Manajemen Arsip Kertas Atau Less Paper, Mana yang Lebih Baik Untuk Kantor Anda?
Perkembangan teknologi yang sangat pesat, serta pandemi COVID-19 yang terjadi beberapa tahun lalu telah mempercepat transformasi digital di sektor bisnis. Salah satu bentuk transformasi yang banyak dilakukan adalah digitalisasi arsip. Menurut data dari www.dataindonesia.id, sebanyak 81% perusahaan di Indonesia telah beralih ke pengelolaan arsip digital (less paper) selama pandemi. Tren perubahan ini bisa dipahami, karena digitalisasi arsip menawarkan berbagai keuntungan, mulai dari kemudahan akses dokumen, meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip, mendorong produktivitas karyawan, dan mendukung keberlanjutan lingkungan.
Meskipun demikian, kenyataannya masih banyak perusahaan yang bertahan dengan manajemen arsip cetak. Data dari www.officedasher.com menunjukkan bahwa 93% informasi bisnis masih dicetak dalam bentuk kertas. Perbedaan ini menimbulkan pertanyaan yang relevan: mana yang lebih baik, manajemen arsip kertas atau less paper? Pada artikel ini, kita akan membandingkan keuntungan dan kelebihan dari masing-masing metode kearsipan tersebut, khususnya di lingkungan kantor.
Kelebihan dan Kekurangan Manajemen Arsip Kertas
Manajemen arsip kertas memungkinkan pengelolaan dan akses arsip fisik secara langsung tanpa memerlukan perangkat elektronik. Beberapa orang mungkin masih merasa lebih nyaman dengan dokumen fisik karena mereka dapat melihat dan menyentuhnya langsung. Namun, ada banyak kekurangan signifikan yang membuat manajemen arsip kertas kurang efisien. Pertama, biaya operasional yang tinggi untuk pencetakan dan penyimpanan, termasuk ruang penyimpanan yang memadai dan karyawan khusus untuk mengelola arsip.
Kedua, risiko kehilangan atau kerusakan dokumen akibat bencana seperti kebakaran atau banjir. Selain itu, mencari dokumen tertentu bisa sangat memakan waktu dan sangat melelahkan. Ini akan menghambat produktivitas karyawan. Manajemen arsip kertas juga tidak ramah lingkungan, mengingat proses produksi kertas menjadi salah satu penyebab utama terjadinya deforestasi dan pencemaran udara.
Kelebihan dan Kekurangan Manajemen Arsip Digital (Less Paper)
Konsep less paper office menawarkan banyak kelebihan yang signifikan bagi perusahaan. Pertama, pengelolaan arsip digital memungkinkan akses yang lebih cepat dan mudah ke setiap arsip perusahaan, memungkinkan peningkatan efisiensi operasional dan produktivitas karyawan. Dokumen juga dapat dicari dengan lebih mudah dan cepat. Anda tidak harus mencari arsip di antara tumpukan kertas. Kedua, manajemen arsip digital dapat mengurangi biaya operasional yang terkait dengan pencetakan, penyimpanan, dan pengelolaan dokumen fisik. Selain itu, dengan mengurangi penggunaan kertas, perusahaan dapat mendukung upaya keberlanjutan lingkungan dan membangun citra positif sebagai organisasi yang peduli lingkungan.
Namun, ada beberapa kekurangan less paper yang perlu dipertimbangkan. Implementasi awal sistem digital membutuhkan investasi dalam teknologi dan pelatihan karyawan. Selain itu, keamanan data menjadi tantangan utama, karena risiko kebocoran dan serangan siber selalu ada. Meskipun demikian, aspek keamanan ini bisa dihindari dengan memilih sistem pengelola arsip digital dengan keamanan yang andal. Pastikan menggunakan dokumen dengan fitur manajemen akses yang memungkinkan Anda bisa mengatur siapa-siapa saja yang bisa mengakses dokumen penting perusahaan.
Mana yang Lebih Baik?
Jika dibandingkan, less paper memiliki keunggulan signifikan dibandingkan manajemen arsip kertas, terutama dari segi akses. Mencari dokumen digital bisa dilakukan dengan lebih cepat dan mudah. Anda hanya perlu melakukan beberapa klik di komputer, tanpa harus memilah tumpukan arsip fisik yang melelahkan dan memakan waktu. Selain itu, pengelolaan arsip digital juga lebih ramah lingkungan. Dengan mengurangi penggunaan kertas, kantor Anda turut berkontribusi dalam mengurangi penebangan 4 miliar pohon setiap tahunnya (www.8billiontrees.com), 12% emisi gas rumah kaca, 26% sampah kertas di tempat pembuangan akhir, serta penggunaan air dalam produksi kertas secara signifikan.
Meskipun digitalisasi memerlukan investasi awal yang besar, manfaat jangka panjangnya sangat menguntungkan. Riset Guntner mengungkapkan bahwa less paper office dapat menghemat 3% dari pendapatan perusahaan. Tantangan dalam proses adaptasi karyawan bisa diatasi dengan pelatihan, serta memilih sistem manajemen dokumen yang intuitif seperti DMS PrimaDoc. Dengan demikian, investasi dalam digitalisasi arsip adalah langkah strategis untuk meningkatkan efisiensi dan keberlanjutan perusahaan.
PrimaDoc hadir sebagai solusi yang mempermudah transisi ke less paper office. Kami menyediakan layanan alih media arsip yang didukung oleh tim arsiparis bersertifikat dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), memastikan bahwa proses digitalisasi arsip Anda dilakukan dengan keahlian dan kepatuhan yang tinggi. Dengan PrimaDoc, instansi Anda dapat memanfaatkan pengelolaan arsip digital yang adaptif dan fleksibel, mendukung terciptanya lingkungan kerja yang lebih efisien dan ramah lingkungan. Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk memulai transformasi arsip digital Anda dan menjadikan perusahaan Anda sebagai contoh transparansi dan kredibilitas dalam era digital.
