Permudah dan Percepat Akses Dokumen Instansi Pemerintah dengan DMS

Dalam era modern dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat, keberadaan solusi untuk percepat akses dokumen instansi pemerintah sangatlah dibutuhkan. Akan tetapi, belum semua instansi pemerintahan di Indonesia memiliki sistem informasi yang tepat untuk mempermudah penemuan kembali informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan kebijakan strategis.

Padahal menurut salah satu artikel berjudul ‘Peranan Penting Kearsipan’ yang diterbitkan oleh Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) menyebutkan utilisasi sistem kearsipan berperan penting dalam sebuah instansi pemerintahan. Di dalam setiap dokumen yang diproduksi oleh instansi negara ditemukan informasi penting yang memuat memori tentang penyelenggaraan pemerintahan, sehingga proses yang lebih cepat dalam penemuan informasi juga berdampak proses pembuatan kebijakan yang lebih cepat pula.

Jadi, bagaimana sebenarnya solusi untuk percepat akses dokumen instansi pemerintahan agar tujuan efisiensi dan efektivitas pengambilan kebijakan dapat tercapai? Berikut adalah ulasan selengkapnya!

Mengenal Sistem Kearsipan yang Digunakan Instansi Pemerintah

Menurut data yang dikeluarkan oleh LIPI, terdapat 2 bentuk sistem kearsipan yang saat ini jamak digunakan oleh instansi pemerintahan di ruang lingkup negara Indonesia, yaitu:

Sistem kearsipan terpusat (sentralistik)

Sistem kearsipan ini umumnya menyimpan dan mengelola seluruh arsip dan dokumen pada sebuah ruang penyimpanan terpusat dan tidak terpisah, tanpa adanya sistem kearsipan lain yang terdapat di setiap unit kerja. Oleh karena itu, biasanya pola kearsipan juga berjenjang, sehingga pencarian dokumen yang dibutuhkan lebih kompleks dan cara untuk percepat akses dokumen instansi pemerintah tidak dapat tercapai tanpa adanya campur tangan sistem informasi yang tepat.

Meskipun begitu, keamanan data dengan sistem ini lebih terjamin, karena tidak sembarang pihak dapat mengetahui informasi yang tersimpan di data centre penyimpanan arsip.

Sistem kearsipan perwakilan (desentralistik)

Berbeda dengan sistem sebelumnya, sistem desentralistik memuat sebuah konsep di mana sistem kearsipan yang digunakan untuk mengelola dan menyimpan dokumen pemerintahan berada di setiap unit pengelolaan dan pembuatan arsip. Cara ini mampu memberikan keleluasaan pada proses pencarian kembali informasi, karena setiap unit kerja dapat menemukan informasi dengan lebih cepat.

Akan tetapi, sistem desentralistik bukannya tanpa celah. Dengan adanya sistem kearsipan yang berbeda antara satu unit kerja dengan yang lainnya, tentunya data sharing antar departemen menjadi lebih rumit, mengingat setiap unit kerja menerapkan sistem tersendiri yang belum terintegrasi.

Adakah Cara untuk Percepat Akses Dokumen Instansi Pemerintahan?

Setelah mengenal kedua sistem kearsipan yang biasanya digunakan oleh instansi pemerintahan di Indonesia, tentunya Anda pun perlu mengetahui solusi yang lebih baik untuk membantu percepat akses dokumen instansi pemerintahan. Apalagi kecepatan penyebaran informasi sangatlah krusial di era modern seperti saat ini, sehingga solusi kearsipan yang tepat dapat berperan penting dalam membantu atasan yang membutuhkan informasi untuk pengambilan kebijakan agar proses penyelenggaraan pemerintahan menjadi lebih efisien.

Salah satu solusinya adalah sebuah sistem kearsipan terintegrasi, yang menggabungkan konsep kearsipan terpusat (sentralistik) dan perwakilan (desentralistik) yang disebut sebagai sistem kearsipan campuran. Dengan adanya sistem ini, nantinya sebuah instansi pemerintahan dapat memiliki sebuah sistem kearsipan terpusat yang dapat mengelola semua dokumen, sementara pada tingkat unit kerja terdapat pula sistem kearsipan yang terhubung dengan pusat penyimpanan arsip pusat.

Penggunaan sistem ini tentunya mampu untuk percepat akses dokumen instansi pemerintahan, karena integrasi data dan informasi ini mampu melahirkan budaya kolaborasi, yang dapat mempercepat pengambilan kebijakan untuk penyelenggaraan pemerintahan yang lebih baik (good governance).

Mengenal Solusi PrimaDoc untuk Percepat Akses Dokumen Instansi Pemerintahan

Saat ini, PrimaDoc memiliki solusi aplikasi Document Management System (DMS) yang mampu digunakan untuk percepat akses dokumen instansi pemerintahan. Sebelumnya, sistem ini telah banyak digunakan oleh perusahaan dari berbagai industri dan mampu meningkatkan efisiensi dan efektivitas penggunaan arsip dokumen.

Selain itu, aplikasi PrimaDoc hadir dengan berbagai kelebihan seperti:

Aplikasi DMS web based, yaitu aplikasi yang dapat dibuka dengan web browser biasa tanpa perlu instalasi khusus pada perangkat komputer atau laptop.

Pusat penyimpanan arsip di lokasi yang Anda inginkan, sehingga monitoring dokumen pemerintahan yang Anda kelola dapat dilakukan secara real time.

Dilengkapi tim online maintenance, yang dapat membantu Anda dalam menyelesaikan permasalahan sistem dengan lebih cepat dan efisien.

Menggunakan teknologi enkripsi, yang mampu meningkatkan keamanan pada proses pengelolaan dokumen pemerintahan yang Anda miliki.

Oleh karena itu, Anda dapat menggunakan aplikasi PrimaDoc untuk percepat akses dokumen instansi pemerintah. PrimaDoc juga menyediakan aplikasi demo yang dapat Anda coba terlebih dahulu agar Anda dapat menggunakan solusi ini dengan lebih optimal.

Tertarik mengetahui lebih lanjut? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga! (Pradana)