Produktivitas Karyawan Anda Menurun?Atasi dengan Digitalisasi Arsip

Dalam sebuah perusahaan, arsip menjadi salah satu elemen penting dalam pengambilan keputusan dan penilaian kinerja perusahaan. Informasi yang ada di dalam arsip perusahaan menjadi dasar pertimbangan dan analisis bagi manajemen. Tidak hanya itu, arsip perusahaan juga memegang peranan penting dalam menunjang kelancaran operasional perusahaan.

Setiap harinya, setiap perusahaan akan menghasilkan maupun mengedit sejumlah arsip. Pekerjaan-pekerjaan pengelolaan arsip ini sedikit-banyak akan menyita sebagian dari waktu kerja karyawan, entah untuk mencari, menyimpan, mengedit, mencetak dan sebagainya.

Bagaimana Pengelolaan Arsip Mempengaruhi Produktivitas Karyawan?

Meskipun saat ini dunia telah memasuki era industri digital, ternyata masih banyak perusahaan yang sepenuhnya bergantung pada pengelolaan arsip dengan menggunakan kertas. Padahal cara yang demikian justru menghabiskan lebih banyak waktu. Contoh sederhana ketika mencari dokumen fisik, karyawan harus mencari arsip yang dibutuhkan di antara tumpukan dokumen di gudang maupun lemari arsip.

Seperti yang dilansir dari valamis.com, McKinsey melaporkan bahwa setiap karyawan rata-rata menghabiskan 1,8 jam setiap harinya hanya untuk mencari dan mengumpulkan informasi yang dibutuhkan untuk pekerjaan mereka. Menghabiskan 1,8 jam dari 8 jam kerja yang mereka miliki hanya untuk mencari dokumen sangat berdampak pada produktivitas kerja karyawan. Bayangkan jika waktu tersebut dapat ditekan, semakin banyak waktu yang dapat digunakan untuk melakukan pekerjaan produktif lainnya.

Terhambatnya produktivitas karyawan secara otomatis akan berdampak pada tidak optimalnya produktivitas perusahaan. Itulah sebabnya, menciptakan sistem pengelolaan arsip menjadi salah satu aspek mendasar yang harus dipertimbangkan oleh manajemen dalam upaya meningkatkan produktivitas perusahaan. Namun bagaimana caranya?

Digitalisasi Arsip, Solusi Efisien Kelola Arsip Perusahaan

Perkembangan zaman menawarkan solusi bagi karyawan untuk dapat bekerja dengan lebih efisien, yaitu dengan penerapan digitalisasi arsip. Arsip digital merupakan catatan yang dibuat dan/atau disimpan secara elektronik. Digitalisasi arsip memungkinkan dokumen perusahaan dapat disimpan dalam sistem penyimpanan yang terpusat. Jadi, arsip tidak melulu harus dicetak dan disimpan dalam bentuk kertas.

Pengelolaan arsip secara digital akan menciptakan berbagai otomatisasi proses yang membantu pekerjaan karyawan. Berikut bagaimana digitalisasi arsip mampu meningkatkan efisiensi pekerjaan karyawan:

1. Memudahkan pencarian

Ketika Anda memutuskan untuk melakukan digitalisasi arsip, dokumen disimpan dalam server penyimpanan digital. Arsip digital akan jauh lebih mudah untuk dicari kembali, karena karyawan hanya perlu memasukan kata kunci dari arsip yang ingin mereka temukan. Cara seperti ini jauh lebih cepat ketimbang harus membaca tumpukan arsip kertas lembar demi lembar.

2. Mudah diakses

Digitalisasi arsip memungkinkan karyawan dapat mengakses setiap dokumen dari perangkat digital. Dengan sistem penyimpanan yang terpadu, arsip perusahaan dapat diakses dengan mudah oleh karyawan. Bahkan arsip digital  menjadi elemen penting dalam pemberlakuan kerja remot yang akhir-akhir ini banyak diterapkan oleh perusahaan.

3. Keamanan yang lebih terjamin

Meskipun digitalisasi arsip membuat dokumen dapat diakses dengan lebih mudah, digitalisasi arsip tidak membuat keamanan dokumen dan informasi perusahaan berpotensi mudah bocor. Perkembangan sistem penyimpanan digital juga diimbangi dengan sistem keamanan yang semakin ketat seperti enkripsi, otorisasi hak akses dan sebagainya. Fitur keamanan yang ada dapat dimanfaatkan untuk menjaga kerahasiaan informasi dan arsip perusahaan.

4. Potensi kerusakan yang minim

Salah satu permasalahan dari arsip kertas adalah kerentanan terhadap berbagai macam jenis kerusakan. Arsip digital akan terhindari dari berbagai macam potensi kerusakan seperti berjamur, luntur, sobek, terkena rembesan air dan sebagai potensi kerusakan yang sering terjadi pada arsip kertas. Dengan kelebihannya tersebut, digitalisasi arsip dapat menjadi salah satu solusi juga untuk menjaga keawetan dokumen. Informasi yang tercatat di dalam arsip digital tidak akan berubah meskipun disimpan dalam waktu puluhan tahunan.

Berbagai keuntungan di atas dapat diperoleh saat perusahaan menerapkan digitalisasi arsip PrimaDoc. Bukan hanya dapat digunakan untuk menyimpan data secara digital, aplikasi penyimpanan arsip PrimaDoc juga dilengkapi dengan berbagai fitur manajemen arsip. Pencarian, pengolahan, hingga perlindungan dokumen pun dapat dilakukan dengan lebih mudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 

Tertarik untuk berdiskusi lebih mendalam tentang aplikasi penyimpanan arsip PrimaDoc? Segera hubungi tim marketing PrimaDoc! (Septiani)