Digitalisasi Arsip Properti, Mudahkan Proses Transaksi dengan Pembeli
Sudah tahukah Anda bahwa digitalisasi arsip properti terbukti mampu menjadikan proses pengelolaan dokumen menjadi lebih efektif? Keberadaan solusi ini tidak hanya menyelamatkan Anda dari risiko sanksi administratif atau juga pidana akibat kelalaian menjaga dokumen, tetapi juga sebagai solusi untuk mempermudah transaksi aset bersama calon pembeli.
Meskipun begitu, bukan berarti Anda dapat melakukannya secara sembarangan. Anda tetap memerlukan metode yang tepat agar digitalisasi arsip properti berlangsung dengan optimal tanpa berisiko menurunkan akurasi informasi yang tersimpan. Bagaimana caranya? Berikut adalah ulasan selengkapnya yang perlu Anda ketahui!
Risiko yang Timbul dari Arsip Properti Konvensional
Untuk meyakinkan perusahaan agar segera melakukan digitalisasi arsip properti, Anda perlu mengetahui beberapa risiko yang kemungkinan timbul jika Anda tetap mempertahankan cara lama dalam mengelola dan menyimpan arsip. Beberapa di antaranya meliputi:
1. Risiko kerusakan yang lebih besar
Dokumen fisik tidak dapat bertahan selamanya dari bahaya eksternal seperti bencana alam dan non-alam. Oleh karena itu, risiko kerusakan dan hilangnya informasi akibat penggunaan dokumen cetak terbilang cukup tinggi.
2. Biaya perawatan yang terus membengkak
Tanpa adanya digitalisasi arsip properti, biaya yang dibutuhkan untuk merawat semua dokumen pun terbilang tidak murah, karena Anda memerlukan ruangan yang cukup besar dan telah memenuhi standar tertentu seperti bebas dari lembab, cahaya matahari langsung dan lingkungan yang memungkinkan tumbuhnya jamur.
3. Faktor human error yang cukup tinggi
Risiko terkait dengan kelalaian pegawai kearsipan juga tidak dapat dihindari jika Anda bertahan dengan metode pengelolaan arsip konvensional. Beberapa ancaman seperti kehilangan, dokumen yang terselip atau peletakan dokumen yang kurang teratur tidak akan dapat dihindari, mengingat seluruh proses masih dilakukan secara manual.
4. Distribusi informasi yang sangat menyulitkan
Seperti yang kita ketahui, dokumen fisik hanya dapat berada di satu lokasi. Oleh karena itu, tanpa digitalisasi arsip properti yang memungkinkan informasi dapat diduplikasi, transportasi dan distribusi informasi yang dibutuhkan untuk transaksi dengan calon pembeli menjadi lebih sulit.
5. Sulitnya editing informasi yang salah
Berbeda dengan dokumen digital yang dapat di-update kapanpun dibutuhkan, dokumen fisik yang telah tersimpan di ruang arsip lebih sulit untuk diubah. Hal ini dapat berisiko menurunkan kepercayaan calon konsumen karena Anda dapat dinilai kurang profesional dalam menghadirkan semua informasi yang dibutuhkan.
Jadi, bagaimana sebenarnya langkah yang tepat untuk mengatasi semua risiko yang dihadapi di atas? Tentunya adalah dengan melakukan digitalisasi arsip properti.
Solusi Digitalisasi Arsip Properti dari PrimaDoc
Saat ini, PrimaDoc juga menyediakan layanan digitalisasi dokumen untuk semua industri. Dengan pengalaman bertahun-tahun dipercaya dalam menghadirkan solusi kearsipan bagi perusahaan dan instansi pemerintahan. Salah satu layanan yang paling sering digunakan adalah alih media arsip.
Apa itu Layanan Alih Media Arsip dari PrimaDoc?
Alih media arsip merupakan layanan digitalisasi arsip properti yang didesain PrimaDoc untuk memenuhi kebutuhan Anda. Dengan kemudahan kustomisasi untuk memenuhi spesifikasi teknis dokumen digital yang Anda butuhkan, PrimaDoc memiliki struktur biaya yang lebih kompetitif dan terukur dibandingkan dengan vendor kearsipan lainnya.
Proses alih media dimulai dari scanning dokumen terlebih dahulu, menggunakan mesin pembaca informasi dokumen yang dikenal dengan sebutan Optical Character Recognition (OCR) yang memungkinkan konversi dari gambar menjadi tulisan, sehingga dokumen yang dialih media sudah siap digunakan untuk berbagai kebutuhan.
Selanjutnya, digitalisasi arsip properti dari PrimaDoc melibatkan proses indexing atau penyortiran dokumen berdasarkan kategori tertentu. Pada tahap ini, dokumen yang telah dialih media akan tersimpan di dalam sebuah server yang dapat Anda letakkan pada ruangan dengan lahan yang terbatas sekalipun.
Setelah semua proses digitalisasi arsip properti selesai, Anda dapat mengakses dokumen yang telah tersimpan dengan bantuan perangkat yang dikenal dengan sebutan Document Management System (DMS), yang memungkinkan pencarian informasi dokumen berdasarkan kata kunci.
Dengan adanya solusi dari PrimaDoc, semua dokumen yang Anda butuhkan untuk membantu tim sales agar dapat memperlancar transaksi bersama pembeli dapat ditemukan dengan mudah. Tidak ada lagi drama kesulitan mencari dokumen atau juga informasi yang kurang akurat.
Tertarik mengetahui lebih lanjut mengenai solusi digitalisasi arsip properti dari PrimaDoc? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga untuk memulai pemesanan! (Pradana)
