Optimalkan Kinerja Karyawan dengan Manajemen Arsip Digital
Persaingan bisnis yang kian ketat menjadikan solusi manajemen arsip digital semakin diminati. Apakah keberadaannya mampu mengoptimalkan kinerja karyawan?
Pertanyaan ini tentunya akan muncul ketika Anda tengah dalam pertimbangan untuk memulai migrasi dengan sepenuhnya memanfaatkan teknologi cloud computing untuk mengelola keseluruhan arsip dokumen yang dimiliki.
Sudahkah Anda memahami dengan lebih dalam mengenai apa itu manajemen arsip digital dan juga perannya dalam mengoptimalkan potensi ekonomi digital? Jika belum, ini adalah saatnya!
Mengenal Pengertian Manajemen Arsip Digital
Perlu Anda pahami, menurut Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), yang dimaksud dengan pengelolaan arsip elektronik atau manajemen arsip digital adalah proses untuk mengendalikan arsip elektronik yang dimiliki dengan lebih efektif, efisien dan juga sistematis.
Di dalam proses manajemen arsip digital terdapat beberapa aktivitas utama, mulai dari:
- Pembuatan dokumen dan arsip;
- Penerimaan dokumen dan arsip oleh arsiparis;
- Penggunaan dan penyimpanan dokumen arsip;
- Pemeliharaan keseluruhan arsip dokumen;
- Alih media atau digitalisasi dokumen;
- Penyusutan dan akuisisi arsip dokumen;
- Dan pemanfaatan dokumen di tingkat user;
Bagaimana Cloud Mengubah Proses dan Peran Manajemen Arsip Digital
Sebelum adanya cloud computing, proses manajemen arsip digital belum terlalu efisien. Kita masih harus menyalin data dalam berbagai media penyimpanan yang membutuhkan waktu lebih lama untuk diakses.
Kini dengan adanya cloud computing, posibilitas manajemen arsip digital yang lebih efektif dan efisien pun menjadi terbuka lebar. Kelahiran Document Management System (DMS) berbasis cloud hadir berkat adanya perkembangan solusi berbasis teknologi yang semakin terjangkau.
Dengan adanya aplikasi DMS yang telah semakin canggih, peran manajemen arsip digital pun semakin bertambah, tidak hanya memudahkan pencarian arsip dokumen semata, tetapi membuka cakrawala baru dalam mengoptimalkan kinerja karyawan.
Beberapa peran baru tersebut meliputi:
1. Menciptakan budaya kerja jarak jauh (remote working)
Disrupsi yang disebabkan pandemi menyebabkan banyak orang harus bekerja dari rumah. Akan tetapi, era pasca pandemi ternyata memberikan insight lain.
Menurut survei yang dilakukan oleh Microsoft pada tahun 2021 menyebutkan bahwa 83% karyawan Indonesia menginginkan kebebasan untuk tetap bekerja dari jarak jauh (remote working).
Berkat adanya teknologi cloud yang disematkan pada aplikasi DMS, tentunya hal ini sangat memungkinkan. Manajemen arsip digital dapat berjalan dengan lancar dan pegawai non-esensial dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan lebih optimal dari manapun.
2. Kolaborasi secara real time jadi memungkinkan
Pernah mengalami kendala harus saling bertukar dokumen ketika harus menyelesaikan pekerjaan sebelum deadline? Hal ini tidak akan terjadi jika Anda beralih sepenuhnya ke manajemen arsip digital.
Dengan adanya proses editing dokumen secara real time pada aplikasi DMS, Anda pun dapat menciptakan kultur kolaborasi yang kuat. Pekerjaan dan ide dari karyawan dapat dikeluarkan dengan optimal, sehingga kemungkinan terciptanya inovasi pun semakin besar.
Salah satu kisah sukses penerapan transformasi digital yang berhasil menciptakan budaya kolaborasi adalah Carrefour, yang baru-baru telah berkolaborasi dengan Google.
3. Pengelolaan dan penyimpanan dokumen lebih mudah
Katakan “selamat tinggal” pada rumitnya pengelolaan dan penyimpanan dokumen konvensional! Dengan menerapkan proses manajemen arsip digital, risiko kerusakan dan kehilangan dokumen dapat diminimalisir.
Mengapa demikian? Karena aplikasi DMS yang dilengkapi teknologi cloud computing dapat dipantau setiap saat, sehingga Anda tidak perlu khawatir dengan adanya pencurian data.
Bahkan aplikasi DMS seperti yang dimiliki PrimaDoc juga dilengkapi dengan teknologi kunci enkripsi, yang menjadikan akses dokumen digital hanya dibatasi untuk user yang berwenang.
Tidak hanya itu, PrimaDoc sebagai vendor penyedia layanan kearsipan terbaik Indonesia juga menyediakan layanan lengkap untuk mendukung proses transformasi digital Anda.
Jadi, tidak perlu ragu lagi menerapkan penggunaan arsip digital untuk operasional bisnis Anda. Kinerja karyawan yang lebih optimal pun akan menjadikan potensi penghasilan yang meningkat ikut bertambah tinggi.
Tertarik mengenal lebih lanjut mengenai solusi aplikasi PrimaDoc yang dapat memudahkan manajemen arsip digital? Hubungi tim marketing kami sekarang juga untuk info selengkapnya! (Pradana)
