Apa Itu Dokumen Surat Jalan

Sudahkah perusahaan Anda mengetahui apa itu surat jalan, jenisnya, fungsi, dan perbedaan fungsinya? Penting untuk memahami secara pasti dokumen logistik jenis apa yang perlu Anda gunakan dan penggunaannya secara tepat guna menghindari kesalahan koordinasi. Dengan demikian, aktivitas bisnis dan logistik akan selalu on track dan lancar.

Dokumen surat jalan

Surat jalan adalah sebuah dokumen logistik yang berisi catatan dari pihak pengirim ke pihak penerima. Dokumen ini wajib dikeluarkan oleh pihak pengirim sebagai acuan bagi seluruh pihak terkait identitas pengiriman, seperti rincian alamat, penerima, spesifikasi jumlah dan volume barang, tanggal pengiriman, dan detail signifikan lainnya. Surat ini juga memiliki istilah lain yang umum digunakan, seperti delivery order dan bill of lading,

Dokumen surat jalan bersifat formal dan mengikat, oleh karenanya jenis dokumen ini memiliki muatan hukum administratif. Dokumen ini merupakan bukti sekaligus alat perekam perjalanan yang dapat supir gunakan untuk menjadi bukti yang perlu diserahkan kepada pihak-pihak berwajib saat melintasi jalan tertentu, maupun membongkar muat kargo di pelabuhan. Bahkan, surat ini menjadi dokumen wajib yang perlu perusahaan serahkan pada pihak asuransi bila sesuatu yang tidak terduga membuat barang jadi rusak.

Fungsi dan komponen surat jalan

Surat jalan umumnya terdiri dari beberapa lembar. Lembar pertama berwarna putih yang nantinya akan supir bawa kembali ke pengirim sebagai bukti bahwa barang telah diterima. Lembar kedua berwarna merah muda yang nantinya akan menjadi milik penerima sebagai tanda bukti. Terakhir adalah lembar berwarna kuning atau hijau. Lembar inilah yang perlu perusahaan simpan sebagai arsip dan pencatatan akuntansi.

Jika Anda hendak membuat surat jalan, pastikan poin-poin berikut ini sudah tertulis dengan tepat:

Nama dan alamat lengkap perusahaan pengirim
Nomor surat
Tanggal pengiriman
Nama dan alamat lengkap penerima
Rincian spesifikasi barang, tidak terbatas pada: nama barang, kuantitas, volume, dimensi, kode barang, serta harga.

Kegunaan surat jalan

Dari penjelasan dan fungsi tersebut, dapat kita ketahui bahwa dokumen jenis ini merupakan dokumen yang penting. Dokumen ini memiliki beragam kegunaan, di antaranya:

Dokumen informasi

Dokumen ini berperan sebagai dokumen informasi penting dalam setiap proses pengiriman barang. Rincian lengkap mengenai jenis barang yang dikirim, jumlahnya, serta tujuan pengiriman tercatat dengan jelas di dalamnya. Informasi ini dapat menjadi acuan bagi berbagai pihak yang terlibat, seperti pengirim, penerima, dan pihak logistik. Dengan adanya surat ini, setiap langkah dalam proses pengiriman bisa lebih transparan dan terkoordinasi dengan baik.

Dokumen resmi

Selain sebagai sumber informasi, surat jalan juga memiliki peran sebagai dokumen resmi yang menjadi bukti legal atas pengiriman barang. Dalam banyak kasus, surat ini diperlukan untuk mematuhi regulasi atau aturan administratif yang berlaku, terutama dalam industri logistik dan pengiriman komersial. Otoritas terkait biasanya menggunakan dokumen ini sebagai referensi pengauditan dan pemeriksaan. Ketidakmampuan untuk menunjukkan dokumen ini dapat mengindikasikan adanya transaksi yang tidak resmi hingga pelanggaran pidana.

Bukti pengiriman yang valid

Surat ini juga berfungsi sebagai bukti pengiriman yang valid, baik untuk pengirim maupun penerima barang. Dengan adanya surat ini, pengirim dapat memastikan bahwa barang telah dikirim sesuai pesanan, dan penerima dapat memverifikasi kesesuaian barang dengan deskripsi. Transparansi informasi ini penting untuk menjamin dan melindungi pihak-pihak yang terlibat dari potensi konflik. Validitas surat ini mampu menjamin dan menjaga kepercayaan antar pihak.

Nah, itulah penjelasan mengenai surat jalan, jenis, dan fungsinya. Sudahkah Anda menerbitkan dan memanfaatkan dokumen logistik ini secara tepat? Sudahkah pengarsipannya Anda kelola dengan tertib?

Untuk informasi lainnya terkait pengelolaan arsip surat jalan, Anda dapat mengkonsultasikan situasi Anda pada PrimaDoc. Tim kami dapat menawarkan solusi kearsipan yang tepat untuk kebutuhan bisnis logistik Anda! Hubungi PirmaDoc segera!