Tingkatkan Kinerja Perusahaan dengan Alih Media Arsip

Volume dokumen yang terus bertambah dari waktu ke waktu menjadikan solusi alih media arsip dibutuhkan oleh semua bentuk organisasi, baik organisasi laba maupun nirlaba.

Akan tetapi, tidak semua perusahaan, instansi pemerintahan atau juga Non-Government Organization (NGO) mampu menemukan solusi alih media arsip yang tepat dan berkelanjutan.

Belum lagi jika prosesnya dilakukan oleh sembarang vendor atau pegawai yang belum berpengalaman di bidang kearsipan, tentunya hal tersebut dapat menurunkan efisiensi dan efektivitas penggunaan dokumen yang telah dialih media dalam format digital.

Untuk itu, sebelum Anda salah pilih, ada baiknya survei dan perencanaan yang matang dilakukan. Caranya dengan mulai membaca beberapa informasi penting mengenai alih media arsip di bawah ini. Berikut penjelasan selengkapnya!

Mengapa Alih Media Arsip sangat Dibutuhkan?

Seperti yang kita ketahui bersama, bahwa fungsi utama arsip adalah sebagai memori kolektif dari semua dokumentasi aktivitas operasional atau juga non-operasional dari sebuah organisasi.

Fungsi ini tidak selamanya bertahan, mengingat sifat arsip dokumen yang dicetak di atas kertas tidak dapat bertahan selamanya dan mulai usang seiring berjalannya waktu.

Di sinilah alih media arsip dibutuhkan oleh organisasi bisnis atau juga non-bisnis. Langkah mengubah format arsip dari bentuk fisik menjadi digital merupakan upaya pelestarian atau preservasi arsip agar usianya lebih panjang, terutama bagi arsip vital yang dibutuhkan perusahaan atau instansi pemerintahan.

Usia arsip dokumen yang panjang tersebut tentunya berdampak signifikan pada potensi efisiensi dan efektivitas yang dapat dirasakan langsung oleh karyawan dan manajemen.

Cara Alih Media Arsip Tingkatkan Kinerja Perusahaan

Sisi lain dari alih media arsip juga membawa dampak positif bagi perusahaan yang berorientasi pada keuntungan. Kehadirannya mampu membantu karyawan untuk meningkatkan kinerjanya melalui beberapa hal berikut ini:

1. Proses pengelolaan yang lebih hemat biaya

Efisiensi biaya merupakan keuntungan utama dari penggunaan alih media arsip bagi perusahaan. Mengapa demikian?

Dengan adanya alih media arsip, Anda tidak lagi membutuhkan terlalu banyak lahan untuk digunakan sebagai gudang penyimpanan arsip. Alih-alih gudang, Anda hanya membutuhkan space kecil untuk mengelola server penyimpanan arsip digital.

Selain itu, Anda juga tidak lagi membutuhkan kertas dan tinta printer yang terlampau besar. Cara ini juga dapat membantu Anda mengadopsi konsep Less Paper Office dalam rangka mendukung gerakan Go Green yang marak terjadi. 

2. Waktu tunggu pencarian arsip yang berkurang

Tahukah Anda? Menurut Gartner Research, rata-rata karyawan menghabiskan 50% waktunya untuk mencari dokumen, dengan rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menemukan lokasi setiap dokumen sekitar 18 menit. 

Waktu yang terbuang sia-sia ini tentunya tidak akan terjadi jika proses alih media arsip dilakukan, karena seluruh arsip dokumen yang dibutuhkan sudah tersedia secara digital. Karyawan hanya perlu memasukkan kata kunci tertentu untuk menemukan informasi yang dibutuhkan.

3. Penggunaan arsip dokumen menjadi lebih optimal

Penggunaan arsip dokumen fisik memiliki celah serius yang dapat berakibat pada menurunnya optimalisasi penggunaan informasi. Hal tersebut dapat terjadi karena dokumen yang sedang dipinjam menjadi idle alias tidak dapat digunakan oleh departemen lainnya.

Tentunya masalah ini dapat terselesaikan jika Anda telah menyelesaikan proses alih media arsip. Seluruh dokumen yang telah tersedia secara digital dapat digunakan setiap saat dibutuhkan, tanpa perlu menunggu dokumen tersebut dikembalikan.

Hal ini tentunya dapat meningkatkan potensi pendapatan bagi perusahaan Anda, karena manajemen dapat segera mengambil keputusan strategis dengan cepat untuk mengambil semua peluang.

Solusi Alih Media Arsip yang Tepat untuk Anda

Perlu Anda pahami, proses alih media arsip tidak dapat dilakukan sembarangan. Anda harus mematuhi standarisasi yang ditetapkan pemerintah melalui Peraturan ANRI Nomor 2 Tahun 2020 tentang Alih Media Arsip Statis dengan Metode Konversi.

Untuk itu, lebih baik Anda mempercayakan proses alih media arsip yang telah memiliki kualifikasi dan sertifikat dari ANRI. Salah satunya adalah PrimaDoc!

Sebagai vendor kearsipan satu atap, PrimaDoc menyediakan layanan alih media arsip yang sangat dibutuhkan oleh perusahaan dan instansi pemerintahan.

Proses alih media arsip yang dijalankan pun tidak sembarangan, dilakukan oleh tim profesional yang benar-benar mengerti proses perubahan atau konversi arsip fisik menjadi digital.

Selain itu, PrimaDoc juga menyediakan layanan tambahan berupa aplikasi Document Management System (DMS) yang dapat digunakan untuk pengelolaan dokumen digital. Prosesnya jadi lebih lengkap, bukan?

Tertarik mengetahui lebih lanjut mengenai layanan dari PrimaDoc? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga! (Pradana)