Tidak Punya Tim IT untuk Mengelola Server DMS Anda? Teknologi Cloud Solusinya!
Teknologi cloud sebagai solusi pengelolaan arsip yang lebih efektif bukan lagi sekedar mitos, tetapi keharusan bagi perusahaan agar tidak tertinggal dari kompetitor.
Di sisi lain, teknologi cloud juga menawarkan kelebihan yang tidak dimiliki server on premise, terutama dalam hal efisiensi sumber daya infrastruktur dan juga biaya yang dibutuhkan.
Oleh karena itu, teknologi ini perlu Anda pertimbangkan untuk Anda gunakan agar berbagai masalah kearsipan yang dihadapi dapat teratasi dengan mudah.
Bagaimana teknologi cloud dapat membantu Anda? Berikut penjelasan selengkapnya!
Benarkah Teknologi Cloud Membantu Efisiensi SDM yang Dibutuhkan?
Pertanyaan ini kemungkinan akan sulit dijawab satu dekade yang lalu. Akan tetapi, berkat perkembangan teknologi cloud yang semakin cepat, tentunya hal tersebut jadi memungkinkan.
Dengan adanya solusi berbasis cloud untuk membantu Anda dalam mengelola arsip, perusahaan atau organisasi yang Anda kelola akan diuntungkan tanpa terlalu bergantung pada tim teknologi informasi.
Beberapa keuntungan yang ditawarkan teknologi cloud meliputi:
1. Pengelolaan dokumen sepenuhnya digital
Jika sebelumnya Anda harus memadukan pengelolaan arsip fisik dan digital, kini dengan adanya teknologi cloud yang semakin maju, maka Anda dapat mengelolanya secara digital.
Pengelolaan dokumen yang sepenuhnya digital jadi memungkinkan karena teknologi ini memungkinkan adanya penyimpanan dan pengawasan dokumen secara real time pada server yang dikelola langsung oleh tim profesional. Anda hanya tinggal terima jadi dan menggunakan dokumen tanpa perlu memusingkan aspek teknis dari aplikasi Document Management System (DMS) yang digunakan.
2. Proses maintenance dapat dilakukan secara online
Maintenance secara online? Mungkin konsep ini terdengar cukup futuristik, tetapi hal tersebut dapat benar-benar terjadi jika Anda telah menggunakan teknologi cloud terbaru untuk pengelolaan dokumen.
Tidak perlu tim IT khusus yang berlokasi di kantor Anda hanya untuk mengelola dokumen, karena vendor cloud server seperti PrimaDoc telah menyediakan tim khusus untuk membantu proses maintenance jarak jauh jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
3. Otomasi pengelolaan arsip
Dengan adanya teknologi cloud yang didukung oleh aplikasi DMS yang tepat, Anda juga dapat meningkatkan proses otomasi pengelolaan arsip tanpa adanya campur tangan tim IT yang Anda tugaskan secara khusus untuk menangani data kearsipan.
Seluruh pengelolaan teknis dan infrastruktur sudah diamankan oleh vendor kearsipan terpercaya seperti PrimaDoc.
4. Sistem pencatatan yang lebih terpusat
Bagi perusahaan dengan banyak cabang dan memiliki volume data yang sangat tinggi, teknologi cloud yang terpusat dapat menjadi pilihan utama dalam mengamankan data kearsipan yang dimiliki.
Lebih baik lagi, jika Anda menggunakan solusi deployment cloud server dari vendor seperti PrimaDoc, Anda juga akan mendapatkan aplikasi pengelolaan arsip berbasis DMS yang telah dilengkapi teknologi enkripsi dalam mengamankan informasi sensitif yang dimiliki.
Solusi Instalasi Teknologi Cloud dari PrimaDoc
Instalasi teknologi cloud akan sulit dilakukan secara mandiri oleh sebuah perusahaan atau instansi pemerintahan, khususnya jika Anda tidak memiliki SDM yang mumpuni untuk memulai deployment.
Oleh karena itu, menggunakan layanan teknologi kearsipan dari PrimaDoc dapat menjadi pilihan yang tepat agar prosesnya menjadi lebih efektif dan efisien.
Seluruh biaya yang dibebankan di awal juga lebih transparan, sehingga biaya investasi yang dikeluarkan lebih kompetitif dan lebih mudah diukur.
Selain itu, solusi teknologi cloud dari PrimaDoc juga memungkinkan Anda untuk mengelola dokumen dengan lahan yang terbatas, karena seluruh infrastruktur dimiliki langsung oleh PrimaDoc.
Bagaimana dengan keamanannya? Tidak perlu khawatir, karena tim profesional dari PrimaDoc juga memiliki kualifikasi yang dibutuhkan untuk memastikan agar pengelolaan lebih optimal. Dukungan teknologi enkripsi juga memungkinkan data dokumen Anda aman dari tangan hacker atau pihak tidak bertanggung jawab.
Tertarik mengetahui lebih lanjut mengenai solusi teknologi cloud ini? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga! (Pradana)
