Inilah Wujud Sistem Pengelolaan Dokumen yang Efektif untuk Koperasi
Sistem pengelolaan dokumen, atau administrasi, merupakan salah satu aspek penting dalam keberlangsungan usaha. Hal tersebut berlaku pada badan pemerintahan, perusahaan, maupun organisasi. Banyak badan usaha yang terganggu aktivitasnya akibat pengelolaan dokumen yang kurang baik. Misalkan, pencatatan dokumen penjualan yang tidak dikelola dengan baik menyulitkan perusahaan dalam menghitung neraca keuangan perusahaan.
Koperasi, sebagai badan usaha bersama yang beranggotakan banyak orang, tidak terlepas dari kegiatan administrasi. Koperasi yang baik dan mampu berkembang, salah satunya dikarenakan mereka menerapkan prinsip dan sistem pengelolaan dokumen yang efektif dan efisien. Seperti apa sistem pengelolaan dokumen yang efektif untuk koperasi? Silakan untuk membaca penjelasan selengkapnya di bawah ini.
Sistem Pengelolaan Dokumen yang Aman
Koperasi merupakan suatu bentuk badan usaha milik bersama bagi anggotanya. Hal tersebut membuat koperasi memiliki banyak catatan dokumen yang mencakup data keanggotaan, serta aktivitas unit usaha yang dinaungi oleh koperasi. Sistem pengelolaan dokumen koperasi harus mampu menangani semua catatan tersebut, mulai dari dokumen simpanan dana, piutang anggota, hingga dokumen transaksi seluruh unit usaha koperasi.
Koperasi merupakan badan usaha milik bersama, jadi setiap dokumen yang ada bersifat sensitif dan penting. Hal tersebut menuntut koperasi memiliki sistem pengelolaan dokumen yang efisien, efektif, serta memiliki keamanan tinggi. Sistem administrasi harus memenuhi prinsip dapat dengan mudah diakses oleh anggota yang berkepentingan, namun harus tetap aman dari berbagai risiko seperti kehilangan dokumen, rusaknya dokumen, atau manipulasi dokumen oleh pihak yang tidak berkepentingan. Sistem harus memiliki sebuah otorisasi akses sesuai dengan batasan kewenangan masing-masing anggota.
Sistem Pengelolaan Dokumen Harus Praktis dan Fleksibel
Sebagai bentuk badan usaha keanggotaan, koperasi sangat terbuka dengan pihak yang ingin bergabung dan menjadi anggota koperasi. Semakin berkembangnya unit usaha koperasi, umumnya diiringi dengan jumlah anggota koperasi yang terus bertambah seiring dengan berjalannya waktu. Karakter koperasi yang terbuka dengan anggota baru, menuntut sistem pengelolaan dokumen koperasi juga harus siap terhadap penambahan jumlah anggota.
Koperasi juga memiliki karakteristik yang berbeda dengan perusahaan. Dalam perkembangan koperasi, pergantian peran dan kepengurusan secara rutin berubah dalam jangka waktu tertentu. Hal tersebut menuntut adanya proses serah terima kewenangan dokumen administratif setiap ada pergantian pengurus.
Pergerakan kepengurusan koperasi yang dinamis memunculkan tuntutan pada sistem pengelolaan dokumen yang fleksibel. Sistem administrasi harus dapat dengan mudah untuk dipindahkan kewenangannya, baik dari segi akses maupun kelengkapan data administrasi. Sistem pengelolaan dokumen yang praktis dalam proses penyimpanan dan pencarian kembali, sangat cocok dengan dinamika koperasi.
Jika koperasi masihbertahan dengan sistem pengelolaan dokumen yang konvensional dan kaku, tentu akan menyulitkan dan merepotkan anggota maupun pengurus setiap dilaksanakan perubahan struktur pengurus. Terlebih dengan adanya potensi data administrasi yang hilang, akan semakin menghambat kepengurusan baru.
Sistem pengelolaan Dokumen yang Transparan
Meskipun dalam satu naungan koperasi yang sama, karakteristik bidang dan aktivitas setiap unit usaha koperasi dapat memiliki cirinya masing-masing. Hal tersebut membuat administrasi di masing-masing unit usaha koperasi memiliki karakter yang berbeda. Namun sebagai satu kesatuan unit, akan lebih efektif jika keseluruhan sistem pengelolaan dokumen saling terhubung dan terintegrasi.
Dengan asumsi struktur kewenangan koperasi yang bersifat komunal (dipegang oleh beberapa pihak), idealnya koperasi didukung dengan sistem pengelolaan dokumen yang transparan. Masing-masing anggota dapat memperoleh hak dan kewajiban yang sama untuk melakukan kontrol terhadap perkembangan aktivitas koperasi, termasuk dokumentasi arsip di setiap lini unit usaha koperasi.
Jika kemudian diajukan pertanyaan tentang sistem pengelolaan dokumen yang memenuhi berbagai kriteria di atas, maka penyimpanan arsip digital adalah jawabannya. Pengelolaan menjadi lebih fleksibel dan praktis karena seluruh dokumen berwujud digital dan dapat diakses kapan saja dengan lebih mudah. Selain itu, arsip juga terbebas dari ancaman hama seperti tikus atau rayap sehingga dapat bertahan lama.
Bagaimana dengan keamanan data? Koperasi tidak perlu mengkhawatirkan tentang keamanan data jika menggunakan sistem dengan fitur enkripsi seperti PrimaDoc. Dokumen dilapisi oleh perlindungan yang membuatnya tidak mudah terbaca oleh pihak yang tidak memiliki akses atau kewenangan. Ingin mengetahui lebih banyak tentang sistem pengelolaan dokumen digital? Silakan menghubungi tim marketing PrimaDoc!
