Inilah Cara Mengelola Laporan Proyek Tanpa membuat Anda Stres!
Laporan merupakan unsur yang penting dalam kegiatan bisnis, termasuk bagi perusahaan konstruksi. Mengelola laporan proyek dapat dijalankan dalam jangka waktu harian, mingguan, maupun bulanan. Umumnya, laporan menjadi tanggung jawab manajer pelaksana lapangan dan biasanya diiringi dengan pemeriksaan secara detail untuk menghindari adanya kesalahan. Setelah itu laporan akan disampaikan kepada pengguna jasa atau pemilik proyek.
Laporan proyek merupakan bentuk pertanggungjawaban pihak kontraktor kepada pemilik proyek. Itulah sebabnya, laporan berisi tentang detail perkembangan pelaksanaan proyek di lapangan. Laporan ini juga dapat menjadi media pengawasan serta bahan evaluasi terhadap perkembangan proyek. Selain itu, laporan ini juga menjadi salah satu syarat administrasi yang dibutuhkan untuk mengajukan termin kepada pemilik proyek.
Mengelola Laporan Proyek
Saat ini mayoritas pelaporan proyek dikerjakan dalam dokumen cetak untuk selanjutnya dikirim ke pihak pengawas maupun pemilik proyek. Laporan proyek sifatnya sangat penting, maka pelaporan yang dibuat harus disusun dengan baik dan benar agar mudah dipahami oleh pemilik proyek.
Pada umumnya, laporan harian, mingguan dan bulanan memiliki rincian pelaporan yang berbeda-beda. Misalnya untuk laporan harian lebih ditujukan untuk melaporkan uraian kegiatan yang dilakukan pada satu hari tertentu. Hal ini meliputi rincian pekerjaan yang dilakukan, jumlah dan jenis peralatan dan bahan material yang digunakan. Mengelola laporan proyek harian harus dilakukan secara terperinci untuk memastikan target pekerjaan harian berjalan dengan lancar.
Sedangkan laporan mingguan berisi tentang progres serta bobot pekerjaan yang terealisasi dalam satu minggu, dan laporan bulanan melaporkan perkembangan pengerjaan proyek dalam satu bulan. Progress yang dilaporkan dapat meliputi volume yang telah diselesaikan, absen staff, penggunaan material, kendala yang terjadi, penggunaan alat dan jumlah bangunan, serta dokumentasi pekerjaan proyek.
Dengan banyaknya hal yang harus dilaporkan secara rutin, mengelola laporan proyek bukanlah hal yang dapat disepelekan. Administrasi harus melakukan pencatatan manual, mencari dokumen satu persatu di antara tumpukan kertas yang tinggi, melakukan pengecekan satu-persatu, melakukan rekap, mengedit, mencetak ulang, menyimpan kembali sesuai kategori, membuat kopi dokumen, hingga menyerahkan dokumen secara langsung ke stakeholder terkait.
Banyaknya hal teknis yang harus dilakukan dalam mengelola laporan proyek di atas membuat beban pekerjaan bagian administrasi yang sangat berat dan melelahkan. Sebagian besar waktu mereka dihabiskan untuk menghadapi tumpukan kertas, sehingga hanya sedikit waktu tersisa untuk melakukan pekerjaan lainnya.
Cara Efisien Untuk Mengelola Laporan Proyek
Anda dapat meninggalkan cara mengelola laporan proyek yang konvensional dan merepotkan dan menggantinya dengan digitalisasi arsip. Ketika Anda beralih dari pengelolaan arsip konvensional ke pengelolaan arsip digital, Anda dapat mengelola laporan proyek melalui komputer secara lebih mudah, praktis dan cepat. Berikut beberapa kelebihan yang ditawarkan dari pengelolaan laporan proyek secara digital:
1. Dokumen dapat ditemukan dengan fitur pencarian
Salah satu rutinitas dalam mengelola laporan proyek adalah mencari dokumen-dokumen yang dibutuhkan di dalam gudang atau ruang arsip. Banyaknya tumpukan kertas sering menyebabkan lamanya waktu untuk mencari satu dokumen saja. Belum termasuk jika dokumen ternyata terselip dan tidak lengkap, pencarian akan menghabiskan waktu lebih panjang.
Repotnya mencari dokumen yang dibutuhkan tidak lagi dirasakan jika Anda mengelola laporan proyek secara digital. Dokumen dapat dengan mudah ditemukan dengan fitur pencarian yang tersedia dan dapat ditemukan dalam hitungan detik.
2. Mengedit dokumen yang sudah berbentuk digital
Dengan asumsi file yang berbentuk digital, mengelola data bahan laporan juga akan lebih mudah. Anda dapat langsung mengedit dokumen yang telah berbentuk digital. Tidak ada lagi proses menghapus data, mengetik ulang secara manual, ataupun hal merepotkan lainnya seperti jika mengelola laporan proyek secara konvensional.
3. Siap dicetak kapanpun
Mencetak dokumen tidak lagi merepotkan seperti sebelumnya. Dokumen tidak perlu digandakan terlebih dulu. Laporan dapat dicetak kapan saja ketika dibutuhkan dengan mudah dan cepat. Anda dapat mencetak laporan dalam jumlah tertentu sesuai kebutuhan pihak yang akan menerima laporan.
4. Menyimpan dalam sekali klik ke sistem cloud
Ketika dokumen laporan dibuat dalam bentuk fisik, dokumen laporan tentu harus disimpan kembali di ruang penyimpanan arsip. Anda harus mencari tempat yang sesuai, agar pada waktu mendatang lebih mudah dicari kembali. Anda juga harus merawat dokumen tersebut agar tidak lapuk, sobek, berjamur, atau mengalami kerusakan lainnya.
Namun, hal merepotkan tersebut tidak akan dialami jika mengelola laporan proyek dilakukan secara digital. Laporan dapat disimpan dengan sekali klik ke sistem berbasis cloud. Laporan juga dapat dikirimkan langsung dalam bentuk digital melalui jaringan internet, sehingga pihak-pihak terkait dapat mengaksesnya secara langsung dari perangkat mereka.
Berbagai keunggulan di atas dapat Anda peroleh dari sistem digitalisasi arsip PrimaDoc. Fitur-fiturnya siap mendukung kebutuhan perusahaan Anda untuk mengelola laporan proyek dengan lebih mudah dan efisien. Bahkan fitur keamanannya pun dilengkapi dengan sistem enkripsi, yang juga digunakan oleh aplikasi ternama seperti Whatsapp, untuk menjamin keamanan data-data penting perusahaan Anda. Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk berkonsultasi lebih banyak tentang digitalisasi arsip! (Septiani)
