Musnahkan Dokumen Polis Kadaluarsa dengan Tepat
Tahukah Anda? Perusahaan asuransi tidak dapat sembarangan memusnahkan dokumen polis kadaluarsa, karena dapat berisiko pada banyak hal yang tidak diinginkan. Apalagi mengingat informasi yang terdapat di dalam dokumen polis terbilang sangat sensitif bagi nasabah, sehingga dibutuhkan metode pemusnahan yang tepat.
Bagaimana sebenarnya metode yang tepat untuk memusnahkan dokumen polis kadaluarsa? Untuk itu, berikut adalah penjelasan selengkapnya yang tidak ingin Anda lewatkan!
Berkenalan dengan Penyusutan Dokumen Polis Kadaluarsa
Perlu Anda ketahui, pemerintah melalui Peraturan Kepala ANRI (PERKA) Nomor 37 Tahun 2016 menyebutkan bahwa setiap organisasi yang memiliki arsip atau dokumen wajib melakukan penyusutan arsip, tidak terkecuali dengan dokumen polis kadaluarsa.
Selain itu, Perka No. 37/2016 juga menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah kegiatan untuk mengurangi volume arsip dengan cara melakukan pemindahan arsip yang tidak aktif digunakan (inaktif) dari departemen pengolahan informasi ke departemen kearsipan. Pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna atau juga penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan dapat dilakukan sebagai langkah penyusutan lainnya. Tentunya setiap langkah yang dilakukan dalam rangka penyusutan arsip harus sesuai dengan pedoman dan aturan yang berlaku.
Jenis Dokumen yang Dapat Dimusnahkan
Mengacu pada peraturan yang dikeluarkan oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), maka pemusnahan dokumen polis kadaluarsa tidak dapat dilakukan sembarangan. Ada beberapa jenis dokumen arsip yang dapat dimusnahkan, antara lain:
- Dokumen yang tidak memiliki nilai guna, mulai dari dokumen polis kadaluarsa yang tidak lagi dibutuhkan nasabah, dokumen yang memiliki kesalahan penulisan, dan lainnya.
- Dokumen yang telah habis masa retensinya, yaitu masa penyimpanan dokumen selama minimal 10 tahun, mengacu pada UU Nomor 8 Tahun 1997.
- Dokumen yang tidak berkaitan dengan penyelesaian suatu perkara, baik yang berhubungan dengan proses peradilan atau juga hak dan kewajiban terhadap nasabah.
- Dokumen yang tidak dilarang oleh undang-undang untuk dimusnahkan, seperti dokumen pribadi yang tidak berhubungan dengan perusahaan, surat sakit, dan sebagainya.
Oleh karena itu, Anda perlu memastikan agar dokumen polis kadaluarsa yang akan dimusnahkan harus memenuhi salah satu dari jenis dokumen di atas. Dengan begitu, Anda dapat terhindar dari risiko pidana yang dapat merugikan perusahaan.
Alasan Pentingnya Pemusnahan Dokumen Polis Kadaluarsa
Selain mengenal jenis proses penyusutan dan juga jenis dokumen yang dapat dimusnahkan, Anda juga perlu mengetahui alasan penting di balik pemusnahan dokumen polis kadaluarsa. Setidaknya ada 3 alasan yang perlu Anda ketahui, meliputi:
- Meminimalisir risiko informasi nasabah tersebar
Seperti yang sempat disinggung di awal, memusnahkan dokumen polis kadaluarsa dapat menimbulkan banyak hal yang tidak diinginkan. Salah satunya adalah risiko informasi yang tersebar. Mengingat informasi yang terdapat di dalam dokumen polis sangat sensitif, maka pemusnahan dengan metode yang tepat sangatlah diperlukan.
- Mematuhi aturan yang berlaku
Setelah melalui masa retensi atau penyimpanan selama 10 tahun, maka dokumen polis kadaluarsa harus dimusnahkan mengikuti aturan yang berlaku. Selain itu, menurut UU Nomor 8 Tahun 1997 juga disebutkan bahwa pemusnahan tidak dapat dilakukan sembarangan, harus disertai dengan jadwal retensi arsip dan juga berita acara pemusnahan. Jika tidak dilakukan mengikuti pedoman yang berlaku, maka perusahan asuransi berpotensi terkena sanksi, mulai dari denda hingga pencabutan izin usaha.
- Mengurangi penumpukan arsip
Baik arsip digital maupun fisik dapat menimbulkan potensi terjadinya penumpukan arsip, yang berakibat pada menurunnya produktivitas dan kinerja perusahaan. Oleh karena itu, dokumen polis kadaluarsa dan dokumen lainnya harus dimusnahkan agar pencarian dokumen menjadi lebih mudah dan juga cepat.
Memilih Metode Pemusnahan Dokumen Polis yang Tepat
Untuk memastikan agar proses pemusnahan dokumen polis kadaluarsa yang tepat, maka Anda perlu mempertimbangkan untuk berkonsultasi terlebih dahulu dengan vendor kearsipan yang terpercaya. Dengan begitu, Anda dapat memilih metode pemusnahan sesuai dengan volume arsip, lokasi usaha, hingga ketersediaan sumber daya manusia.
Akan tetapi, Anda tidak perlu lagi khawatir. Kini PrimaDoc hadir dengan layanan pemusnahan arsip yang dapat diandalkan. Dengan pengalaman bertahun-tahun dalam bidang kearsipan, PrimaDoc akan memastikan agar proses pemusnahan dokumen polis kadaluarsa dilakukan sesuai dengan aturan yang berlaku.
Selain itu, PrimaDoc juga dilengkapi dengan solusi pendukung seperti alih media arsip, pemeliharaan arsip, dan juga aplikasi DMS yang dapat membantu Anda dalam mengelola arsip dengan optimal. Dengan begitu, penyusunan jadwal retensi dokumen polis kadaluarsa juga menjadi lebih efisien.
Tertarik untuk mengenal lebih lanjut mengenai layanan ini? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga untuk informasi selengkapnya! (Pradana)
