More Paper VS Less Paper, Tentukan Pilihan untuk Bisnis Anda
Memilih untuk menggunakan kertas ataupun less paper bukan sekadar memilih cara mana yang paling nyaman untuk membaca dokumen. Lebih dari itu, ia dapat menentukan keseluruhan efektivitas cara perusahaan Anda beroperasi, mempengaruhi efisiensi anggaran belanja, bahkan mampu mempengaruhi kredibilitas, terutama apabila perusahaan atau instansi Anda bergerak di sektor publik.
Dalam artikel ini, PrimaDoc ingin mengajak Anda mempertimbangkan keduanya dengan memperbandingkan langsung antara penggunaan sistem berbasis kertas, dan sistem yang menerapkan less paper. Simak pro dan kontranya di bawah ini untuk menentukan sisi mana yang Anda pilih.
Lebih banyak kertas pada sistem konvensional
Penggunaan sistem berbasis kertas berarti perusahaan Anda bergantung pada kertas untuk setiap kesempatan dan keperluan kantor. Jumlah penggunaan kertas yang semakin banyak pun menjadi realitas yang akan mengikuti seiring bertumbuhnya bisnis. Lalu, apa saja kelebihannya?
- Tangibles dan Sentuhan Fisik: Kertas memberikan pengalaman tangibles dan sentuhan fisik. Pengalaman sentuhan ini menjadi hal yang -penting bagi beberapa orang, dan sangat mempengaruhi proses konsentrasi penyelesaian masalah maupun daya analisis, dan bahkan keseluruhan kualitas kinerja.
- Kemudahan Akses Tanpa Teknologi: Tidak memerlukan perangkat elektronik atau koneksi internet, sehingga informasi dapat diakses kapan saja tanpa tergantung pada teknologi. Pegawai dan arsiparis dapat langsung mencari di ruang penyimpanan, menduplikat maupun mengolah lembar per lembar secara langsung.
Di sisi lain, penggunaan kertas yang semakin banyak juga memiliki sisi negatif. Apa saja aspek negatif tersebut?
- Biaya Tinggi: Produksi, penyimpanan, dan pengelolaan kertas dapat menjadi biaya tinggi bagi bisnis. Penggunaan kertas pun cenderung akan boros akibat kesalahan cetak, pemrosesan, dan revisi lainnya yang membuat pencetakan dokumen tidak cukup hanya sekali. Jelas hal ini sangat jauh dari prinsip efisien.
- Kurang Ramah Lingkungan: Penggunaan kertas berlebihan dapat berkontribusi pada deforestasi dan memiliki dampak negatif pada lingkungan. Beberapa masalah yang timbul akibat produksi kertas yang besar adalah pembabatan hutan. Tak sampai situ, limbah kertas pun kerap mengganggu kualitas hidup masyarakat.
Less paper dengan digitalisasi
Mengurangi penggunaan kertas atau less paper umumnya dapat Anda lakukan dengan mulai beralih ke sistem digital. Untuk mewujudkan hal tersebut, dokumen terlebih dahulu melewati proses alih media hingga menjadi file elektronik, dan dapat diakses menggunakan perangkat komputer maupun gadget lainnya. Apa saja kelebihannya?
- Aksesibilitas tinggi: produktivitas melalui kolaborasi real-time, pencarian cepat, dan akses instan. Efektivitas dan optimalisasi kinerja perusahaan adalah jaminan bagi perusahaan yang mengadopsi metode ini.
- Penghematan Biaya: Mengurangi biaya produksi kertas, penyimpanan fisik, dan pengelolaan dokumen. Kelola anggaran dan pengeluaran secara lebih bijak untuk keberlangsungan bisnis yang lebih kuat.
Di sisi lain, ada juga kelemahan yang perlu Anda antisipasi dari penerapan less paper. Apa sajakah itu?
- Tergantung pada Teknologi: Memerlukan investasi dalam perangkat lunak seperti Document Management System(DMS), perangkat keras, dan pelatihan karyawan untuk mengadopsi lingkungan kerja digital. Proses bertahap dan kerja sama dengan mitra strategis menjadi kunci dalam menghadapi tantangan ini.
- Risiko Keamanan: Data digital rentan terhadap risiko keamanan, seperti peretasan atau kerusakan teknis. Oleh karenanya, penerapan less paper dengan beralih ke tata kelola digital perlu Anda barengi dengan sistem yang mampu menjamin keamanan data.
Jadi, more paper atau less paper?
Keputusan antara lebih banyak kertas atau kurang kertas harus dipertimbangkan berdasarkan kebutuhan bisnis, keefisienan operasional, dan dampak lingkungan. Integrasi solusi yang memanfaatkan keunggulan keduanya dapat menjadi pilihan terbaik untuk mencapai keseimbangan optimal. Bagaimana caranya?
Vendor kearsipan terpercaya dapat menjadi mitra yang tepat untuk mendampingi optimalisasi manajemen dokumen di perusahaan Anda! PrimaDoc merupakan perusahaan jasa kearsipan memiliki spesialisasi di bidang tata kelola dokumen konvensional maupun digital. Pengalaman selama lebih dari satu dekade kami tak hanya akan memberikan Anda pelayanan terbaik untuk kearsipan perusahaan, melainkan juga kemampuan untuk mengarahkan sistem manajemen dokumen ke arah yang lebih efektif guna mendukung optimalisasi kinerja.
Hubungi PrimaDoc untuk mulai berkonsultasi tentang tata kelola berbasis kertas maupun less paper. Tim kami siap mendampingi Anda.
