Tips Mengelola Data Hukum
Tahukah Anda? Untuk menjadi law firm yang dianggap kredibel dan profesional, Anda diwajibkan untuk mengelola data hukum dengan baik dan benar. Apalagi data hukum merupakan salah satu elemen penting untuk menunjang kinerja lawyer, tentunya pengelolaan yang tepat dapat membantu Anda dalam meningkatkan efisiensi dalam penanganan sebuah khusus, khususnya dengan kemudahan ditemukannya informasi di dalam dokumen hukum atau legal.
Bagaimana sebenarnya cara untuk mengelola data hukum yang benar? Untuk mengetahuinya, ada beberapa tips pengelolaan yang dapat Anda jadikan referensi. Berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Membangun departemen pengelolaan arsip
Tidak semua law firm memiliki departemen pengelolaan arsip mandiri, sehingga cara untuk mengelola data hukum yang tepat pada akhirnya juga tidak mereka miliki. Untuk itu, sudah saatnya Anda mempertimbangkan untuk membangun tim khusus untuk mengelola data hukum yang dimiliki. Dengan begitu, pengelolaan dapat diserahkan kepada SDM profesional.
Setidaknya, mulai dengan mempekerjakan seorang arsiparis yang memiliki wawasan dan kemampuan untuk pengelolaan arsip. Lengkapi pula arsiparis tersebut dengan tools yang tepat, contohnya seperti aplikasi DMS atau juga media pengelolaan arsip digital yang dapat diakses dengan mudah.
Memahami profil setiap lawyer
Setelah membangun tim pengelolaan arsip sendiri, tips selanjutnya untuk memudahkan Anda dalam mengelola data hukum adalah memastikan agar arsiparis yang Anda pekerjakan mampu memahami profil dari setiap lawyer yang menghubunginya. Dengan begitu, arsiparis dapat mengatur klasifikasi dokumen yang dibutuhkan dan melakukan proses penemuan kembali informasi dengan lebih cepat dan akurat.
Mengenali kebutuhan law firm
Hal lain yang tidak kalah penting untuk Anda ketahui adalah menyiapkan agar arsiparis mengenali setiap kebutuhan dari law firm yang Anda kelola. Setidaknya, tim pengelolaan arsip Anda telah memiliki gambaran umum praktik hukum dari para law firm Anda, mulai dari jasa yang ditawarkan hingga jenis klien yang biasa menghubungi kantor Anda.
Untuk mempermudah arsiparis dalam mengelola data hukum, Anda juga disarankan untuk membuat semacam kompilasi peraturan yang diklasifikasi berdasarkan area praktik (practice group). Dengan begitu, tim pengelola arsip mampu menyediakan basis data yang tepat berdasarkan karakter dari setiap kasus yang dimiliki setiap lawyer.
Mengenali kebiasaan setiap lawyer dalam mencari data
Setiap law firm biasanya memiliki beberapa lawyer dengan kebiasaan yang berbeda-beda pula dalam memperoleh data. Arsiparis yang bertugas untuk mengelola data hukum harus tanggap terhadap hal tersebut. Misalnya, ada lawyer yang terkesan kurang sabar dalam mencari data, ada pula yang terkesan acuh tak acuh dengan basis data yang dimiliki.
Anda perlu memastikan agar arsiparis yang tergabung di dalam tim pengelola arsip untuk memahami kebiasaan tersebut. Dengan begitu, arsiparis dapat menyediakan data yang relevan bahkan sebelum data tersebut diminta. Terkadang, ada lawyer yang belum menduga apa yang mereka butuhkan tapi sudah bisa diusulkan oleh arsiparis.
Memberikan edukasi tentang aplikasi digital kepada lawyer
Untuk memastikan agar data yang dibutuhkan benar-benar didapatkan, setiap law firm juga perlu memberikan edukasi mengenai tools yang digunakan untuk pengelolaan data. Setidaknya, setiap lawyer harus mampu untuk membuka aplikasi DMS untuk mencari informasi yang dibutuhkan berdasarkan keyword yang tersedia.
Selain itu, kolaborasi dan kerja sama antara lawyer dan arsiparis juga perlu dioptimalkan. Anda perlu memastikan agar keduanya memiliki hubungan yang baik dan kedua belah pihak mengetahui tugas dan kewajibannya masing-masing, sehingga edukasi tentang teknologi juga dibutuhkan oleh lawyer.
Meskipun begitu, tidak semua vendor menyediakan aplikasi DMS yang dapat dioperasikan dengan mudah. Untuk mengatasinya, Anda dapat mempercayakannya kepada PrimaDoc, yang menyediakan solusi aplikasi DMS yang sangat mudah digunakan, bahkan oleh orang awam sekalipun.
Dengan adanya solusi dari PrimaDoc, baik lawyer dan juga arsiparis hukum dapat mengakses aplikasi DMS dari mana saja. Hal ini mungkin dilakukan karena aplikasi DMS dari PrimaDoc dilengkapi dengan aplikasi berbasis web browser yang dapat diakses dari berbagai perangkat.
Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut tentang solusi untuk mengelola data hukum ini? Anda dapat menghubungi tim marketing PrimaDoc atau juga mengunjungi laman services kami di sini! (Pradana)
