Dokumen Finance Menggunung? Hemat Tempat dengan DMS!
Bagi perusahaan dan instansi pemerintahan, solusi untuk pengelolaan dokumen finance yang lebih aman dan berkualitas sangatlah dibutuhkan. Apalagi di dalamnya memuat informasi sensitif mengenai aktivitas keuangan sebuah organisasi, tentunya keberadaannya harus dijaga dengan baik agar dapat digunakan untuk pengambilan keputusan perusahan.
Permasalahannya, dokumen finance yang menggunung karena terus dibiarkan juga tidak baik, mengingat lahan yang dibutuhkan untuk mengelola dan menyimpannya juga akan terus bertambah.
Untuk itu, aplikasi Document Management System (DMS) merupakan salah satu solusi yang dapat Anda pertimbangkan, khususnya dalam menghemat tempat untuk gudang penyimpanan arsip keuangan. Bagaimana caranya? Berikut penjelasan selengkapnya!
Mengenal Dampak Buruk dari Pengelolaan Dokumen Finance Konvensional
Sebelum berkembangnya teknologi yang semakin terjangkau seperti saat ini, umumnya perusahaan dan instansi pemerintahan akan bergantung pada gudang kearsipan konvensional untuk mengelola dan menyimpan dokumen finance.
Akan tetapi, pengelolaan dengan cara lama ini kurang efektif di tengah kecepatan penyebaran informasi yang semakin diandalkan. Untuk itu, Anda perlu menyadari masalah ini agar dapat meyakinkan diri dan perusahaan agar bertransformasi dengan adanya dukungan aplikasi DMS.
Setidaknya ada empat dampak buruk dari pengelolaan dokumen finance konvensional yang sering ditemui, antara lain:
1. Sumber daya manusia yang terbatas untuk mengelola dokumen
Dokumen finance tidak dapat dikelola secara sembarangan, melainkan dengan tim yang secara khusus mengerti dalam menangani aktivitas keuangan. Permasalahannya, tidak semua perusahaan memiliki sumber daya manusia yang mumpuni, khususnya yang mengerti perihal pengelolaan arsip dan juga keuangan.
Contohnya, jika Anda hanya memiliki 2 staf yang bertugas mengurusi aktivitas finance perusahaan. Tentunya dengan 2 staf ini tidak akan cukup jika mereka juga dibebankan dengan tugas untuk mengelola dokumen, baik dari aktivitas indexing hingga sistem temu kembali dokumen.
2. Pencarian dokumen membutuhkan waktu yang lama
Dalam organisasi bisnis ataupun pemerintahan, informasi yang cepat sangatlah krusial untuk pengambilan keputusan. Untuk itu, pengelolaan dokumen finance yang masih dilakukan secara konvensional sangatlah menyulitkan, mengingat Anda perlu mencari satu persatu dokumen yang dibutuhkan.
Belum lagi, risiko dokumen finance terselip atau hilang juga cukup besar, karena kita tidak dapat mengawasinya 24 jam. Meskipun dapat dilakukan, biaya yang dibutuhkan pun akan membengkak. Oleh karenanya, solusi seperti aplikasi DMS sangatlah dibutuhkan.
3. Keamanan dokumen finance yang kurang terjamin
Seperti yang kita ketahui, dokumen finance biasanya mengandung informasi yang cukup sensitif. Untuk itu, aktivitas keuangan yang tertuang pada dokumen fisik dapat memperbesar risiko terpapar atau diketahuinya informasi di dalamnya oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
Di sisi lain, risiko pencurian informasi juga terus mengintai Anda, karena dokumen yang tersimpan pada gudang kearsipan cukup banyak, sehingga lebih sulit untuk monitoring keseluruhan dokumen tersebut.
4. Risiko penurunan produktivitas karyawan
Dokumen finance umumnya dibutuhkan untuk banyak aktivitas pada perusahaan atau instansi pemerintahan. Untuk itu, dokumen ini biasanya cukup sering dipinjam. Tentunya akan sangat menyulitkan jika dokumen yang sama dibutuhkan oleh beberapa departemen sekaligus, mengingat dokumen tersebut tidak bisa berpindah tangan dengan cepat.
Waktu tunggu yang terlalu lama ini berisiko menurunkan produktivitas, sehingga akan berdampak secara langsung kepada operasional perusahaan atau juga instansi pemerintahan.
Dapatkah Aplikasi DMS Menyelesaikan Masalah di Atas?
Untuk mengatasi keempat masalah di atas, maka kehadiran solusi aplikasi DMS untuk manajemen dokumen finance yang lebih baik sangatlah dibutuhkan.
Aplikasi DMS memungkinkan agar seluruh dokumen finance yang Anda miliki tersedia dalam format digital. Tentunya hal ini sangatlah bermanfaat, karena penggunaan dokumen jadi lebih efisien dan efektif. Risiko kehilangan pun dapat diminimalisir, sehingga akurasi informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan menjadi lebih valid.
Saat ini, PrimaDoc juga telah mengembangkan aplikasi Document Management System yang dilengkapi dengan berbagai fitur lengkap untuk Anda. Dengan adanya web based app, tim profesional yang siap sedia untuk membantu proses maintenance, hingga kualitas pelayanan yang terbukti dengan adanya sertifikat ISO 9001, maka solusi pengelolaan dokumen finance dari PrimaDoc dapat Anda pertimbangkan.
Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut mengenai solusi aplikasi DMS dari PrimaDoc? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga untuk informasi selengkapnya! (Pradana)
