Kontrol Dokumen Produksi Farmasi dengan PrimaDoc
Peran kontrol dokumen farmasi sangatlah penting, mengingat ruangan yang dimiliki perusahaan untuk menyimpan dokumen fisik juga biasanya terbatas. Oleh karena itu, solusi digitalisasi dokumen untuk membantu menyusun jadwal retensi dapat menjadi pertimbangan Anda.
Bagaimana sebenarnya peran kontrol dokumen farmasi dan implikasi alih media dokumen bagi perusahaan produsen obat-obatan? Untuk memahami lebih lanjut tentang topik ini, berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Pentingnya Kontrol Dokumen Farmasi
Seperti yang kita ketahui, perusahaan farmasi merupakan salah satu jenis industri yang perlu melakukan perencanaan matang dalam produksi obat-obatan, mengingat sistem yang dimiliki juga cukup kompleks. Oleh karena itu, kontrol dokumen farmasi menjadi elemen penting yang perlu diperhatikan dengan baik. Setidaknya ada beberapa alasan mengapa kegiatan controlling menjadi penting, antara lain:
- Menciptakan konsistensi, khususnya dalam pembuatan SOP kearsipan dalam perusahaan farmasi, sehingga setiap dokumen yang dibuat dapat dikelola dengan baik tanpa adanya risiko kehilangan atau juga kerusakan.
- Sistem penyimpanan yang lebih sistematis, sehingga dokumen yang dibutuhkan dapat ditemukan dengan mudah jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
- Mencegah lewatnya masa retensi dokumen, khusus untuk mematuhi peraturan pemerintah mengenai masa retensi dokumen selama minimum 10 tahun.
- Menjadi referensi pelaksanaan operasional farmasi, agar kinerja produksi dan juga manajemen perusahaan menjadi lebih efisien dan juga optimal untuk jangka panjang.
- Mencegah kesalahan informasi, khususnya yang berakibat fatal pada kegiatan operasional perusahaan farmasi yang Anda kelola.
Metode Kontrol Dokumen Farmasi
Setelah mengetahui tentang alasan pentingnya kontrol dokumen farmasi, Anda juga perlu mengetahui beberapa tahapan yang harus dilalui agar pengendalian dan juga kontrol atas informasi dapat dilakukan dengan efektif. Beberapa tahap tersebut meliputi:
- Pengkajian dokumen, untuk memastikan agar informasi yang tercantum di dalam dokumen farmasi sudah benar dan dapat didistribusikan ke departemen bersangkutan.
- Revisi dokumen, merupakan tahap perbaikan pada informasi yang keliru di dalam dokumen, untuk menjamin keabsahan informasi yang dilakukan terakhir kali.
- Persetujuan akhir, yang dapat dilakukan oleh kepala departemen atau pihak yang berwenang untuk menandatangani dan mengotentikasi informasi yang terdapat di dalam dokumen.
Mengenal PrimaDoc sebagai Solusi Kontrol Dokumen Farmasi
Untuk meningkatkan optimalisasi kontrol dokumen farmasi, kini PrimaDoc hadir dengan solusi aplikasi Document Management System (DMS) yang dapat diandalkan. Solusi ini mampu membantu Anda untuk menyelesaikan beberapa permasalahan terkait kontrol informasi dan dokumen, yaitu:
- Pengaturan jadwal retensi
Pada beberapa kesempatan, masih ada banyak perusahaan farmasi yang melakukan penyusunan jadwal retensi secara manual. Padahal dengan bantuan aplikasi PrimaDoc yang dilengkapi fitur ‘retensi dokumen’, Anda dapat melakukannya secara otomatis untuk semua dokumen digital yang tersimpan pada server PrimaDoc.
- Kebocoran informasi
Salah satu peran kontrol dokumen farmasi adalah untuk memastikan kerahasiaan informasi yang dimiliki. Untuk itu, Anda dapat memanfaatkan fitur ‘hak akses’ yang terdapat pada aplikasi PrimaDoc. Dengan fitur ini, user yang tidak memiliki akses tidak akan mampu membuka dokumen tersebut, karena aplikasi DMS PrimaDoc dilengkapi teknologi enkripsi dengan keamanan optimal.
- Kesulitan dalam menemukan informasi
Untuk memastikan agar penemuan kembali dokumen menjadi lebih mudah, aplikasi PrimaDoc juga dilengkapi dengan sistem indexing berdasarkan kata kunci (keyword). Selain itu, pada setiap dokumen juga tersedia kolom deskripsi konten yang berisi ringkasan dari isi dokumen yang hendak diakses oleh user.
- Bencana yang dapat datang sewaktu-waktu
Mengingat Indonesia merupakan negara yang sering mengalami bencana alam, tentunya keberadaan dokumen fisik sangatlah riskan. Untuk itu, Anda dapat memanfaatkan solusi pelengkap berupa alih media PrimaDoc untuk memastikan agar dokumen digital dapat tetap diakses meskipun terjadi kerusakan pada infrastruktur perusahaan.
Jadi, mengingat banyaknya masalah mengenai kontrol dokumen farmasi yang dapat diselesaikan oleh aplikasi PrimaDoc, tentunya solusi ini sangat tepat untuk Anda jadikan pilihan. Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut dan juga mencoba aplikasi demo PrimaDoc? Hubungi tim marketing kami sekarang juga untuk informasi selengkapnya! (Pradana)
