DMS PrimaDoc dengan Teknologi OCR Optimalkan Pengelolaan Arsip Digital Perusahaan Anda
Document Management System (DMS) yang dilengkapi dengan teknologi Optical Character Recognition (OCR) merupakan solusi terbaik untuk pengelolaan arsip secara digital. Berbeda dengan aplikasi DMS konvensional, DMS OCR mampu mendeteksi teks pada dokumen gambar, sehingga memberikan fleksibilitas dan akurasi tinggi dalam pengelolaan data digital. Untuk memberikan dukungan terbaik bagi transformasi digital di perusahaan Anda, DMS PrimaDoc telah didukung dengan teknologi OCR.
Keunggulan DMS OCR PrimaDoc
Pengelolaan arsip yang baik menjadi fondasi bagi kemajuan perusahaan di era digital ini. Tidak dapat dipungkiri, bahwa pengelolaan dokumen digital di lingkup perusahaan tidak dapat dipisahkan dari keberadaan dokumen-dokumen berisi informasi teks yang disimpan dalam format gambar seperti PDF, JPG, dan JPEG. Ini menyebabkan informasi teks yang tertulis di dalamnya tidak teridentifikasi sebagai teks oleh sistem komputer.
Kemampuan teknologi OCR dalam mengenali dan mengekstrak teks pada dokumen digital DMS dapat membantu mengatasi masalah tersebut. Kemampuan itulah yang menjadi alasan mengapa PrimaDoc menyediakan DMS yang berteknologi OCR. Dengan kemampuan tersebut, DMS PrimaDoc memiliki berbagai keunggulan dibandingkan DMS lainnya, yang meliputi:
1. Pencarian arsip lebih mudah
Dengan kecanggihan OCR yang mampu memindai teks dalam dokumen, pencarian data dapat dilakukan dengan memasukan kata kunci (keyword) atau data yang sedang Anda butuhkan di kolom pencarian. Sistem akan mengidentifikasi dan memindai teks dalam dokumen, dan menampilkan dokumen yang Anda butuhkan dalam hitungan detik. Anda tidak perlu lagi melakukan pencarian dokumen berdasarkan nama file-nya. Teknologi ini dapat menghemat waktu secara signifikan, serta meningkatkan akurasi pencarian.
2. Menghindari kerusakan arsip cetak
Implementasi DMS OCR PrimaDoc tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga melindungi arsip cetak dari risiko kerusakan atau hilang. Dengan menyimpan dokumen secara digital, perusahaan dapat menghindari potensi kerugian yang disebabkan oleh faktor eksternal seperti kebakaran atau bencana alam. Selain itu, DMS juga dapat mengurangi risiko kehilangan data berharga. Fitur keamanan pada DMS PrimaDoc, seperti pengaturan hak akses dokumen membantu perusahaan dalam menjaga integritas arsip perusahaan.
3. Kemudahan melacak pemanfaatan arsip
DMS PrimaDoc dapat memberikan riwayat dan status perubahan data pada setiap dokumen secara real-time. Ini tidak hanya membantu mengoptimalkan pengelolaan arsip, tetapi juga meningkatkan transparansi dalam penggunaan informasi. Dengan mengakses data pelacakan yang akurat, perusahaan dapat memantau sejauh mana arsip dimanfaatkan dan siapa saja yang melakukan perubahan data. Ini akan membantu perusahaan dalam menjaga integritas data.
4. Pengaturan hak akses arsip lebih mudah
DMS OCR PrimaDoc telah dilengkapi dengan fitur pengaturan hak akses arsip. Fitur ini memungkinkan Anda dapat dengan mudah menetapkan level akses yang berbeda untuk setiap anggota tim, memastikan bahwa setiap individu hanya dapat mengakses dokumen sesuai dengan peran dan kewenangannya. Hal ini tidak hanya meningkatkan keamanan informasi, tetapi juga mengoptimalkan kolaborasi tim.
Dengan memberikan hak akses yang terukur, perusahaan dapat mencegah akses yang tidak sah dan mengamankan data yang sensitif. DMS PrimaDoc membantu menciptakan lingkungan kerja yang terstruktur, efisien, dan sesuai dengan kebutuhan masing-masing pengguna.
5. Pemanfaatan dan pengolahan dokumen kapanpun dimanapun
Dengan DMS, perusahaan Anda dapat mewujudkan akses data yang mudah dan fleksibel. Karyawan dapat mengakses, mengunggah, dan mengelola dokumen kapan saja membutuhkan, tanpa terbatas ruang dan waktu. Fleksibilitas ini tidak hanya meningkatkan produktivitas, tetapi juga memastikan respons cepat terhadap perubahan situasional.
Bagaimana Jika Saya Masih Ragu dengan Manfaat DMS OCR PrimaDoc
Kami memahami bahwa memilih aplikasi DMS menjadi salah satu aspek terpenting dalam proses transformasi digital di perusahaan Anda. Oleh sebab itu, kami memberikan kesempatan bagi Anda untuk merasakan manfaat aplikasi DMS OCR secara langsung. Anda bisa mengajukan demo aplikasi DMS kami terlebih dulu. Tenang saja, karena pengajuan demo aplikasi PrimaDoc sangat mudah, berikut caranya:
- Klik tombol request demo
- Isi form yang muncul dengan lengkap, mulai dari “Informasi Kontak” hingga “Informasi Tambahan”. Untuk pengajuan demo aplikasi DMS PrimaDoc, pada kolom “Pilih Layanan”, pilih opsi “Aplikasi PrimaDoc”.
- Setelah selesai, klik tombol “Kirim”.
- Cek email Anda secara berkala, tim kami akan berikan konfirmasi secepatnya.
- Anda juga bisa klik tombol atau link di bio untuk ajukan request demo!
Perusahaan Anda tidak perlu khawatir tentang keamanan data strategis dalam arsip yang dialihmediakan, karena PrimaDoc hanya menugaskan arsiparis yang telah bersertifikat dan memiliki integritas dalam layanan kearsipan. Selain itu, PrimaDoc juga siap untuk menyediakan dokumen Non-Disclosure Agreement NDA sebelum proses alih media dilakukan, sehingga kerahasiaan data perusahaan terjamin dan dijaga dengan baik selama proses transformasi digital. Jadi, segera hubungi tim marketing PrimaDoc untuk berdiskusi lebih lanjut! (Septiani)
