Optimalkan Konektivitas Digital Perusahaan Anda dengan DMS PrimaDoc
Arsip perusahaan merupakan salah satu unsur penting bagi setiap unit bisnis. Arsip perusahaan berisi tentang informasi perusahaan, baik yang bersifat internal maupun eksternal. Untuk dapat melakukan pengendalian, perbaikan dan pengambilan kebijakan yang efektif, manajemen harus menganalisis semua data dan informasi di lapangan yang berhasil dikumpulkan. Tanpa berpijak pada hal tersebut, dapat dipastikan perencanaan yang dibuat tidak sesuai dengan kondisi lapangan, yang pada akhirnya tidak efektif mencapai tujuannya.
Pada era teknologi informasi sudah mengalami perkembangan yang begitu besar, berbagai teknologi pengelolaan data digital telah diimplementasikan oleh perusahaan-perusahaan besar di dunia. Transformasi digital di lingkungan perusahaan dapat menciptakan konektivitas digital di perusahaan, yang akan menciptakan efisiensi pengelolaan arsip dan informasi perusahaan. Untuk mendukung konektivitas digital di perusahaan, penggunaan teknologi yang mengintegrasikan semua informasi di perusahaan sangat dibutuhkan. Sebagai contoh aplikasi Document Management System (DMS) PrimaDoc yang memungkinkan karyawan dapat mengakses data yang lebih mudah secara realtime, saling berbagi dokumen dengan mudah, pencarian arsip dalam satu klik, efisiensi pekerjaan administrasi, hingga meminimalisir penggunaan kertas.
Apakah Menyediakan Jaringan Internet Sudah Cukup?
Untuk dapat menciptakan konektivitas digital yang optimal, khususnya dalam hal kearsipan, menyediakan jaringan internet saja masih belum cukup. Perusahaan Anda membutuhkan sistem informasi yang lebih baik daripada itu. Meskipun karyawan dapat mengakses semua informasi yang ada atau diunggah di internet, tanpa dukungan teknologi pengelolaan informasi dan pengelolaan arsip tetap akan membutuhkan waktu yang lama dan proses yang lebih rumit.
Meskipun memungkinkan akses data dan saling berbagi dokumen secara digital, digitalisasi yang hanya diwujudkan dengan menyediakan jaringan internet saja akan membuat perusahaan tetap bergantung pada arsip cetak. Karyawan tetap harus mencetak dokumen ketika ingin berbagi data dengan karyawan lain atau atasan. Meskipun memungkinkan juga berbagi arsip melalui jaringan internet, proses pengelolaan dan penyimpanan dilakukan oleh masing-masing karyawan, yang seringkali berdampak pada penataan arsip yang kurang rapi. Hal tersebut akan menyulitkan karyawan saat ingin mencari kembali dokumen lama.
Untuk dapat mengoptimalkan konektivitas digital, dibutuhkan dukungan teknologi dan sistem pengelolaan arsip digital seperti DMS PrimaDoc. Teknologi DMS PrimaDoc memungkinkan konektivitas digital yang terintegrasi untuk setiap karyawan Anda. Mereka dapat mengakses berbagai data atau dokumen penting dari layarnya masing-masing.
Mengapa DMS PrimaDoc?
Arus informasi yang lebih cepat dan teknologi yang terus berkembang menuntut perusahaan untuk terus berinovasi. Kegagalan perusahaan dalam beradaptasi dengan perkembangan yang terjadi dengan begitu cepat, akan membuat perusahaan tertinggal dan sulit bersaing. Itulah sebabnya, perusahaan perlu menerapkan teknologi DMS PrimaDoc untuk mengimbangi perubahan yang ada.
Dengan dukungan teknologi modern yang didukung oleh beragam fitur terkini, DMS PrimaDoc akan mendukung perusahaan dalam menciptakan kecepatan dan integrasi konektivitas digital di perusahaan Anda secara menyeluruh pada setiap komputer perusahaan. Hal ini memungkinkan perusahaan Anda untuk dapat mengelola arsip fisik dan digital, baik manajemen arsip aktif, penyimpanan arsip, hingga retensi arsip.
Konektivitas pada semua unit bisnis yang tercipta berkat integrasi informasi DMS PrimaDoc memungkinkan terwujudnya koordinasi antar bagian yang berjalan dengan lebih mulus, karena setiap data tersinkron dan siap diakses kapanpun diperlukan. Karyawan dapat berbagi dan mengakses arsip dan informasi secara realtime melalui perangkat digital yang ada di meja kerja mereka masing-masing.
Dengan adanya sistem informasi DMS PrimaDoc, data-data perusahaan yang telah tersimpan dalam waktu yang lama juga akan tetap tersimpan dan terekam dengan baik pada sistem penyimpanan terpusat perusahaan. Dengan demikian, arsip tersebut dapat dengan mudah untuk dicari dan diakses kembali di kemudian hari. Karena sistemnya yang terintegrasi, karyawan tidak perlu meminta arsip dikirimkan oleh departemen atau karyawan yang memilikinya. Pencarian dan akses arsip tersebut dapat dilakukan dengan cepat melalui fitur pencarian yang disediakan DMS PrimaDoc.
Meskipun hal ini membangun akses yang lebih terbuka untuk setiap karyawan, tapi perusahaan tidak perlu mengkhawatirkan sisi keamanan dokumen. DMS PrimaDoc dilengkapi dengan fitur manajemen hak akses yang dapat dimanfaatkan untuk membatasi akses terhadap dokumen. Setiap arsip dapat diatur sedemikian rupa, sehingga akan meminimalisir akses atau penyalahgunaan data perusahaan oleh oknum karyawan yang tidak berkepentingan.
Tertarik untuk mengetahui fitur-fitur DMS PrimaDoc lainnya? Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk berdiskusi lebih lanjut! (Septiani)
