Apa Perbedaan antara Alih Media Arsip dan Digitalisasi Arsip?
Kemajuan teknologi informasi dan komunikasi yang sangat masif dan konstan mendorong perubahan besar dalam aktivitas manusia. Salah satu contoh perubahan yang dapat dengan mudah dirasakan adalah mulai banyak industri yang beralih dari sistem manual ke sistem digital, salah satunya dalam hal pengelolaan arsip. Sempat diberlakukannya peraturan pembatasan aktivitas di lingkungan perkantoran memiliki andil yang cukup besar terhadap tren digitalisasi ini. Kegiatan perkantoran yang dialihkan ke sistem WFH (work from home) mendorong banyak perusahaan untuk segera melakukan digitalisasi bisnis mereka. Mulai dari sistem pemasaran digital, rapat digital, berbagi file digital, hingga pengelolaan arsip digital.
Faktanya, digitalisasi arsip terjadi bukan karena paksaan kondisi di masa pandemi. Dalam penerapannya digitalisasi arsip telah terbukti mampu menciptakan efisiensi beban kerja maupun efisiensi biaya. Misalnya, dalam akses arsip pekerjaan yang dapat dilakukan dimana pun dan kapan pun, pencarian arsip melalui fitur pencarian, berbagi dokumen secara digital tanpa harus mencetak terlebih dulu.
Dalam penerapannya, digitalisasi arsip juga mampu menciptakan efisiensi biaya bagi perusahaan. Bekerja dengan arsip digital membuat penggunaan kertas menjadi berkurang secara signifikan. Hal ini membuat perusahaan mengeluarkan dana operasional yang lebih sedikit untuk mengelola dokumen kertas baik pengadaan kertas, pencetakan, hingga penyimpanan.
Pentingnya Alih Media Dalam Digitalisasi Arsip
Istilah digitalisasi arsip mengacu pada keseluruhan aktivitas untuk mengubah dan mengelola dokumen dalam bentuk digital. Sistem pengelolaan arsip digital pada akhirnya juga akan mengakibatkan perubahan dalam operasi bisnis, budaya, alur kerja, hingga layanan yang menjadi lebih efisien, produktif, hemat biaya, dan responsif.
Sebelum perusahaan dapat mengelola dokumen bisnis secara digital, perlu dilakukan konversi dari arsip cetak ke bentuk digital terlebih dahulu. Proses alih media arsip tidak hanya sebatas memindai dokumen cetak sehingga menjadi file digital saja. Lebih dari itu, file hasil pemindaian harus diorganisir terlebih dulu ke dalam folder-folder ataupun kategori yang sesuai sehingga memudahkan pengelolaan arsip sebelumnya. Arsip cetak yang sudah dikonversi juga harus dikelola lebih lanjut, baik disimpan atau mungkin dimusnahkan.Dengan perannya tersebut, alih media merupakan langkah awal sekaligus tahapan yang paling penting dalam proses digitalisasi arsip.
Perbedaan Alih Media dan Digitalisasi Arsip
Meskipun alih media dan digitalisasi arsip sama-sama berfokus untuk merubah dokumen cetak menjadi dokumen digital, nyatanya dua istilah ini memiliki makna yang berbeda. Proses alih media arsip hanya mengacu pada proses mengubah bentuk atau media dokumen saja. Misalnya, sebuah perusahaan melakukan scanning dokumen, maka itu sudah dapat dikatakan sebagai alih media.
Berbeda dengan alih media, digitalisasi arsip dapat dikatakan sebagai langkah yang lebih lanjut dari sebuah proses alih media. Digitalisasi tidak hanya sekedar merubah dokumen cetak ke bentuk digital. Setelah dokumen cetak telah berubah menjadi bentuk digital, perusahaan akan membangun sebuah sistem pengelolaan arsip digital yang melibatkan pemanfaatan aplikasi penyimpanan arsip digital, misalnya Document Management System (DMS). Tujuannya adalah untuk mengoptimalkan pengelolaan arsip digital yang dimiliki perusahaan.
Dapat disimpulkan bahwa perbedaan utama antara alih media dan digitalisasi arsip adalah pada cakupannya. Proses alih media arsip hanya sebagian dari keseluruhan proses digitalisasi arsip. Perusahaan dapat melakukan alih media arsip saja ataupun sekaligus menerapkan digitalisasi arsip. Akan tetapi, untuk proses awalnya, setiap perusahaan harus melakukan alih media terlebih dahulu. Tentu saja hal tersebut juga berdampak pada perbedaan manfaat yang dihasilkan. Digitalisasi arsip memberikan manfaat yang lebih menyeluruh dan signifikan, karena pengelolaan arsip didukung oleh aplikasi penyimpanan berbasis digital.
Perusahaan dapat memanfaatkan aplikasi penyimpanan dokumen berbasis digital seperti PrimaDoc untuk mewujudkan digitalisasi dengan dampak yang lebih komprehensif. Fitur-fitur pendukung yang tersedia di dalam aplikasi PrimaDoc akan membantu karyawan Anda untuk mengelola file-file yang ada secara lebih praktis. Ingin mengetahui lebih banyak tentang fitur-fitur aplikasi PrimaDoc? Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya! (Septiani)
