Solusi Permasalahan dalam Pengelolaan Arsip

Solusi Permasalahan dalam Pengelolaan Arsip-Pengelolaan arsip yang berjalan lancar tanpa adanya masalah merupakan cita-cita dari semua organisasi, baik itu perusahaan atau juga instansi pemerintahan. Oleh karena itu, menemukan solusi dalam mengelola bagian kearsipan, baik itu pengelolaan arsip dinamis maupun statis sangatlah diperlukan bagi Anda yang ingin memperbaiki sistem kearsipan yang dimiliki.

Salah satu solusi yang dapat Anda andalkan adalah dengan menggunakan solusi pengelolaan arsip dari PrimaDoc, yang telah berpengalaman dalam konsultasi, mengelola, dan juga memperbaiki SOP pengelolaan arsip di berbagai industri. Bagaimana PrimaDoc dapat membantu penyelesaian masalah kearsipan? Berikut adalah penjelasan selengkapnya!

1. Sumber Daya yang Memiliki Kualifikasi Kearsipan

Salah satu sumber masalah pengelolaan arsip dinamis dan statis adalah keberadaan sumber daya manusia yang tidak memenuhi standar yang dibutuhkan untuk mengelola arsip yang dimiliki perusahaan atau instansi pemerintahan. Padahal staf kearsipan yang kurang cakap dan terlatih secara teratur dapat mengakibatkan sulitnya perusahaan dalam mengembangkan sistem kearsipan yang dimiliki.

Akan tetapi, Anda tidak perlu khawatir. Dengan menggunakan solusi pengelolaan arsip dari PrimaDoc, masalah ini dapat terselesaikan. PrimaDoc memiliki tim profesional dengan pengetahuan kearsipan yang mumpuni dan patuh kepada kode etik arsiparis. Itulah salah satu alasan mengapa PrimaDoc mendapatkan sertifikat ISO 9001 selama 2 tahun berturut-turut.

2. SOP Pengelolaan Arsip yang Kurang Baik

Masalah lain yang sering diremehkan perusahaan atau instansi pemerintahan adalah penataan SOP pengelolaan arsip. Padahal SOP ini dapat menjadi penyelamat Anda dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas dari arsip yang dimiliki. Mulai dari tata cara peminjaman arsip dari masing-masing divisi, hingga pengembalian arsip yang tidak jelas dapat mengakibatkan setiap staf dapat meminjam arsip tanpa adanya SOP yang jelas yang berakibat pada pengelolaan arsip yang berantakan.

Oleh karena itu, PrimaDoc juga menyediakan solusi untuk konsultasi SOP pengelolaan arsip bersama arsiparis profesional yang memiliki pengalaman bertahun-tahun di bidang kearsipan. Dengan begitu, seluruh sistem kearsipan Anda dapat ditingkatkan berdasarkan pedoman yang lebih jelas.

3. Bertambahnya Volume Arsip yang Tidak Tertampung

Keterbatasan lahan adalah masalah yang sangat serius dalam pengelolaan arsip. Apalagi jika lahan yang dimiliki oleh bagian kearsipan yang Anda kelola sangat terbatas, tentunya dapat berpengaruh pada pengambilan keputusan strategis yang dibutuhkan untuk jangka pendek dan juga panjang.

Untuk mengatasinya, Anda dapat menggunakan solusi warehousing yang dimiliki PrimaDoc. Dengan menggunakan jasa dari PrimaDoc, penambahan volume arsip tidak akan mempengaruhi kinerja Anda.

Selain itu, PrimaDoc juga memiliki aplikasi berbasis web yang dapat digunakan untuk memantau arsip secara real-time dan juga armada yang siap mengantarkan arsip yang dibutuhkan. Tidak hanya itu, PrimaDoc juga memiliki solusi pengadaan sarana dan prasarana untuk kearsipan Anda, mulai dari boks, folder, hingga cupboard untuk pengelolaan arsip yang lebih baik.Jadi, tidak perlu khawatir jika arsip Anda hilang atau tidak dikembalikan.

4. Penyusunan Rencana Penyusutan Arsip yang Berantakan

Perlu Anda ketahui, pemerintah melalui Pasal 48 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan mewajibkan agar setiap instansi pemerintahan dan perusahaan untuk menyusun Jadwal Retensi Arsip (JRA) sebagai pedoman untuk masa simpan dari setiap arsip. Sayangnya, masih ada beberapa orang yang belum mengetahui pentingnya JRA pada pengelolaan arsip. Padahal dengan adanya JRA, Anda dapat menyusun rencana penyusutan, mulai dari masa simpan hingga penghancuran arsip.

Untuk mengatasi masalah tersebut, Anda dapat memanfaatkan solusi penghancuran arsip dari PrimaDoc. Setiap penghancuran yang dilakukan tim PrimaDoc telah memenuhi standar pemerintah untuk penyusutan arsip, sehingga Anda tidak perlu khawatir jika ada arsip yang tidak dihancurkan dengan sempurna. Dengan begitu, pengelolaan arsip yang dikelola menjadi lebih maksimal.

Itulah beberapa solusi pengelolaan arsip yang dimiliki PrimaDoc untuk menyelesaikan masalah kearsipan yang Anda miliki. Jika ternyata masalah yang Anda miliki lebih spesifik dan tidak tercantum di atas, tim kami juga siap untuk berkonsultasi terlebih dahulu untuk menemukan solusi yang tepat dalam rangka meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip dinamis dan statis yang dimiliki.Jadi, siap beralih menggunakan PrimaDoc sekarang? Hubungi kami di sini untuk mendapatkan informasi selengkapnya mengenai solusi kearsipan bagi perusahaan dan instansi pemerintahan!(Pradana)