Arsip Perusahaan Tidak Terorganisir dengan Baik? Bersiaplah Menghadapi 7 Masalah Ini!

Sejauh mana Anda mengartikan kata arsip? Bila kita berpijak pada Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), arsip memiliki lingkup pengertian yang cukup luas. Arsip dikeluarkan oleh instansi resmi, yang berupa dokumen tertulis, lisan atau bergambar. Arsip dapat disimpan dalam bentuk cetak dan atau digital, sehingga dari pengertian tersebut, semua data perusahaan yang disimpan dapat kita sebut sebagai arsip perusahaan. 

Arsip perusahaan merupakan aset yang sangat penting karena berisi rekam jejak perusahaan selama kurun waktu tertentu. Arsip perusahaan menyimpan seluruh data strategis dan hasil-hasil operasional perusahaan yang isinya dapat digunakan di masa sekarang dan masa depan. Karena berisi data-data penting, arsip perusahaan harus dikelola sebaik mungkin. 

Mengapa Arsip Perusahaan Harus Dikelola dengan Baik?

Arsip perusahaan adalah dokumen-dokumen yang masih dibutuhkan oleh perusahaan, baik sebagai dokumentasi sejarah perusahaan, dokumentasi transaksi bisnis yang strategis hingga data-data yang dapat dijadikan bahan untuk menyusun langkah-langkah bisnis ke depan. 

Arsip perusahaan merupakan salah sumber daya yang harus dikelola dengan tepat karena di era digital ini, data dapat menjadi sebuah senjata dan sumber daya terpenting. Tidak hanya untuk menjaganya tetap aman dan rahasia, namun mengelola arsip perusahaan juga bertujuan agar data-data tersebut dapat ditemukan dan digunakan dengan mudah saat dibutuhkan kembali. 

Dampak Arsip Tidak Dikelola dengan Baik 

Sebagian orang yang masih mengesampingkan nilai penting mengelola arsip perusahaan dengan baik, mungkin tidak tahu bahwa ada banyak sekali kerugian yang terjadi bila melakukan hal tersebut. Berikut ini adalah 7 kerugian yang terjadi ketika arsip perusahaan tidak dikelola dengan baik: 

1. Dokumen tercecer

Jumlah arsip sangat banyak dan akan terus bertambah seiring berjalannya waktu karena akan terus diproduksi selama perusahaan masih beroperasi. Dalam prosesnya, dokumen-dokumen tersebut rawan sekali tercecer di sembarang tempat apabila tidak ada yang mengontrol untuk pengarsipannya. Dokumen dapat tercecer di mana-mana. Jika bentuknya berupa arsip cetak, dokumen dapat tersimpan di meja, lemari atau ruangan yang berbeda bahkan di dalam map-map yang tidak tersusun rapi. Jika berbentuk digital, file tersimpan di dalam folder yang lokasinya tidak terorganisir dengan baik. 

2. Sulit dicari 

Ketika arsip tercecer dimana-mana dan tidak ada sistem pengarsipan yang baik, karyawan menjadi kesulitan menemukan data yang dibutuhkan. Waktu pencarian menjadi lebih lama karena tidak tahu dimana lokasi penyimpanan arsip sehingga banyak dokumen yang harus diperiksa satu per satu. Tentu saja hal ini menyita banyak waktu, tenaga dan pikiran karyawan yang sebenarnya dapat digunakan untuk tugas yang lebih penting. 

3. Dokumen mudah hilang 

Dokumen yang tidak diarsipkan dengan sistem yang tepat, tidak akan terkontrol dengan baik keamanannya. Dokumen jadi mudah hilang karena tidak ada yang menjaga dan mengontrol rutin keamanan data/dokumen tersebut. Bila dokumen menghilang pun, akan sulit melacaknya kembali. 

4. Penurunan produktivitas karyawan 

Sulitnya mencari arsip yang dibutuhkan, dapat menurunkan produktivitas karyawan. Bagaimana mungkin? Karena energi karyawan sudah habis untuk mencari data. Jikapun data ditemukan, efektivitas bekerja selanjutnya akan menurun. Bila data gagal ditemukan, pekerjaan akan terhambat karena data yang dibutuhkan untuk pekerjaan tidak ada. 

5. Dokumen tidak aman, rawan disalahgunakan oleh oknum

Arsip perusahaan merupakan aset penting yang harus dijaga baik-baik agar tidak bocor. Jika data ini bocor, berbagai masalah dapat terjadi dan menyerang balik perusahaan. Masalah itu dapat berupa serangan kompetitor dalam pemasaran, serangan pihak luar yang tidak bertanggung jawab yang dapat merusak citra perusahaan, dan sebagainya. Data arsip yang tidak dikelola lebih rentan untuk dibobol dan dibocorkan oleh oknum-oknum yang berhasil mengaksesnya dan mencari keuntungan dari hal tersebut. 

6. Munculnya beragam versi arsip perusahaan 

Sering ditemukannya arsip-arsip tiruan, bajakan, dan sebagainya yang pada intinya semuanya adalah arsip palsu yang dibuat mirip sedemikian rupa. Jika bukan arsip palsu, maka arsip dengan versi bermacam-macam. Hal ini tentu merugikan perusahaan karena keaslian arsip akhirnya justru dipertanyakan. Lebih jauhnya, banyaknya versi arsip juga dapat membingungkan karyawan perusahaan dalam menggunakannya. 

7. Pembengkakan anggaran

Pengelolaan arsip yang buruk akan menyedot anggaran lebih besar. Ruang untuk penyimpanan dokumen menjadi lebih banyak karena arsip-arsip tercecer, tidak tersusun dengan rapi dan disimpan ala kadarnya. Anggaran untuk memelihara arsip juga akan membengkak karena tidak melakukan perawatan dengan cara-cara yang lebih efisien. 
Itulah mengapa pada akhirnya banyak perusahaan yang lebih memilih untuk menggunakan jasa pengelolaan arsip profesional seperti PrimaDoc. Alternatif ini banyak dipandang jauh lebih efektif secara hasil dan efisien dari sisi biaya dan waktu, daripada mengadakan pelatihan khusus bagi para karyawan. Selain itu, prosesnya pun tidak mengganggu aktivitas bisnis perusahaan karena karyawan dapat fokus pada pekerjaan utamanya. Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut tentang jasa pengelolaan arsip profesional PrimaDoc? Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya! (Septiani)