Digitalisasikan Dokumen, Wujudkan Transparansi dalam Perusahaan Anda
Siapa yang pekerjaannya tidak berkaitan dengan dokumen? Hampir semua perusahaan pasti membutuhkan digitalisasi dokumen untuk meningkatkan efisiensi, khususnya dalam hal sharing data dan informasi untuk kepentingan perusahaan.
Perusahaan yang memiliki dokumen dengan volume yang cukup tinggi pastinya merasa khawatir dengan penumpukan dokumen fisik yang terus menggunung dari tahun ke tahun.
Apalagi dokumen yang dicetak di atas kertas sangat rentan sobek, basah dan hilang. Belum lagi penyimpanan dokumen yang buruk dan tidak terawat, sehingga dapat mempengaruhi akurasi data dan informasi yang disajikan.
Akan tetapi, Anda tidak perlu khawatir, karena perkembangan teknologi yang semakin maju membawa dampak positif bagi perusahaan. Penggunaan teknologi untuk digitalisasi dokumen dapat mempermudah pengelolaan dokumen yang Anda miliki.
Perusahaan Anda harus memanfaatkan peluang ini sebaik mungkin, guna memudahkan manajemen dokumen melalui proses alih media dokumen.
Jika sebelumnya dokumen yang Anda miliki diolah secara manual, maka sudah saatnya Anda beralih memanfaatkan teknologi informasi untuk simplifikasi semua proses kearsipan.
Untuk itu, Anda dapat mengandalkan digitalisasi dokumen untuk pengelolaan arsip yang lebih optimal. Bagaimana caranya? Berikut adalah ulasan selengkapnya!
Mengenal Digitalisasi Dokumen
Digitalisasi dokumen merupakan proses alih media dokumen dari bentuk media fisik, audio, maupun video menjadi bentuk digital. Proses transformasi tersebut membutuhkan peralatan yang memadai seperti komputer, scanner atau perangkat lain.
Digitalisasi dokumen pada umumnya bertujuan untuk meminimalisir penggunaan dokumen fisik, mengurangi biaya pengeluaran kertas, memudahkan mengirim dan distribusi data, serta perawatan dokumen yang lebih sederhana.
Perlu Anda ketahui, Ada beberapa tahapan untuk memproses dokumen menjadi digital, diantaranya :
Scanning
Proses scanning diperlukan untuk mengubah dokumen cetak seperti buku, berkas laporan, naskah. Dokumen kertas tersebut diproses dengan bantuan scanner.
Konversi
Perlu Anda ketahui, untuk dokumen dengan format jpg, word, excel, png, mp3 dan juga mp4 dapat diubah menjadi dokumen digital dengan cara konversi, yang memungkinkan perubahan format agar dapat melalui proses indexing untuk temu kembali dokumen.
Mengenal Solusi Digitalisasi Dokumen untuk Perusahaan Berskala Besar
Meskipun metode yang telah disebutkan di atas terlihat mudah dilakukan, nyatanya metode digitalisasi dokumen seperti scanning dan konversi hanya dapat diterapkan untuk dokumen sederhana, sehingga dapat dilakukan siapapun.
Sementara untuk pengolahan dokumen dengan skala yang lebih rumi, maka Anda dapat menggunakan aplikasi tertentu sesuai kebutuhan perusahaan. Contohnya, aplikasi Document Management System (DMS) dari PrimaDoc, yang didesain khusus untuk memenuhi kebutuhan Anda dalam mengelola dokumen yang sebelumnya telah dialih media.
Keuntungan menggunakan layanan sistem pengelolaan dokumen berbasis digital dari PrimaDoc tidak hanya dapat mempercepat pekerjaan dan mengurangi limbah kertas, tetapi juga mampu membantu Anda dalam mewujudkan transparansi dokumen yang dapat diakses dengan mudah oleh siapapun.
Mengapa Transparansi Dokumen Perusahaan Sangat Diperlukan?
Transparansi adalah bagian dari budaya kerja (working culture) yang harus ada di perusahaan. Tidak dapat kita dipungkiri bahwa aksesibilitas dokumen perusahaan yang lebih terbuka juga perlu diwujudkan. Dengan adanya informasi maupun data perusahaan yang lebih jelas dan juga terbuka, nantinya risiko terjadinya kekeliruan persepsi dapat dihindari.
Masalah kekeliruan ini yang dapat berdampak pada rendahnya kepercayaan publik pada perusahaan Anda. Tentunya Anda tidak menginginkan hal tersebut bukan?
Bahkan menurut Sri Mulyani, Menteri Keuangan Republik Indonesia, transparansi dokumen bukan hanya sekedar keterbukaan dokumen bagi semua stakeholder saja, tetapi juga tanggung jawab moral yang harus diemban oleh perusahaan.
Meskipun begitu, penerapan transparansi pada perusahaan tetap harus memperhatikan ketentuan yang ditetapkan tanpa merugikan pihak manapun. Oleh karena itu, solusi digitalisasi dokumen dari PrimaDoc berperan penting untuk memastikan keamanan data dan pengoperasian dokumen yang lebih mudah untuk operasional perusahaan dengan biaya investasi yang lebih terukur.
Dengan adanya digitalisasi dokumen, perusahaan yang Anda jalani dapat mewujudkan transparansi yang bisa diperoleh dengan cara efektif dan efisien. Sehingga kepercayaan pihak lain terhadap perusahaan Anda akan tetap terjaga.
Jadi, sudah siap untuk beralih menggunakan solusi digitalisasi dokumen dari PrimaDoc? Hubungi tim marketing kami untuk mendapatkan informasi lengkap mengenai layanan ini! (Pradana)
