi arsip bagi perusahaan agro industri.
Solusi Arsip di Era Teknologi
Ketika bisnis bergerak dengan dinamis dan cepat, pengelolaan data perusahaan secara konvensional seringkali membatasi ruang gerak perusahaan. Hal ini menuntut adanya sistem pengelolaan arsip yang lebih cepat. Untungnya, kemajuan teknologi menawarkan metode administrasi dokumen perusahaan yang jauh lebih efisien, yaitu dengan menerapkan digitalisasi arsip.
Digitalisasi arsip merupakan metode untuk beralih dari sistem pengelolaan dokumen secara konvensional dalam bentuk kertas ke bentuk digital. Teknologi arsip digital memungkinkan semua dokumen perusahaan disimpan dalam satu tempat penyimpanan yang terintegrasi dan dapat diakses seluruh unit bisnis melalui jaringan internet tanpa terbatas waktu dan jarak. Hal ini berdampak pada mudahnya proses pengelolaan, penyimpanan, akses, hingga pengiriman dokumen di semua lini perusahaan.
Meskipun memungkinkan akses dokumen yang jauh lebih mudah, digitalisasi arsip tidak mengakibatkan kerentanan terhadap kebocoran informasi. Berbagai teknologi pengamanan arsip digital yang saat ini telah tersedia dapat membatasi akses informasi secara ilegal. Manajemen dapat mengatur akses dokumen di setiap karyawan dengan lebih mudah sesuai batas kewenangan mereka.
Dengan kemajuan teknologi seperti sekarang ini, digitalisasi arsip bukanlah satu hal yang mustahil untuk dilakukan. Melakukan alih media dari kertas ke digital secara pribadi tentu akan menghabiskan banyak waktu dan tenaga. Kabar baiknya, Anda tidak perlu melakukan semua proses tersebut secara mandiri. Perusahaan dapat dengan mudah melakukan digitalisasi arsip dengan layanan alih media arsip yang disediakan oleh PrimaDoc.
Solusi Arsip di Era Teknologi
PrimaDoc merupakan aplikasi pengelolaan arsip fisik maupun digital perusahaan yang dapat membantu proses digitalisasi arsip secara menyeluruh dari awal hingga akhir. Dengan demikian, proses digitalisasi arsip dapat dilakukan dengan lebih mudah dan ditangani oleh tenaga-tenaga yang profesional di bidangnya. Berikut beberapa layanan yang dapat diperoleh perusahaan Anda dari PrimaDoc:
1. Alih Media Arsip
Proses peralihan arsip, dari kertas ke wujud digital diakui membutuhkan banyak waktu dan usaha. Mulai dari mengumpulkan semua dokumen yang akan di digitalisasi, melakukan pemindaian, menyiapkan sistem, mengorganisir data digital, hingga mengelola arsip fisik yang sudah di pindai. Tetapi Anda tidak perlu ambil pusing dengan semua itu dengan adanya PrimaDoc. PrimaDoc siap mendukung kebutuhan alih media arsip perusahaan Anda termasuk untuk kebutuhan konversi file.
2. Konsultasi Kearsipan
Masa-masa awal bekerja dengan metode arsip digital bukanlah hal yang mudah. Ada berbagai hal yang perlu dipelajari, baik dari sisi teknis maupun pengetahuan. Dengan PrimaDoc, Anda tidak perlu khawatir menghadapi semua tantangan digitalisasi arsip tersebut. Anda dapat mendiskusikan semua kebutuhan perusahaan di bidang kearsipan dan pengelolaan dokumen secara terpadu dan menyeluruh dengan tenaga profesional PrimaDoc.
3. Aplikasi PrimaDoc
Penerapan aplikasi manajemen arsip yang siap mendukung kebutuhan pengelolaan arsip fisik maupun digital perusahaan Anda. Dengan dukungan berbagai fitur yang lengkap dan mudah dipahami, pengelolaan data digital dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efisien.
4. Pemeliharaan Arsip
Ketika perusahaan Anda memutuskan untuk mengelola arsip secara digital, bukan berarti Anda tidak perlu memperdulikan arsip fisik. Dengan dukungan PrimaDoc, Anda tidak perlu lagi mengkhawatirkannya karena kami juga menyediakan berbagai layanan untuk memelihara arsip fisik meliputi preservasi arsip, konservasi arsip, restorasi arsip, hingga retensi arsip.
Tertarik untuk berdiskusi lebih mendalam tentang berbagai produk dan layanan PrimaDoc lainnya? Silakan berkonsultasi dengan tim kami. Anda dapat langsung menghubungi tim marketing PrimaDoc dan mengatur rencana untuk kebutuhan tersebut. Kami siap memberikan dukungan terbaik untuk setiap proses digitalisasi arsip perusahaan Anda! (Septiani)
