Perbaiki Sistem Perlindungan Ruang Arsip dari Kebakaran

Ruang arsip yang aman dari kebakaran adalah salah satu hal yang penting untuk diperhatikan, karena ruangan ini berisi berbagai informasi yang sangat penting bagi instansi pemerintahan atau juga perusahaan. Apalagi kebakaran merupakan bencana yang sering datang tanpa diduga-duga, sehingga Anda harus bersiap sebelum hal tersebut menimpa ruang arsip yang Anda kelola.

Setiap bulannya ada saja perusahaan yang mengalami kebakaran. Contohnya seperti yang dialami oleh sebuah perusahaan furnitur yang terjadi di Cakung, Jakarta Timur pada bulan September yang lalu. Para akhirnya, kebakaran ini juga merambat ke parkiran mobil. Oleh karena itu, mengenal cara melindungi arsip dari kebakaran sangat penting untuk diketahui. Dengan demikian, Anda dapat berjaga-jaga dengan memperbaiki sistem perlindungan ruang arsip yang dimiliki. Apa saja cara tersebut? Berikut adalah beberapa di antaranya:

Memasang Smoke Detector pada Ruang Arsip

Salah satu cara yang cukup efektif untuk melindungi ruang arsip dari kebakaran adalah dengan memasang sistem smoke detector untuk meningkatkan perlindungan ruang arsip. Saat ini ada banyak perusahaan yang menyediakan pemasangan smoke detector dengan rentang harga yang beragam. Cukup sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda.

Sebagai tambahan informasi, saat ini ada beberapa jenis smoke detector yang dapat Anda gunakan untuk melindungi ruang arsip dari kebakaran, yaitu:

Ionisation Smoke Detector, merupakan alat pendeteksi asap yang berfungsi untuk mendeteksi jumlah tumbukan partikel asap dengan unsur radioaktif yang terkandung di dalamnya.
Photoelectric Type Smoke Detector, adalah jenis smoke detector yang memanfaatkan bias cahaya dari lampu LED untuk mendeteksi asap yang masuk ke ruang arsip dengan kepadatan tertentu.

Mencegah Kebakaran dengan APAR

Cara melindungi ruang arsip lainnya dari bahaya bencana kebakaran adalah dengan memiliki Alat Pemadam Api Ringan (APAR) di dalam ruang arsip. Sebenarnya alat pemadam ini berfungsi untuk memadamkan kebakaran yang sifatnya kecil, tetapi Anda tetap disarankan untuk memiliki sebagai langkah pencegahan agar perlindungan ruang arsip yang Anda miliki dapat ditingkatkan.

Adapun APAR yang dapat Anda pilih untuk memadamkan api di ruang arsip dapat dibagi menjadi 2 jenis dilihat dari cara kerjanya, antara lain:

Stored Pressure System, merupakan APAR yang bekerja dengan katup buka tutup yang memanfaatkan tekanan tanpa adanya cartridge yang dapat diisi ulang.
Cartridge Pressure System, adalah jenis APAR lainnya yang memiliki tekanan tidak langsung, yang artinya sistem tekanan pada APAR tidak dicampur menjadi satu dengan media pemadam api, walaupun berada dalam 1 tabung, sehingga dapat diisi ulang.

Selain itu, media yang digunakan untuk memadamkan api di ruang arsip juga cukup beragam, seperti Aqueous Film Forming Foam (AFFF), serbuk kimia kering campuran dari mono-amonium dan amonium sulfat, air bertekanan tinggi, atau juga gas berbahan karbon dioksida. Semua jenis media tersebut cocok untuk mengatasi kebakaran pada kertas. Meskipun begitu, saat penggunaannya usahakan untuk lebih hati-hati agar tidak terlalu merusak kertas yang terbakar.

Mengamankan Dokumen tanpa Ruang Arsip dengan Digitalisasi Dokumen

Cara yang paling efektif untuk melindungi ruang arsip dari kebakaran sebenarnya adalah dengan melakukan digitalisasi. Melalui digitalisasi dari semua dokumen yang Anda miliki, bahaya kebakaran tidak akan terlalu berpengaruh pada ruang arsip. Anda dapat melakukan alih media arsip dalam berbagai format agar ketahanannya lebih terjaga, contohnya seperti microfilm, PDF, atau format lainnya dapat diakses kapan saja.

Meskipun begitu, tidak semua perusahaan memiliki kemampuan untuk melakukan digitalisasi dokumen, entah karena sumber daya manusia yang kurang mumpuni, rumitnya klasifikasi arsip atau juga SOP kearsipan yang kurang rapi. Padahal dengan digitalisasi dokumen, Anda dapat melacak seluruh dokumen dengan cepat dan aman dari kebakaran.

Akan tetapi, Anda tidak perlu khawatir, karena PrimaDoc dapat membantu Anda dalam melakukan digitalisasi dari seluruh dokumen di dalam ruang arsip. PrimaDoc juga memiliki aplikasi web-based yang memungkinkan Anda untuk mengakses dokumen yang dibutuhkan secara online. Tidak perlu lagi takut bahaya kebakaran, karena dokumen Anda tersimpan dengan teknologi enkripsi terkini yang lebih aman dan cepat.
Selain itu, PrimaDoc juga telah memiliki sertifikat ISO 9001, sehingga kualitas layanan lebih terjamin. Jadi, siap beralih menggunakan cara melindungi ruang arsip yang lebih baik bersama PrimaDoc? Hubungi kami sekarang juga untuk selengkapnya! (Pradana)