Manfaat Penyimpanan Dokumen menggunakan Map gantung (Hanging Map)
Penyimpanan dokumen menggunakan map gantung atau hanging map mulai populer di bidang kearsipan, karena memang jenis map ini memiliki banyak manfaat dalam penyimpanan berbagai dokumen, baik itu untuk kebutuhan perusahaan maupun instansi pemerintahan. Meskipun begitu, masih banyak orang yang belum mengetahui apa sebenarnya map gantung dan juga manfaatnya dalam penyimpanan dokumen.
Jika Anda merupakan salah satunya yang belum mengetahui manfaat penyimpanan dokumen menggunakan map gantung berikut dengan fungsi utamanya, maka artikel berikut ini penting untuk dibaca. Penasaran apa saja manfaatnya? Berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Apa itu Map Gantung?
Secara sederhana, sebenarnya map gantung atau hanging map adalah jenis folder atau map yang memiliki besi penyangga yang berfungsi menggantung map yang biasanya dipasang pada filing cabinet dalam posisi horizontal. Selain itu, biasanya hanging map juga dilengkapi label atau tab kosong yang berfungsi untuk indexing atau menulis kode untuk mempermudah penyimpanan dokumen dan penemuan kembali jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
Manfaat Penyimpanan Dokumen Menggunakan Map Gantung
Setelah mengetahui pengertian dari map gantung, selanjutnya Anda juga perlu mengetahui manfaat penyimpanan dokumen menggunakan jenis map ini jika dibandingkan dengan jenis lainnya. Adapun beberapa manfaat tersebut meliputi:
- Tidak merusak kertas, karena Anda tidak perlu melubangi kertas layaknya penyimpanan dokumen menggunakan ordner, sehingga informasi di dalam dapat terjaga untuk waktu yang lama.
- Menghemat tempat, khususnya bagi Anda yang memiliki keterbatasan lahan yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan dokumen. Dengan adanya map gantung, Anda tidak membutuhkan lemari yang cukup memakan tempat, cukup tempat penggantungan dokumen dalam bentuk filing untuk menyangga arsip. Selain itu, Anda juga tidak membutuhkan terlalu banyak map, karena
- Lebih mudah untuk mencari dokumen, karena penyimpanan dokumen menggunakan map gantung biasanya di kabinet yang terbuka, sehingga seluruh folder jadi lebih mudah untuk ditemukan kembali.
- Mudah untuk memasukkan kertas, karena penggunaan jenis map ini juga mempermudah pekerjaan staf kearsipan untuk memasukkan kertas ke dalam setiap map jika suatu saat ada penambahan volume dokumen.
- Biaya yang lebih terjangkau, dengan adanya map gantung Anda tidak lagi membutuhkan rak atau lemari besar, cukup rangka besi yang dapat dimanfaatkan untuk menggantung semua dokumen dengan biaya pembuatan rangka yang lebih terjangkau.
Prasarana Pendukung untuk Penyimpanan Dokumen
Jika Anda berencana untuk mengubah sistem penyimpanan dokumen menggunakan map gantung, maka ada beberapa prasarana atau peralatan tambahan yang dibutuhkan. Beberapa di antaranya seperti:
- Folder, yang terbuat dari material yang fleksibel seperti kertas manila atau art paper. Jangan lupa untuk melengkapinya dengan label saat indexing, sehingga penyimpanan dokumen dapat disimpan berdasarkan abjad, angka, atau juga tahun pembuatan dokumen.
- Kabinet atau rak, yang disusun secara vertikal dengan ukuran yang sesuai dengan kebutuhan penyimpanan. Pertimbangkan juga untuk memilih kabinet dengan sistem geser, sehingga map gantung dapat dicari dengan lebih mudah.
- Kartu kendali arsip, merupakan prasarana yang memungkinkan Anda untuk mencatat keluar-masuknya dokumen yang digunakan oleh semua divisi perusahaan atau instansi pemerintahan.
- Laptop atau komputer, jika Anda juga berencana untuk mengelola arsip digital, maka laptop atau komputer yang dilengkapi document management system sangat dibutuhkan, contohnya dengan menggunakan solusi aplikasi berbasis web dari PrimaDoc.
Itulah tadi penjelasan singkat mengenai pengertian, manfaat penyimpanan dokumen menggunakan map gantung, dan juga prasarana pendukung yang dibutuhkan. Jika Anda masih bingung untuk mengubah sistem pengarsipan dengan map gantung, Anda juga dapat berkonsultasi dengan PrimaDoc, yang telah berpengalaman dalam pengelolaan arsip dari berbagai industri.
Selain itu, PrimaDoc juga memiliki layanan pengadaan sarana dan prasarana kearsipan, termasuk pengadaan map gantung, kabinet, dan lainnya. Jadi, siap untuk memanfaatkan map gantung sebagai bagian dalam penyimpanan dokumen yang dikelola? (Pradana)
