Manajemen Dokumen Pengadaan Anda Aman dengan PrimaDoc
Sedang memiliki kendala dalam manajemen dokumen pengadaan yang dimiliki? Bisa jadi, Anda belum mengoptimalkan proses pengelolaan arsip pada internal perusahaan.
Pada operasional bisnis sehari-hari, dokumen pengadaan perlu dikelola dengan baik menggunakan metode yang tepat. Apalagi mengingat di dalamnya memuat transaksi bisnis dengan nominal yang tidak sedikit jumlahnya. Jangan sampai Anda menggunakan cara lama yang berpotensi mengakibatkan hilang atau rusaknya informasi pada dokumen tersebut.
Bagaimana sebenarnya manajemen dokumen pengadaan yang tepat? Untuk memahami caranya, Anda perlu mengetahui solusi dari PrimaDoc. Berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Apa itu Manajemen Dokumen Pengadaan?
Perlu Anda ketahui, menurut Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2021 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Melalui Penyedia menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan dokumen pengadaan adalah serangkaian informasi yang berhubungan dengan pengadaan barang atau juga jasa untuk sebuah tender dengan nominal tertentu.
Oleh karena itu, manajemen dokumen pengadaan dapat diartikan sebagai pengorganisasian atau pengelolaan dokumen untuk kebutuhan pengadaan atau tender, baik yang dilakukan oleh instansi pemerintahan atau juga perusahaan.
Pentingnya Digitalisasi pada Manajemen Dokumen Pengadaan
Mengingat prosesnya yang cukup krusial, manajemen dokumen pengadaan tidak boleh dilakukan sembarangan. Anda membutuhkan dukungan teknologi yang tepat agar dokumen pengadaan yang dikelola tidak tercecer atau juga hilang. Jika sampai terjadi, ada risiko sanksi pidana atau juga perdata yang dihadapi, karena dianggap lalai dalam mengelola dokumen.
Oleh karena itu, manajemen dokumen pengadaan dengan bantuan aplikasi seperti Document Management System (DMS) sangatlah dibutuhkan. Kehadiran solusi berbasis teknologi ini sangat penting untuk memenuhi beberapa hal, yaitu:
1. Meminimalisir kehilangan dokumen pengadaan
Manajemen dokumen pengadaan dengan aplikasi DMS memungkinkan dokumen yang Anda miliki tersimpan dalam format digital. Pengelolaan dokumen dengan bantuan aplikasi ini jauh lebih aman dari bahaya kehilangan, pencurian data, hingga kerusakan dokumen akibat bencana alam.
2. Memudahkan proses klasifikasi dokumen pengadaan
Selain meminimalisir kehilangan, manajemen dokumen pengadaan yang dilengkapi dengan aplikasi DMS juga lebih mudah untuk diklasifikasi atau indexing. Pada dunia kearsipan, indexing adalah langkah untuk kategorisasi dokumen berdasarkan urutan tertentu.
Tentunya proses ini sangat sulit dilakukan secara manual, mengingat dokumen pengadaan umumnya memiliki tingkat kerumitan yang lebih tinggi dan jumlahnya tidaklah sedikit. Oleh karena itu, pengelolaan dokumen digital dengan aplikasi DMS adalah solusinya.
3. Sarana meningkatkan kepatuhan hukum
Seperti yang sempat disinggung sedikit di atas, hilangnya dokumen dapat berpotensi mengakibatkan adanya masalah hukum. Kelalaian penyimpanan dokumen yang masih dikelola secara manual dapat dijerat dengan tindak pidana hingga 7 (tujuh) tahun.
Hal tersebut tentunya dapat Anda hindari dengan adanya aplikasi DMS untuk manajemen dokumen pengadaan. Kehadiran aplikasi ini menjadi bukti kepatuhan dan keseriusan perusahaan Anda dalam mengelola dokumen yang berhubungan dengan pengadaan barang/jasa.
Manajemen Dokumen Pengadaan dengan PrimaDoc
Anda masih bingung untuk menentukan aplikasi DMS yang tepat untuk manajemen dokumen pengadaan? Tidak perlu khawatir, karena PrimaDoc memiliki solusinya!
Dengan pengalaman bertahun-tahun dalam dunia kearsipan, PrimaDoc merupakan vendor kearsipan satu atap yang telah dipercaya banyak perusahaan dari berbagai industri, mulai dari industri migas, farmasi, keuangan, hingga instansi pemerintahan.
Aplikasi DMS dari PrimaDoc juga telah dipastikan memenuhi kualifikasi yang dibutuhkan. Hal ini terbukti dengan sertifikat ISO 9001 yang dimiliki PrimaDoc, yang menjadi landasan keseriusan vendor ini dalam menghadirkan solusi kearsipan yang tepat untuk Anda.
Selain itu, PrimaDoc juga memiliki solusi tambahan seperti layanan perawatan arsip fisik, alih media dokumen, hingga pengelolaan arsip. Semua solusi ini telah disesuaikan dengan standar yang berlaku, karena tim PrimaDoc terdiri dari profesional yang telah terbiasa dalam document handling dalam berbagai skala.
Masih ragu untuk menentukan fitur yang tepat untuk membantu manajemen dokumen pengadaan yang Anda miliki? Konsultasikan bersama PrimaDoc sekarang juga. Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk memulai! (Pradana)
