Pahami Urgensi Digitalisasi Dokumen Perusahaan Logistik
Untuk memahami urgensi digitalisasi dokumen, perlu dibahas terlebih dahulu tentang latar belakang atau masalah yang memunculkan kebutuhan tersebut. Apakah Anda masih ingat dengan Nokia, Blackberry, Yahoo dan Fujifilm? Mereka merupakan perusahaan-perusahaan besar yang pernah menguasai besar pangsa pasar pada masing-masing bidang bisnisnya untuk beberapa dekade. Namun secara mengejutkan, perusahaan-perusahaan besar tersebut terpaksa gulung tikar dan kini sudah hilang dalam persaingan bisnis dengan perusahaan-perusahaan baru yang sebelumnya tidak diperhitungkan dan dianggap remeh.
Dari semua kasus yang ada, penyebab dari keruntuhan dinasti perusahaan besar seperti Nokia, Blackberry, Yahoo dan Fujifilm disebabkan karena ketidakmampuan atau dapat dikatakan tidak maunya perusahaan-perusahaan tersebut untuk beradaptasi dengan perubahan zaman dan teknologi yang semakin canggih. Hal ini menyebabkan mereka kalah dalam persaingan bisnis dengan kompetitor mereka.
Perubahan Ekosistem Bisnis di Era Industri 4.0
Sebagaimana yang telah dibahas dalam berbagai literatur dan wacana bisnis, adaptasi dan inovasi menjadi hal yang sangat penting dalam sebuah bisnis untuk dapat bersaing atau bahkan mungkin sekedar bertahan dalam perubahan zaman. Hal tersebut juga berlaku bagi bisnis di bidang logistik.
Namun faktanya, perubahan ekosistem bisnis tidak selalu memberikan kode yang gamblang tentang urgensitasnya. Sebagian terlihat “baik-baik saja”, namun menyimpan peluang ancaman yang besar. Hal tersebut juga terjadi di masa ini, dimana teknologi telah menjadi bagian penting dalam setiap bisnis.
Pada era disrupsi teknologi seperti saat ini, digitalisasi dokumen telah menjadi tren dan strategi yang paling efektif dalam menciptakan pengelolaan arsip perusahaan secara efisien dan akurat. Digitalisasi dokumen juga menjadi salah satu strategi yang efektif dalam meningkatkan nilai bisnis perusahaan logistik di era sekarang ini. Namun, realitanya masih sangat sedikit pelaku bisnis logistik yang menyadari bahwa hal ini mulai mengubah pola manajemen era 4.0.
Manfaat Digitalisasi Dokumen Perusahaan Logistik
Melihat bahwa masih belum banyak perusahaan logistik yang melakukan digitalisasi dokumen, ini dapat menjadi peluang bagi Anda untuk dapat unggul dalam persaingan bisnis. Ketika Anda melakukan digitalisasi dokumen, arsip perusahaan tidak lagi dikelola secara manual (cetak), namun diproses dalam bentuk yang sepenuhnya digital. Kondisi ini akan menghadirkan berbagai keuntungan baik bagi jajaran manajemen, karyawan, serta pelanggan.
1. Manfaatnya bagi perusahaan
Teknologi digitalisasi dokumen dapat menjadi sebuah perubahan besar bagi perusahaan logistik yang mengandalkan sebaran kantor cabang. Semua data operasional bisnis dapat dengan mudah disimpan dalam satu sistem penyimpanan terpusat, dan diakses dengan mudah melalui jaringan internet secara real-time. Sistem pengelolaan dokumen yang terpusat mewujudkan fleksibilitas yang jauh lebih efisien bagi setiap pihak.
Kemudahan akses data juga memungkinkan jajaran manajemen untuk melakukan kontrol operasional logistik di setiap rantai pasokan. Hal ini tidak hanya memudahkan koordinasi antar kantor cabang, namun juga lebih mudah dalam melakukan kontrol dan evaluasi jika ada permasalahan dengan lebih mudah dan cepat.
2. Manfaatnya bagi karyawan
Bagi karyawan, digitalisasi arsip akan menyederhanakan pekerjaan administrasi karyawan. Berkurangnya beban kerja administrasi tidak hanya dapat membuat karyawan dapat mengerjakan pekerjaan administrasi dengan lebih ringan dan praktis, namun juga akan menciptakan efisiensi waktu kerja.
Tidak hanya itu, digitalisasi dokumen dapat memproses setiap data pengiriman barang dengan lebih cepat. Data atau arsip yang berbentuk digital pun dapat dikirim atau dibagikan aksesnya dengan lebih mudah kepada karyawan lain, bahkan yang berbeda provinsi maupun pulau.
3. Manfaatnya bagi pelanggan
Administrasi yang lebih cepat karena digitalisasi dokumen, dapat memberikan banyak kemudahan dan kenyamanan bagi pelanggan selama menggunakan layanan perusahaan Anda. Pelanggan tidak lagi perlu menunggu lama petugas mencatat beberapa dokumen logistik. Digitalisasi dokumen bahkan memungkinkan pelanggan untuk memproses administrasi dari jarak jauh. Hal ini tidak hanya memberikan kemudahan, namun juga menciptakan pengalaman baru yang menyenangkan dan membekas.
Perusahaan Anda juga dapat mewujudkan berbagai manfaat tersebut dengan dukungan tim profesional PrimaDoc. Selain menyediakan aplikasi penyimpanan arsip digital, PrimaDoc juga menyediakan berbagai layanan penunjang untuk mempercepat proses digitalisasi arsip. Misalnya, layanan alih media arsip atau proses mengubah dokumen cetak menjadi dokumen digital. Dengan layanan tersebut, karyawan Anda tidak harus terbebani dengan berbagai tugas tambahan yang dapat mengganggu produktivitas perusahaan.
Segera hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya tentang tahapan digitalisasi arsip bersama PrimaDoc! (Septiani)
