Terapkan DMS, Penambahan Dokumen dan Arsip Bukan Lagi Masalah Instansi Pemerintah

Tahukah Anda, kehadiran solusi Document Management System dapat membantu pengelolaan arsip instansi pemerintah yang lebih baik. Akan tetapi, belum semua staf pemerintahan mengetahui tentang pentingnya menggunakan solusi ini untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi untuk penyelenggaraan yang lebih cepat dan akuntabel.

Bagaimana sebenarnya peran aplikasi Document Management System (DMS) dapat membantu Anda dalam pengelolaan arsip instansi pemerintah? Berikut adalah penjelasan selengkapnya yang perlu Anda ketahui!

Komponen Aplikasi DMS yang Perlu Anda Ketahui

Banyak orang yang sudah mendengar tentang istilah Document Management System (DMS), tetapi tidak semuanya mengetahui berbagai komponen yang terdapat di dalam solusi pengelolaan arsip instansi pemerintah berbasis teknologi ini. Untuk itu, beberapa komponen berikut ini perlu Anda pahami, yaitu:

Metadata, yaitu serangkaian informasi mengenai nama dokumen, deskripsi konten, hingga identitas lainnya yang diekstrak untuk kebutuhan temu kembali informasi.

Indexing, yaitu proses pengelompokan dokumen berdasarkan kategori tertentu, seperti abjad, nomor, tanggal keluar-masuk dokumen, atau juga lokasi pembuatan dokumen.

Storage, merupakan komponen yang berhubungan tentang media yang digunakan untuk menyimpan dokumen digital, baik dengan server atau penyimpanan berbasis cloud.

Retrieval, yang dikenal dengan nama lain ‘temu kembali informasi’, yaitu proses untuk menemukan dokumen yang tersimpan dalam storage berdasarkan metode indexing.

Distribusi, merupakan komponen terkait hak akses yang diberikan kepada user.

Security, adalah komponen yang berhubungan dengan teknologi yang digunakan dalam aplikasi DMS untuk menjaga keamanan dokumen.

Workflow, yaitu komponen yang berfungsi untuk mengatur alur kerja dari pengelolaan arsip instansi pemerintah digital, khususnya jika volume informasi menjadi lebih kompleks.

Kolaborasi, merupakan komponen yang biasanya dapat membatasi penggunaan dokumen digital, khususnya jika dokumen tersebut sedang digunakan oleh seorang user.

Versioning, yaitu komponen yang dikenal dengan nama lain audit trail history untuk mengetahui dan menggunakan dokumen versi sebelumnya sebelum mengalami perubahan.

Manfaat Aplikasi DMS untuk Pengelolaan Arsip Instansi Pemerintah

Untuk memahami lebih lanjut tentang aplikasi DMS untuk membantu akses dokumen pemerintah, maka Anda perlu mengetahui tentang manfaat solusi ini bagi penyelenggaraan pemerintah yang lebih baik. Beberapa di antaranya meliputi:

Meningkatkan keamanan informasi penting bagi negara

Seperti yang telah kita ketahui bersama, pengelolaan arsip instansi pemerintah erat kaitannya dengan informasi yang bersifat rahasia dan sangat penting untuk pengambilan kebijakan publik. Oleh karena itu, kehadiran aplikasi DMS mampu menjaga informasi tersebut dari pihak yang tidak bertanggung jawab.

Salah satunya dengan teknologi enkripsi, yang saat ini juga dimiliki oleh aplikasi PrimaDoc. Dengan adanya teknologi ini, maka tidak sembarang orang mampu mengakses informasi yang terkandung dalam sistem pengelolaan arsip instansi pemerintah, karena dibutuhkan semacam kode kunci untuk mengubah ciphertext yang acak untuk mengetahui informasi yang sebenarnya terkandung di dalam sebuah dokumen. Oleh karena itu, hanya orang-orang yang diberi hak akses saja yang dapat memperoleh informasi yang terkandung di dalamnya.

Klasifikasi dokumen yang lebih mudah dan cepat

Pengelolaan arsip bukan lagi masalah instansi pemerintah, karena aplikasi DMS mampu memangkas waktu yang dibutuhkan untuk pengelompokan atau klasifikasi dokumen berdasarkan kata kunci (keyword) tertentu. Prosesnya pun terbilang lebih cepat dan dapat dipelajari dengan mudah. Dengan begitu, waktu yang sebelumnya terbuang untuk pengelolaan arsip instansi pemerintah dapat dialokasikan untuk kegiatan lainnya yang lebih produktif.

Penemuan kembali informasi yang lebih efisien

Pengelolaan arsip instansi pemerintah juga menjadi lebih mudah untuk membantu Anda dalam temu kembali informasi. Hal ini tentunya sangat menguntungkan, agar Anda dapat memperoleh informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan kebijakan dengan lebih cepat dan efisien. Kecepatan information sharing ini pula yang dapat membantu Anda dalam menghadirkan pemerintahan berbasis digital (e-government) yang lebih transparan dan tepat sasaran.

Aplikasi PrimaDoc juga menyediakan semua komponen dan juga manfaat yang telah disebutkan di atas. Dengan adanya kelebihan seperti aplikasi berbasis web browser, keamanan ekstra dengan teknologi enkripsi, dan juga tim online maintenance yang siap membantu Anda kapanpun dibutuhkan, PrimaDoc adalah pilihan yang tepat untuk membantu Anda dalam mengelola arsip instansi pemerintah dengan lebih cepat, efektif, dan efisien.

Arsip bukan lagi masalah instansi pemerintahan jika Anda beralih menggunakan aplikasi PrimaDoc. Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut tentang layanan ini? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga! (Pradana)