Kelola Dokumen Notaris Jangan Sampai Hilang!
Tata kelola dokumen notaris yang tepat sangatlah dibutuhkan agar arsip vital dan rahasia dapat dijaga keutuhannya dalam jangka panjang. Mengapa demikian?
Hal tersebut dibutuhkan agar dokumen notaris yang Anda kelola dapat tersimpan dengan baik sesuai dengan peraturan yang berlaku. Menurut Pasal 64 Ayat (5) UU Jabatan Notaris menyebutkan bahwa penyimpanan dokumen vital seperti protokol notaris harus dilakukan oleh kantor notaris selama kurun waktu 25 tahun, sebelum akhirnya diserahkan kepada Majelis Pengawas Daerah (MPD).
Oleh karena itu, Anda membutuhkan gudang penyimpanan arsip untuk tata kelola dokumen notaris yang mumpuni dan cukup untuk menampung semua berkas penting.
Akan tetapi, masalahnya tidak berhenti sampai di situ. Jangka waktu penyimpanan yang begitu lama ini juga dibarengi dengan risiko kerusakan dan kehilangan yang tinggi.
Jadi, Anda perlu mengetahui cara mengelola dokumen notaris yang tepat agar risiko tersebut dapat diminimalisir. Bagaimana caranya? Simak informasi selengkapnya di bawah:
Masalah Tata Kelola Dokumen Notaris yang Sering Dihadapi
Untuk dapat memberikan solusi yang tepat, tentunya kita perlu mengetahui terlebih dahulu mengenai permasalahan yang saat ini sedang dihadapi oleh dunia kenotariatan dalam hal tata kelola dokumen notaris.
Permasalahan utama yang masih jamak ditemui saat ini adalah banyaknya kantor notaris yang harus mengelola dokumen arsip notaris secara konvensional.
Mengapa hal ini dapat terjadi? Karena belum adanya payung hukum dari pemerintah untuk menjamin notaris digital untuk dapat beroperasi sepenuhnya.
Alhasil, banyak kantor notaris yang bertahan dengan cara lama untuk mengelola dokumen yang dimiliki. Padahal ada beberapa masalah yang timbul akibat pengelolaan dokumen notaris yang dilakukan secara konvensional, yaitu:
1. Dokumen mudah tercecer jika tidak segera dirapikan
Mengingat volume dokumen notaris yang cukup tinggi setiap harinya, maka risiko dokumen yang tercecer pun cukup tinggi, baik karena kelalaian staf atau juga SOP yang belum konkrit.
Tentunya dokumen yang tercecer dapat menyulitkan tata kelola dokumen notaris, yang mengakibatkan pencarian informasi yang dibutuhkan jadi kurang efisien dan memakan waktu yang tidak sedikit.
2. Alur peminjaman dokumen tidak sesuai SOP
Layaknya bisnis pada industri lainnya, tata kelola dokumen notaris pun harus dilakukan dengan mengikuti kaidah kearsipan yang Anda. Alur keluar-masuk informasi harus diperhatikan dengan seksama oleh arsiparis.
Mengapa hal ini penting? Tentunya untuk menjamin keutuhan dan validitas informasi yang tersimpan di dalam dokumen penting, contohnya seperti protokol notaris.
Permasalahannya, masih bisa kita temukan kantor notaris yang belum memiliki SOP yang jelas untuk proses peminjaman dan pengembalian dokumen. Hal ini dapat menjadikan temu kembali informasi jadi lebih lama.
3. Tata kelola dokumen notaris yang amburadul
Tata kelola dokumen notaris yang tidak dilengkapi sistem informasi juga cenderung lebih berantakan, sehingga risiko kehilangan atau kerusakan dokumen juga lebih tinggi.
Masalah ini tentunya perlu mendapat perhatian khusus, apalagi mengingat banyaknya jenis dokumen yang harus dikelola kantor notaris. Tanpa adanya dukungan teknologi, cara lama dalam tata kelola dokumen notaris dapat membawa malapetaka jika dibiarkan dalam waktu yang lama.
Cara Mengelola Dokumen Notaris yang Tepat
Dukungan teknologi terkini sangat dibutuhkan agar dokumen notaris yang Anda kelola dapat tetap terjaga keamanan dan keutuhannya.
Untuk itu, Anda harus mula mempertimbangkan untuk beralih menggunakan sistem pengelolaan dokumen berbasis elektronik. Contohnya seperti aplikasi Document Management System (DMS) yang telah banyak dimanfaatkan oleh industri lainnya.
Lalu, harus mulai dari mana untuk memilih aplikasi DMS yang tepat?
Tidak perlu khawatir, karena saat ini PrimaDoc telah mengembangkan aplikasi DMS yang dilengkapi dengan berbagai kelebihan, mulai dari web based app yang memungkinkan akses aplikasi dari mana saja dan kapan saja hingga fitur lengkap sesuai kebutuhan kantor notaris
Selain itu, PrimaDoc juga memiliki layanan pengelolaan dokumen untuk membantu Anda merapikan dokumen yang tercecer, dengan menerapkan kaidah kearsipan yang telah sesuai standar perundang-undangan agar Anda lebih mudah menemukan dokumen yang dibutuhkan.
Jadi, tunggu apa lagi? Lengkapi proses tata kelola dokumen notaris Anda dengan layanan dari PrimaDoc sekarang juga. Hubungi tim marketing kami untuk memulai! (Pradana)
