Sudah Beralih ke Pengelolaan Arsip Digital Tapi Masih Sulit Menemukan File yang Dibutuhkan? Ini Penyebabnya!
Cara perusahaan-perusahaan mengelola arsip mereka terus mengalami perubahan seiring dengan perkembangan zaman. Dalam era digital ini, pengelolaan arsip digital telah menjadi solusi pengelolaan arsip yang banyak diterapkan. Melansir data dari www.dataindonesia.id, sebanyak 81% bisnis di Indonesia telah beralih ke arsip digital. Ini membuat Indonesia menjadi negara dengan tingkat adopsi teknologi tertinggi di dunia.
Tren digitalisasi arsip yang terus meningkat tidak terlepas dari upaya untuk menciptakan efisiensi dalam operasional bisnis mereka. Mengelola arsip cetak tidak hanya membutuhkan ruang penyimpanan yang besar, namun juga menghabiskan waktu produktif karyawan untuk mencari informasi yang dibutuhkan. Berdasarkan studi yang dilakukan oleh International Data Corporation (IDC), karyawan menghabiskan rata-rata 2,5 jam per hari hanya untuk untuk mencari dan mengumpulkan informasi. Proses yang tidak efisien ini tentu akan menghambat produktivitas perusahaan.
Bagaimana Pengelolaan Arsip Digital Menciptakan Efisiensi Proses Bisnis?
Digitalisasi arsip memungkinkan perusahaan untuk menyimpan data dan informasi secara digital. Setiap arsip yang telah dialih mediakan ke bentuk digital dapat diakses dengan lebih mudah, kapan dan dari mana saja. Ini akan mengeliminasi waktu yang terbuang untuk pergi ke gudang arsip dan mencari dokumen yang dibutuhkan, terlebih ketika karyawan sedang berada diluar kantor.
Berbeda dengan arsip cetak, pengelolaan arsip digital juga mempermudah karyawan dalam mencari dokumen yang dibutuhkan. Dengan menggunakan pencarian data, file digital yang dicari bisa ditemukan dalam hitungan detik saja. Tidak perlu lagi membaca dan memilah setiap dokumen di gudang arsip yang melelahkan dan menghabiskan banyak waktu. Digitalisasi arsip juga akan meningkatkan kolaborasi tim. Dokumen dapat dibuat, diubah, dibagikan dan dikelola secara bersamaan. Dokumen tidak perlu dikirimkan dari satu tempat ke tempat lain. Ini mempercepat alur kerja dan meningkatkan efisien kerja.
Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Pengelolaan Arsip Digital
Dokumen menjadi sumber informasi penting dalam melakukan evaluasi kinerja dan merumuskan strategi bisnis. Tak heran bila mencari dokumen menjadi kegiatan rutin bagi staf dan manajemen. Mengadopsi sistem pengelolaan arsip yang efisien akan meminimalisir waktu yang terbuang untuk mencari dokumen, dan berkontribusi langsung terhadap peningkatan produktivitas kerja. Meskipun demikian, beralih ke pengelolaan arsip digital tidak serta merta akan menciptakan efisiensi itu. Diperlukan pemahaman mendalam dan implementasi yang tepat agar proses tersebut dapat memberikan dampak positif sesuai dengan tujuan yang diinginkan.
Proses digitalisasi arsip yang tidak optimal, seperti dukungan teknologi yang tidak sesuai dan indexing file yang buruk mempersulit karyawan dalam menemukan informasi yang dibutuhkan. Faktor-faktor lain yang juga sering terjadi adalah karyawan tidak ingat nama file yang sedang dicari, atau tidak ingat dimana tempat menyimpannya. Ini membuat proses pencarian dokumen menjadi lebih lama, meskipun telah menggunakan fitur pencarian dokumen.
Ketika karyawan masih harus menelusuri setiap file digital satu persatu, maka tujuan efisiensi dari implementasi pengelolaan arsip digital tidak tercapai. Karyawan tetap menghabiskan banyak waktu untuk menemukan data dan informasi yang dibutuhkan. Lalu, apa bedanya dengan pengelolaan arsip cetak yang sebelumnya?
Manfaat Teknologi OCR dalam Digitalisasi Arsip
Sebagai upaya untuk menciptakan efisiensi kerja, sudah selayaknya transformasi digital dalam pengelolaan arsip tidak dipandang sebagai sebuah tren saja. Lebih dari itu, implementasi teknologi arsip digital harus dipandang sebagai sebuah upaya untuk mempermudah akses terhadap setiap arsip, mempercepat proses pencarian informasi, dan memberikan kemudahan dalam pengelolaan data.
Selain memastikan setiap file telah diindeks dengan baik, Anda dapat menggunakan aplikasi pengelolaan arsip digital yang didukung dengan teknologi Optical Character Recognition (OCR). Teknologi OCR memungkinkan pencarian dokumen berdasarkan isi file. Dengan teknologi ini, pencarian dokumen tidak harus dilakukan dengan mengetik judulnya, tetapi bisa dilakukan dengan memasukan isi dokumen atau informasi yang sedang dicari.
Perusahaan dapat memanfaatkan layanan alih media arsip PrimaDoc yang didukung oleh scanner khusus berteknologi OCR. Dalam proses alih media arsip, tim PrimaDoc akan memastikan setiap file diindeks dengan baik, memungkinkan pencarian dokumen berdasarkan isi file. Ini penting agar file digital perusahaan dapat dipindai oleh mesin pencarian hingga ke dalam teks isinya di kemudian hari, memudahkan proses manajemen arsip digital secara keseluruhan serta mempercepat akses dan pencarian informasi yang diperlukan.
Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut tentang cara kerjanya? Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya! (Septiani)
