Dokumen Digital – Mengingat pandemi COVID-19 yang masih terus berlangsung, pemerintah menghimbau masyarakat untuk  melakukan physical distancing. Pada akhirnya, pekerjaan di kantor pun beralih menjadi work from home (WFH), yang  merupakan salah satu himbauan pemerintah untuk mencegah penyebaran covid-19 dengan cara bekerja dari rumah. Untuk menghadapi penerapan work from home (WFH), maka perusahaan perlu mengubah cara mengirim dokumen menjadi dokumen digital demi  menjamin kelancaran kerja dalam  aktivitas administrasi dan kearsipan.

Perubahan sistem operasional ini tentu membawa tantangan tersendiri bagi berbagai sektor bisnis, terutama bisnis yang dalam business process membutuhkan tanda tangan pada berbagai dokumen. Contohnya seperti yang dilakukan oleh Pemerintah Provinsi DKI Jakarta, yang mewajibkan tanda tangan digital untuk seluruh dokumen agar tidak perlu lagi ada kontak fisik.

Untuk itu, dalam membantu kelancaran proses berbisnis di tengah pandemi, PrimaDoc hadir sebagai solusi untuk pengelolaan dokumen digital di masa pandemi. Perlu Anda ketahui, kepemilikan dokumen digital menjadi aset penting saat ini, karena dapat diakses setiap saat, tidak mengenal ruang dan waktu.

Penerapan Dokumen Digital di Masa Pandemi

Ketersediaan dokumen digital dapat membuat proses pencarian dokumen menjadi lebih mudah. Jika biasanya Anda perlu ke kantor untuk mencari berkas, kini solusi dokumen digital di masa pandemi  dapat membantu Anda mengaksesnya sepanjang waktu.

Meskipun begitu, bekerja dari rumah tentunya memiliki kendala tersendiri, khususnya bagi arsiparis. Permasalahan seperti tidak memiliki ruangan khusus untuk bekerja di rumah, keterbatasan ruang untuk menyimpan dokumen, hingga beberapa pekerjaan yang tidak bisa dikerjakan di rumah tentunya dapat menyulitkan. Belum lagi masalah teknis lainnya seperti tidak tersedianya sambungan internet (Wifi) yang memadai, lambatnya informasi pendelegasian tugas bagi pengguna, dan monitoring kerja juga menjadi sulit.

Oleh karena itu, ketersediaan dokumen digital dapat menjadi solusi yang dapat digunakan untuk menyelesaikan permasalahan terkait bidang kearsipan di perusahaan Anda. Dengan adanya dokumen digital di masa pandemi, arsiparis dapat bekerja dengan dibantu layanan PrimaDoc agar seluruh proses pengelolaan arsip dapat dilaksanakan dengan maksimal, karena layanan ini dilengkapi dengan aplikasi web based yang tidak membutuhkan ruang fisik dan dapat dipantau kapan saja.

PrimaDoc sebagai Layanan Online Pengelolaan Dokumen 

PrimaDoc merupakan solusi satu atap untuk permasalahan pengelolaan kearsipan dan aset Anda. Pengelolaan dokumen pun dilakukan secara profesional, aman, dan mudah. Organisasi bisnis maupun pemerintahan yang melakukan pengelolaan arsip dan aset secara baik akan mendapatkan banyak manfaat dari layanan ini, seperti efisiensi biaya dan waktu, peningkatan kinerja organisasi dan keamanan dokumen.

Kehilangan atau ketidakmampuan untuk mendayagunakan dokumen secara tepat dan optimal juga dapat dihindari dengan adanya PrimaDoc, sehingga risiko terjadinya kerugian pada bisnis dapat diminimalisir. Untuk lebih mengenal PrimaDoc, berikut ini adalah  solusi yang ditawarkan, yaitu:

1. Konsultasi Arsip

PrimaDoc menyediakan layanan konsultasi dokumen yang terdiri dari:

• Jasa konsultasi Arsip, pengelolaan dokumen secara menyeluruh mulai dari pemberkasan dokumen hingga pengembangan sistem manajemen record, penilaian, dan retensi arsip,.
• Jasa manajemen kearsipan, membantu perusahaan Anda dalam proses pembenahan dan penataan arsip sesuai standarisasi.
• SOP kearsipan, membantu Anda untuk merancang Standard Operational Procedure untuk bidang kearsipan dan kejelasan prosedur untuk mengakses dokumen digital.
• Jasa pelatihan kearsipan,   dengan staf pengajar yang handal untuk memberikan pelatihan yang bertujuan untuk meningkatkan  pengetahuan SDM terhadap pengelolaan dokumen digital.

2. Pemeliharaan Arsip

Layanan pemeliharaan arsip PrimaDoc meliputi preservasi arsip, konservasi arsip, dan restorasi arsip yang bertujuan merawat dokumen perusahaan Anda, baik dokumen digital atau juga fisik.

3. Alih Media Arsip

Saat ini, PrimaDoc memberikan solusi dengan pengadaan dokumentasi melalui proses digitalisasi atau alih media arsip ke dalam bentuk format digital. Dengan layanan ini Anda dapat mengakses dan memantau dokumen digital perusahaan secara real time.

4. Aplikasi PrimaDoc

PrimaDoc juga memiliki aplikasi berbasis web dengan fitur lengkap yang dapat membantu perusahaan Anda Dalam menjaga data secara kontinu, yang dilengkapi fitur seperti manajemen arsip aktif dan pasif, manajemen warehouse dan masih banyak lagi.

5. Sarana dan Prasarana Arsip

PrimaDoc juga memiliki layanan untuk menyimpan arsip Anda di warehouse yang dikelola secara profesional. Untuk mobilisasi dokumen, terdapat layanan  pengiriman arsip, baik itu warehouse sendiri atau yang dititipkan di warehouse milik PrimaDoc. Selain itu, terdapat juga layanan pengadaan sarana dan prasarana arsip seperti folder, hook, rail kit, kardus pengantaran, dan lainnya, yang memudahkan Anda dalam menyimpan dan mengamankan dokumen.Dengan berbagai layanan lengkap yang dimiliki, PrimaDoc dapat menjadi pilihan terbaik untuk Anda yang membutuhkan jasa pengelolaan dokumen digital di masa pandemi. Dengan pengalaman dalam implementasi nyata, PrimaDoc juga menerapkan teknologi terkini untuk digitalisasi dokumen Anda. Jadi, siap beralih menggunakan layanan kami sekarang juga?