Mengapa Dokumen Perusahaan Wajib Disimpan Selama 10 Tahun?

Tahukah Anda, sistem penyimpanan arsip yang baik harus mampu untuk menyimpan dokumen hingga masa retensinya habis. Sayangnya, masih banyak yang belum mengetahui hal tersebut. Padahal menurut Pasal Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan menyebutkan bahwa bukti pembukuan dan juga data pendukung administratif perusahaan wajib disimpan selama kurun waktu 10 tahun terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan.

Lantas, mengapa sistem penyimpanan arsip yang Anda miliki harus dapat digunakan untuk menyimpan dokumen selama 10 tahun? Berikut adalah penjelasan selengkapnya!

Mengenal Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan

Perlu Anda ketahui, sebagai langkah untuk menjamin efisiensi dan efektivitas dari kinerja perusahaan, Pemerintah Indonesia telah mengeluarkan Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan yang dapat digunakan sebagai pedoman dalam pembuatan dan penyimpanan dokumen yang dimiliki perusahaan.

Undang-Undang ini menyebutkan secara spesifik bahwa setiap badan usaha, baik yang dijalankan oleh perseorangan, persekutuan komanditer, dan juga perseroan wajib membuat catatan terkait aktivitas yang dijalankan dalam berbisnis, khususnya yang berkaitan dengan keuangan perusahaan. Pencatatan tersebut dapat dilakukan secara manual atau juga dengan bantuan sistem penyimpanan arsip yang lebih modern.

Jenis Dokumen yang Wajib Disimpan

Menurut Pasal 5 Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, ada beberapa bentuk dokumen keuangan dan administratif yang disimpan selama kurun waktu 10 tahun secara manual atau melalui sistem penyimpanan arsip, beberapa di antaranya seperti:

• Perhitungan laba-rugi tahunan
• Neraca keuangan tahunan perusahaan
• Bukti rekening keuangan milik perusahaan
• Jurnal transaksi keuangan harian perusahaan
• Dokumen lain yang berisi hak dan kewajiban perusahaan

Syarat dan Ketentuan Penyimpanan Dokumen

Setelah mengetahui jenis dokumen yang wajib disimpan selama 10 tahun oleh perusahaan, Anda juga perlu mengetahui syarat dan ketentuan dari penyimpanan dokumen tersebut, baik melalui sistem penyimpanan arsip atau secara manual. Beberapa hal yang wajib dipatuhi meliputi:

• Setiap pencatatan dilakukan dalam Bahasa Indonesia, menggunakan huruf latin, dan satuan mata uang Rupiah yang diakui dalam wilayah administratif Republik Indonesia.
• Perusahaan juga dapat melakukan pencatatan dalam bahasa asing, asalkan telah mendapatkan izin dari Menteri Keuangan.
• Dokumen dalam bentuk neraca tahunan, perhitungan laba-rugi tahunan, dan tulisan lainnya yang berisi informasi terkait neraca dan laba-rugi perusahaan yang disimpan dalam sistem penyimpanan arsip online atau manual wajib ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau juga pejabat lain yang ditunjuk untuk persetujuan keuangan perusahaan.
• Dokumen yang berisi catatan terkait keuangan perusahaan wajib dibuat dalam kurun waktu maksimal 6 bulan terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan.
• Catatan keuangan yang telah dibuat oleh perusahaan wajib disimpan selama kurun waktu 10 tahun, hingga masa retensi dari dokumen keuangan telah habis.
• Jangka waktu di atas harus disusun oleh perusahaan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang telah ditetapkan dengan keputusan pimpinan perusahaan.

Dapatkah Kita Menggunakan Sistem Penyimpanan Arsip Online?

Jika Anda masih khawatir dengan sistem penyimpanan arsip secara online, maka pemerintah melalui Pasal 5 Ayat 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE) telah menyebutkan bahwa informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik berikut hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah. Dengan begitu, catatan keuangan yang disimpan dalam sistem penyimpanan arsip dapat dipergunakan untuk penyimpanan informasi keuangan perusahaan, karena dasar hukumnya sudah jelas dan dijamin oleh Undang-Undang.

Itulah tadi penjelasan mengenai alasan mengapa dokumen perusahaan wajib disimpan selama 10 tahun. Mengingat masa penyimpanan dokumen yang cukup lama, maka sistem penyimpanan arsip yang Anda miliki harus dapat diandalkan agar pengelolaan seluruh dokumen yang dimiliki perusahaan dapat berlangsung dengan baik dan tepat guna.

Salah satunya adalah dengan menggunakan solusi sistem penyimpanan arsip dari PrimaDoc, yang dapat membantu Anda untuk mengelola dokumen fisik dan digital. Kelebihan utama dari PrimaDoc adalah dilengkapi pula aplikasi berbasis website, sehingga setiap dokumen yang dimiliki oleh perusahaan yang Anda kelola dapat diakses dari mana saja ketika dibutuhkan.

Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut mengenai solusi sistem penyimpanan arsip dari PrimaDoc? Hubungi tim marketing kami sekarang juga melalui tautan berikut ini.