Merapikan dan Menyelamatkan Dokumen dalam Sistem
Dokumen dalam sistem menjadi hal yang tidak asing lagi yang selalu kita jumpai, baik di kantor, sekolah, maupun di rumah tempat kita tinggal. Semua hal yang tertulis dalam kertas dan memuat informasi akan menghasilkan sebuah dokumen, kita tidak henti-hentinya menghasilkan dokumen baru dari hari ke hari tentunya kita harus mempunyai penyimpanan dokumen yang baik agar informasi yang kita kelola terselamatkan dan terjaga dengan baik dan rapi.
Banyak dijumpai kesulitan-kesulitan yang dirasakan saat dokumen tidak ditemukan di tempatnya, contohnya dokumen kantor yang menumpuk dan tidak dirapikan setiap harinya, bahkan sampai tahunan.Nah, sayangnya sering kali dokumen penting dan arsip lama tidak ditemukan dan yang lebih fatal lagi dokumen tersebut hilang yang menyebabkan hilangnya juga aset yang kita miliki. Lalu bagaimanakah caranya agar dokumen kita tidak hilang begitu saja? Berikut beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk merapikan dan menyelamatkan dokumen:
1. Ruang khusus arsip
Mempunyai ruangan khusus untuk dokumen arsip membuat kita lebih mudah mencari arsip yang kita butuhkan. Kelebihannya adalah dokumen yang sudah disimpan di ruang arsip tidak tercampur dengan arsip atau dokumen baru yang berada di meja kantor Anda. Ini juga akan memudahkan Anda untuk mencari dokumen lama yang disimpan di ruangan arsip.
2. Memiliki pengelolaan arsip yang baik
Dokumen yang telah disimpan di ruang arsip tidak semerta-merta disimpan dan digeletakkan begitu saja. Hal tersebut dapat merusak dokumen dan akan terjadi penumpukan arsip apabila arsip tidak ditata dengan rapi. Pengelolaan arsip yang baik yaitu melakukan penyimpanan arsip dengan rapi mempunyai DA atau daftar arsip dan memiliki masa retensi arsip serta penempatan arsip menggunakan rak dan kardus yang telah berstandar sesuai dengan ketentuan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), yaitu Keputusan Kepala ANRI Nomor 11 Tahun 2000 tentang Standard Box Arsip.
3. Menggunakan Aplikasi Digitalisasi Arsip PrimaDoc.id
Selanjutnya adalah bagaimana kita dapat mencari dokumen dengan cepat? Daftar arsip membantu kita mengetahui tata letak arsip di gudang arsip dengan cepat secara manual. Namun, kini Anda akan dipermudah juga oleh aplikasi digitalisasi arsip. Dengan aplikasi ini Anda akan lebih mudah untuk mencari dokumen baik hardcopy maupun softcopy dengan cepat. Saat ruang arsip tidak cukup lagi untuk menyimpan arsip, arsip bisa dialih mediakan, tentunya sesuai dengan persyaratan perusahaan, kementrian, dan daerah masing-masing, tentang ketentuan arsip yang dapat dialihmediakan dan hardcopy-nya dimusnahkan atau hardcopy dan softcopy-nya harus tetap ada.
Aplikasi PrimaDoc.id ini merupakan aplikasi berbasis jaringan (web based) yang memudahkan Anda mengakses dokumen dalam sistem kapanpun dan dimanapun dengan cepat. Aplikasi ini juga dilengkapi menu Borrow yang dapat membantu Anda apabila dokumen hardcopy yang disimpan di Gudang arsip dibutuhkan segera. Cukup klik menu tersebut, maka dengan cepat dokumen yang Anda butuhkan akan langsung diproses oleh admin gudang arsip dan dikirimkan kepada Anda dengan aman. Anda tidak perlu khawatir pula bahwa peminjaman dokumen yang telah dilakukan dapat dilacak dengan mudah, sehingga dapat menghindari hilangnya dokumen setelah dipinjam.
Masih banyak keunggulan dari aplikasi PrimaDoc.id ini. Tentu saja akan selalu memberikan layanan yang memudahkan Anda dalam mengelola arsip atau dokumen yang Anda miliki. Cari tahu kami di artikel-artikel selanjutnya untuk info yang lebih lengkap.
Dengan menyadari bahwa dokumen dan arsip sebagai asset, maka Anda tidak akan ragu lagi untuk berupaya mengelola dan menyimpannya dengan baik. Memulai merapikan dan menyelamatkan dokumen dalam sistem aplikasi yang tepat mulai dari sekarang akan memudahkan Anda di masa yang akan datang.
