Pengertian, Fungsi dan Cara Penyimpanan Arsip Vital Perusahaan
Arsip merupakan sumber informasi yang sangat penting bagi setiap organisasi, instansi serta perusahaan. Arsip vital perusahaan menjadi pedoman dalam menjalankan operasional perusahaan baik pada tataran operasional maupun manajerial. Misalnya dalam pengambilan kebijakan dan keputusan strategis, manajemen harus selalu berpedoman pada data yang tercatat pada arsip perusahaan.
Setiap perusahaan pasti memiliki arsip dan dokumen yang disimpan di tempat penyimpanan perusahaan. Di antara tumpukan arsip tersebut, pasti ada yang termasuk ke dalam kelompok arsip vital perusahaan.
Pengertian Arsip Vital
Arsip vital adalah jenis arsip yang sangat strategis bagi setiap instansi yang memilikinya. Arsip vital merupakan dokumen yang berhubungan dengan aspek legalitas, hak, kewajiban serta aset-aset organisasi. Beberapa contoh arsip vital perusahaan meliputi dokumen rencana strategis, bukti kepemilikan aset perusahaan, hak paten, perjanjian kerjasama/kontrak, dan lain-lain.
Berbeda dengan jenis arsip pada umumnya yang dapat dibuat ulang apabila rusak atau hilang, arsip vital merupakan jenis arsip yang tidak dapat dibuat ulang apabila hilang atau rusak. Jenis arsip ini juga tidak bisa digantikan dengan jenis arsip yang lainnya. Oleh karena sifatnya tersebut, dokumen asli dari arsip vital perusahaan merupakan jenis dokumen yang sangat penting bagi perusahaan.
Peran Arsip Vital
Tidak hanya sebagai sumber informasi dalam pembuatan rencana strategis maupun kebijakan, arsip vital juga memiliki pengaruh yang besar pada operasional dan keberadaan sebuah perusahaan. Keberadaan arsip vital perusahaan menjadi persyaratan dasar bagi pelaksanaan operasional bisnis perusahaan. Hilang atau rusaknya arsip vital akan berdampak pada terganggu atau terhambatnya operasional bisnis perusahaan itu sendiri.
Sebagai contoh, hilangnya dokumen legalitas atas kepemilikan aset perusahaan menyebabkan perusahaan tidak memiliki bukti yang legal dimata hukum atas kepemilikan aset tersebut. Hal tersebut tentu akan sangat merugikan. Terlebih, arsip vital tidak dapat diperbaharui atau digantikan dengan arsip yang baru. Itulah sebabnya, arsip vital perusahaan menjadi salah satu aset penting yang harus dijaga dan dirawat dengan sebaik mungkin.
Tantangan Penyimpanan Arsip Vital
Menyimpan arsip vital perusahaan di gudang arsip tidak menjamin arsip akan terlindungi dengan baik. Arsip yang disimpan di gudang tetap dapat rusak meskipun tidak diakses selama bertahun-tahun. Terlebih ketika arsip disimpan dalam waktu yang lama tanpa perawatan.
Arsip kertas yang disimpan di gudang dapat tetap lapuk termakan usia. Kondisi ruang penyimpanan yang tidak terawat juga dapat mengakibatkan rembesan air yang merusak arsip, dimakan hama seperti rayap maupun kecoa, hingga berjamur. Faktor-faktor lain yang tidak terkendali seperti bencana alam juga dapat menjadi salah satu potensi penyebab kerusakan arsip vital perusahaan.
Kerusakan arsip vital ini dapat terjadi di mana saja, bahkan instansi pemerintah sekalipun. Seperti yang terjadi di Kabupaten Pasuruan, berdasarkan paparan dari www.pasuruankab.go.id terdapat ratusan arsip vital desa yang terdiri dari Letter C, Krawangan, Peta Blok Desa, Buku Kretek dan sejenisnya rusak karena kurang terawat selama disimpan. Resiko kerusakan arsip vital ini juga bisa saja dialami siapa saja. Oleh sebab itu, diperlukan pengelolaan arsip vital perusahaan yang terprogram akan memberikan perlindungan, pengamanan dan penyelamatan terhadap dokumen arsip vital di perusahaan Anda.
Tips Menyimpan Arsip Vital
Salah satu langkah awal untuk menjaga arsip vital perusahaan adalah dengan mengidentifikasi setiap arsip yang ada, serta memisahkan dokumen-dokumen yang tergolong sebagai arsip vital. Dengan begitu, manajemen dapat lebih fokus untuk memberikan perlakukan khusus pada arsip vital tersebut.
Tidak menjadi masalah ketika perusahaan menyimpan arsip vitalnya di gudang, lemari arsip, atau brankas arsip. Namun, manajemen harus dapat memastikan bahwa kondisi ruang penyimpanan dalam kondisi yang ideal untuk menyimpan arsip. Baik dari tata letak, kebersihan, suhu serta kelembaban udaranya. Disamping itu, perusahaan tetap harus menerapkan sistem penyimpanan dan pengelolaan yang lebih aman dan meminimalisir kerusakan arsip vital perusahaan.
Itulah sebabnya, arsip vital harus disimpan dan dirawat dengan baik agar terlindungi dari kerusakan yang dapat disebabkan oleh berbagai faktor seperti usia, kelembaban, hama, dan bencana alam. PrimaDoc adalah solusi yang tepat untuk menangani arsip vital perusahaan Anda dengan aman dan terjamin keamanannya. PrimaDoc menawarkan layanan pemeliharaan arsip dan dokumen yang dilakukan oleh tim ahli dengan pengalaman dan sertifikasi di bidangnya. Jangan ragu untuk menggunakan jasa PrimaDoc dan jaga keamanan arsip vital perusahaan Anda dengan lebih baik. Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk berdiskusi lebih lanjut! (Septiani)
