Tingkatkan Efisiensi Manajemen Procurement dengan Digitalisasi Arsip
Procurement merupakan proses pengadaan dan pemenuhan kebutuhan atas pasokan kebutuhan operasional untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan. Perusahaan migas juga tidak terlepas dari kegiatan procurement. Dengan fungsinya untuk memenuhi kebutuhan produksi serta kegiatan operasional perusahaan, procurement atau pengadaan menjadi unsur penting bagi perusahaan migas dalam mencapai target produktivitas perusahaan. Salah satu cara untuk dapat mencapai target tersebut adalah dengan mewujudkan efisiensi manajemen procurement.
Manajemen Procurement di Industri Migas
Pada umumnya, manajemen procurement selalu melibatkan pengambilan keputusan pembelian dalam kondisi kelangkaan sumber daya internal suatu perusahaan. Dalam konteks industri migas, aktivitas procurement tidak dapat dipisahkan dengan berbagai macam data dan dokumen penting.
Kemampuan perusahaan migas dalam mengelola dan menyediakan data-data perusahaan menjadi hal yang sangat penting dalam kesuksesan proses procurement. Tersedianya semua data-data secara lengkap dan mudah menjadi elemen penting untuk dapat menciptakan efisiensi manajemen procurement. Sebaliknya, kekurangan dokumen akan menghambat dan mempersulit pengambilan keputusan procurement. Hal tersebut juga meningkatkan kemungkinan terjadinya kesalahan perhitungan pengadaan dan berakibat pada pemborosan pengeluaran.
Peran Data Dalam Menciptakan Efisiensi Manajemen Procurement
Karena kedudukan data dalam proses manajemen procurement sangat penting, maka pengelolaan data perusahaan migas menjadi aspek yang harus diperhatikan demi kelancaran dan efisiensi manajemen procurement perusahaan migas. Saat ini, mayoritas perusahaan migas masih mengadopsi cara pengelolaan dokumen secara konvensional, yaitu dokumen dan data-data penting dicetak di kertas.
Meskipun banyak yang melakukan pengelolaan dokumen secara konvensional, bukan berarti cara ini merupakan alternatif yang paling baik. Faktanya, pengelolaan dokumen secara konvensional membuat proses penyajian, pengelolaan, akses dan perpindahan dokumen untuk kepentingan koordinasi antar divisi menjadi lebih sulit dan membutuhkan waktu yang lebih lama. Terlebih lagi jika ada dokumen yang hilang atau terselip karena penyimpanan yang tidak terkontrol dengan baik. Jika hal tersebut terjadi, proses analisa dan perhitungan strategi procurement akan terhambat dan efisiensi manajemen procurement sangat sulit dicapai.
Digitalisasi Arsip Ciptakan Efisiensi Manajemen Procurement
Ketika pengelolaan dokumen secara konvensional tidak dapat mendukung terciptanya efisiensi manajemen procurement, pihak manajemen harus mencari strategi pengelolaan data yang lebih efisien dan memudahkan. Digitalisasi arsip menjadi strategi yang solutif untuk menciptakan pengelolaan dokumen secara efektif dan efisien.
Digitalisasi arsip dapat mengurangi berbagai beban kerja administrasi yang bersifat teknis, serta mempercepat akses dan perpindahan data yang dapat mendukung pengambilan keputusan strategis selama proses procurement. Berikut adalah bagaimana digitalisasi arsip dapat menciptakan efisiensi manajemen procurement:
1. Sistem penyimpanan terintegrasi
Digitalisasi arsip memungkinkan dokumen perusahaan disimpan berupa bentuk digital di dalam sistem penyimpanan terpusat. Hal ini memungkinkan dokumen-dokumen dari semua departemen yang meliputi dokumen perencanaan, administrasi tender hingga penerbitan kontrak dapat diakses dengan lebih mudah. Kondisi ini juga akan memudahkan pengelolaan procurement perusahaan migas.
2. Akses yang mudah
Dokumen yang diperlukan untuk procurement dapat diakses lebih cepat dengan fitur pencarian yang tersedia. Staf tidak perlu lagi berkutat dengan tumpukan dokumen di gudang arsip. Data-data penting perusahaan juga dapat diakses dengan lebih mudah untuk mendukung proses negosiasi. Dengan demikian proses procurement dapat lebih cepat dituntaskan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan, dan efisiensi manajemen procurement dapat terwujud.
3. Mudah dicetak dan dibagikan
Setelah selesai diolah, dokumen dapat dicetak atau dikirim dengan mudah sesuai kebutuhan. Sangat cocok untuk mendukung proses procurement yang saat ini semakin banyak dijalankan secara digital. Data digital juga memberikan keuntungan dalam hal koordinasi dan pelaporan data dengan pihak stakeholder. Anda tidak perlu mencetak dalam jumlah banyak dan mengirimkannya satu-persatu kepada setiap pihak yang terlibat. Dokumen digital dapat dikirimkan secara online secara lebih cepat dan mudah.
Perusahaan dapat memanfaatkan DMS PrimaDoc untuk mendapatkan berbagai manfaat di atas. DMS menggunakan sistem penyimpanan berbasis server yang terpusat, memungkinkan akses melalui jaringan internet melalui berbagai jenis perangkat digital. Akses dokumen dapat dilakukan dengan jauh lebih mudah dan cepat dibandingkan dengan proses pencarian dokumen secara manual di dalam gudang arsip konvensional.
Dengan penyimpanan arsip berbasis digital DMS PrimaDoc, koordinasi selama proses procurement pun dapat berjalan lebih efektif. Setiap data-data penting yang diperlukan dapat langsung diakses dan dicetak, sehingga tidak perlu lagi ada banyak waktu tunggu untuk pengolahan dokumen. Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya! (Septiani)
