Hadapi Urgensi Digitalisasi di Era Dunia Serba Kilat
Urgensi digitalisasi sudah semakin mendekat dan tidak dapat dihindari! Perusahaan yang tidak beradaptasi akan tertinggal dan kalah dalam kompetisi dunia bisnis yang semakin ketat.
Apalagi dengan semakin banyaknya bermunculan teknologi yang diadopsi oleh perusahaan dan juga instansi pemerintahan, tentunya Anda membutuhkan solusi yang tepat untuk menghadapi dunia yang sudah serba kilat atau instan.
Dari mana kita dapat memulainya? Simak informasi selengkapnya di bawah ini!
Kearsipan Elektronik: Urgensi Digitalisasi yang Sering Diabaikan
Banyak yang belum menyadari bahwa keberadaan sistem kearsipan yang optimal merupakan hal fundamental bagi sebuah entitas bisnis atau juga publik.
Permasalahannya, banyak yang bingung harus bagaimana menghadapi urgensi digitalisasi pada proses kearsipan. Padahal kearsipan perusahaan yang sudah didukung oleh sistem digital mampu meningkatkan kapasitas organisasi yang Anda kelola, baik dalam hal operasional bisnis sehari-hari atau juga pengambilan keputusan strategis.
4 Tantangan dalam Menghadapi Urgensi Digitalisasi Kearsipan
Dalam sebuah artikel yang diterbitkan oleh Yoursay.id disebutkan bahwa era ekonomi 4.0 menawarkan tantangan yang cukup krusial, yang menjadikan urgensi digitalisasi kearsipan muncul ke permukaan.
Menurut Andi Kasman, Deputi Bidang IPSK Arsip Nasional RI, menyebutkan ada empat tantangan utama yang harus diselesaikan dunia kearsipan era teknologi, meliputi:
1. SDM yang belum menguasai teknologi kearsipan
Urgensi digitalisasi kearsipan muncul karena adanya dorongan yang diakibatkan SDM yang belum menguasai teknologi, tetapi perusahaan memaksakannya.
Permasalahan ini tentunya sangat krusial, mengingat arsiparis atau staf kearsipan lainnya memiliki peran penting untuk menjamin keutuhan informasi dan menyediakan data yang dibutuhkan.
Untuk itu, pelatihan teknologi yang berkelanjutan perlu dilakukan. Setiap arsiparis harus dibekali dengan kualifikasi teknologi yang dibutuhkan dalam menghadapi urgensi digitalisasi.
2. Kemunculan teknologi kearsipan yang begitu cepat
Meskipun era digital menawarkan kecepatan yang tidak kita rasakan sebelumnya, tetapi kemunculan solusi berbasis teknologi baru untuk dunia kearsipan mengharuskan perusahaan mampu beradaptasi dengan cepat.
Permasalahannya, tidak semua perusahaan memiliki kapabilitas tersebut, sehingga yang menjadi ‘pemenang’ adalah perusahaan yang mengadopsi teknologi kearsipan sejak dini.
Dengan begitu, solusi teknologi kearsipan ter-update dan siap pakai (ready to use) sangatlah dibutuhkan dalam menghadapi urgensi digitalisasi yang begitu besar.
3. Tingginya volume data tanpa disertai infrastruktur yang mumpuni
Urgensi digitalisasi juga berdampak pada meningkatnya jumlah data dan informasi yang harus diproses oleh perusahaan. Tentunya, manajemen perusahaan yang tidak siap dengan hal ini akan kesulitan, khususnya tanpa adanya infrastruktur dan sistem yang optimal tanpa down time.
Di sisi lain, data dan informasi yang semakin beragam bentuknya juga menjadi kendala bagi perusahaan. Jika sebelumnya perusahaan hanya dihadapkan pada pengelolaan arsip dalam bentuk dokumen semata, kini arsip dalam bentuk audio visual sudah jamak ditemukan.
Di sinilah peran vendor yang memiliki solusi praktis bagi kearsipan perusahaan dibutuhkan, karena perusahaan pastinya kesulitan untuk menciptakan aplikasi secara mandiri.
4. Kehadiran teknologi cloud computing dan artificial intelligence
Kemunculan teknologi berbasis AI dan juga cloud computing muncul sebagai respon atas urgensi digitalisasi yang muncul belakangan.
Perusahaan yang masih bertahan dengan cara konvensional untuk mengelola dokumen tentunya akan kelimpungan dalam bernavigasi menggunakan teknologi. Jika tidak digunakan, yang terjadi selanjutnya malah perusahaan akan segera tertinggal dari kompetitor.
Adakah Solusi Menghadapi Urgensi Digitalisasi?
Bagi Anda yang masih khawatir dengan berbagai tantangan yang muncul akibat adanya urgensi digitalisasi kearsipan seperti yang dijelaskan di atas, maka sudah saatnya Anda berkenalan dengan solusi optimalisasi kearsipan yang dihadirkan oleh PrimaDoc!
PrimaDoc merupakan salah satu vendor kearsipan terkemuka yang telah beberapa waktu belakangan ini menciptakan berbagai solusi berbasis teknologi untuk melengkapi kebutuhan kearsipan perusahaan sebagai respon atas urgensi digitalisasi pada era modern.
Beberapa layanan yang dimiliki seperti aplikasi Document Management System (DMS), alih media kearsipan, hingga perawatan dokumen inaktif akhirnya menjadi pilihan dari banyak perusahaan yang tersebar pada berbagai industri, mulai dari keuangan, farmasi, hingga firma hukum sekalipun.
Kehadiran aplikasi web based app yang memungkinkan akses dokumen dari browser biasa tanpa instalasi khusus juga menjadi keunggulan dari PrimaDoc.
Jadi, tidak ada alasan lagi untuk khawatir dalam menghadapi urgensi digitalisasi pada dunia yang sudah serba cepat. Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga untuk selengkapnya! (Pradana)
