Tingkatkan Kinerja Perusahaan Agro Industri dengan Penyimpanan Arsip Digital
Penyimpanan arsip digital menjadi kebutuhan wajib pada era yang nyaris segalanya beralih menjadi digital. Berbagai layanan publik beralih menjadi serba digital atau berbasis online. Tidak hanya layanan publik saja, saat ini pengelolaan berbagai jenis arsip juga mulai beralih digital. Ekosistem digital yang mulai mapan, kemampuan masyarakat dalam mengoperasikan perangkat digital dan manfaat yang semakin dirasakan secara luas oleh berbagai pihak, menjadi beberapa alasan mengapa penyimpanan arsip digital menjadi semakin dipertimbangkan.
Mengapa perlu penyimpanan arsip digital?
Meskipun teknologi digital sudah banyak dimanfaatkan, tetapi pertanyaan ini masih cukup banyak diajukan. Berikut ini adalah beberapa alasan penyimpanan arsip digital diperlukan oleh perusahaan di era digital:
1. Data arsip fisik yang sangat banyak karena terkumpul selama bertahun-tahun, membutuhkan biaya perawatan yang cukup mahal
Jika tidak menggunakan penyimpanan arsip digital, perusahaan membutuhkan ruangan penyimpanan arsip fisik yang semakin besar. Terlebih bagi perusahaan yang memproduksi banyak arsip setiap harinya. Memelihara arsip fisik juga lebih rumit dan mahal karena lebih rentan rusak dan hilang. Oleh sebab itu, perusahaan membutuhkan penyimpanan arsip digital untuk menghemat biaya operasional pemeliharaan arsip.
2. Arsip fisik sangat rentan rusak dan hilang tanpa cadangan
Kertas sangat mudah rusak, berjamur, tintanya memudar bahkan luntur dan hilang ketika disimpan secara asal, khususnya di dalam ruang yang lembab. Selain itu, arsip cetak juga dapat rusak total jika terjadi bencana seperti banjir atau kebakaran gedung. Itupun belum termasuk dengan potensi seperti tikus dan rayap yang juga dapat memperparah kerusakan pada arsip. Hal tersebut menunjukkan banyaknya risiko yang harus diantisipasi dalam memelihara arsip fisik.
3. Membutuhkan effort yang lebih untuk menemukan data dari tumpukan arsip fisik
Keberadaan arsip sesungguhnya bertujuan untuk membantu penyediaan data-data penting yang dibutuhkan dalam aktivitas bisnis perusahaan. Berbagai pengelolaan arsip dilakukan agar mudah mencari data yang dibutuhkan. Proses pencarian ini faktanya menjadi lebih lambat ketika karyawan harus mencari arsip fisiknya di jajaran lemari arsip. Berbeda halnya saat perusahaan menggunakan penyimpanan arsip digital, karena proses menemukan data dapat berlangsung lebih cepat dengan fitur pencarian.
Keuntungan menggunakan penyimpanan arsip digital
Terdapat begitu banyak alasan mengapa penyimpanan arsip digital sangat menguntungkan untuk operasional bisnis perusahaan. Keuntungan mulai dari penghematan ruang penyimpanan, efisiensi biaya operasional dan pengelolaan arsip, hingga jaminan keamanan data yang lebih kuat dibandingkan arsip fisik. Semua keuntungan yang diperoleh tersebut pada akhirnya dapat membantu perusahaan memberikan layanan yang lebih cepat dan memuaskan untuk pelanggan. Selain itu, operasional perusahaan juga menjadi lebih efisien karena:
1. Tidak membutuhkan ruang yang terlalu besar untuk menyimpan arsip
Penyimpanan arsip digital dapat menghemat ruang karena arsip digital tidak berbentuk fisik yang memiliki volume dan ruang. Dengan demikian, meskipun arsip bertambah banyak setiap tahunnya, tidak memerlukan penambahan ruang yang lebih besar.
2. Lebih cepat dalam menemukan data yang dicari di dalam arsip sehingga dapat meningkatkan kinerja perusahaan agribisnis
Dengan sistem penyimpanan arsip digital, proses pencarian data lebih cepat dan mudah. Pencarian dapat dilakukan hanya dengan memasukkan kata kunci, maka sistem yang akan memunculkan data tersebut untuk karyawan. Percepatan dalam menemukan data arsip yang dibutuhkan akan berdampak pada peningkatan kinerja karyawan dan kelancaran kegiatan operasional serta layanan bagi pelanggan.
3. Sistem penyimpanan arsip digital dapat melakukan fungsi pengamanan dan pencadangan data sehingga data arsip tidak mudah hilang
Salah satu keuntungan menyimpan data secara digital adalah kemudahan dalam menggandakan data sebagai langkah preventif bila terjadi hal yang tidak diinginkan. Selain menggandakan data, perusahaan dapat memproteksi data dari serangan virus, malware, bahkan pencurian data digital melalui sistem pengamanan penyimpanan arsip. Dengan sistem penyimpanan digital, data arsip yang disimpan menjadi lebih aman dan terjamin. Perusahaan pun memiliki back-up data bila sewaktu-waktu data hilang ataupun rusak. Sistem ini memberikan rasa aman kepada perusahaan dan tidak perlu khawatir lagi arsip-arsip pentingnya akan hilang.
Perusahaan yang berencana untuk menerapkan sistem penyimpanan arsip digital juga tidak perlu menganggap hal ini terlalu rumit. Prosesnya dapat dipercayakan pada tim profesional seperti PrimaDoc. Selain menyediakan aplikasi penyimpanan arsip digital, PrimaDoc juga didukung oleh tim yang berkompeten dan bersertifikat dalam bidang kearsipan. Tim kami siap untuk membantu perusahaan Anda mulai konsultasi, alih media arsip hingga pemeliharaan arsip. Anda hanya perlu menghubungi tim marketing PrimaDoc untuk berdiskusi lebih banyak tentang hal ini. (Septiani)
