6 Tips Pilih Jasa Alih Media Arsip Terbaik!
Mencari jasa alih media arsip yang mampu melayani kebutuhan scan dokumen perusahaan dalam jumlah banyak dan terpercaya? Pilih vendor yang memiliki 6 kualitas ini!
Memilih vendor yang profesional tak jarang menjadi hambatan tersendiri bagi perusahaan maupun instansi pemerintah yang ingin segera go digital atau sekadar melakukan preservasi arsip mereka. Pasalnya, terdapat ratusan perusahaan yang menawarkan jasa tersebut, baik yang berskala kecil maupun besar, baru berdiri maupun telah berpengalaman lama.
Dalam tulisan kali ini, PrimaDoc akan mencoba membantu Anda dalam memutuskan pilihan jasa alih media arsip terbaik dengan membagikan 6 tips memilih vendor.
- Pilih vendor berpengalaman
Dalam melakukan alih media arsip yang bermuatan sensitif seperti arsip vital maupun arsip terjaga, apalagi milik institusi atau perusahaan yang bonafide, pengalaman vendor menjadi hal yang sangat penting. Pemahaman mengenai seluk beluk arsip dan kebutuhan perusahaan dapat disesuaikan dengan baik oleh tim profesional. Kesalahan pun cenderung akan lebih minimalisasi dan pengerjaan pun akan lebih efektif.
- Pilih vendor yang memiliki teknologi dan aplikasi terkini
Alat pemindai digital saat ini telah banyak tersedia di berbagai toko elektronik dan perkantoran. Namun, tak berarti dengan asal memiliki alat scanner saja Anda dapat mempercayai suatu perusahaan untuk membantu alih media arsip di perusahaan yang Anda pimpin. Sebab, kualitas alat, teknologi, dan aplikasi terkaitnya pun beragam, mulai dari yang berkualitas rendah hingga sangat baik dengan presisi yang tinggi. Oleh sebab itu, vendor dengan alat dan teknologi termutakhir haruslah menjadi salah satu pertimbangan Anda dalam memilih jasa alih media arsip.
Kecanggihan alat dan aplikasi pemindai dapat berperan besar dalam memangkas waktu yang dibutuhkan untuk melakukan proses alih media dokumen. Informasi dalam bentuk gambar dan grafik pun dapat dengan tajam terekam untuk dipergunakan berulang kali tanpa terkendala. Jadi, jangan cepat tergiur dengan harga rendah belum jelas kualitasnya.
- Vendor memiliki varian format file digital sesuai kebutuhan Anda
Dokumen cetak yang akan diubah ke dalam format elektronik dapat menggunakan beberapa format file yang dapat disesuaikan dengan preferensi arsiparis Anda. Misalnya, apabila arsiparis Anda membutuhkan format yang siap cetak dan mudah diperbanyak, format PDF akan lebih cocok, sedangkan apabila arsip ingin diatur terlebih dahulu dalam format-format tertentu, maka JPG akan lebih cocok.
Adapun beberapa format yang umum digunakan untuk menyimpan arsip digital di antaranya TIFF, P\JPG, PDF, atau PNG. vendor professional tentu sudah memahami variasi pilihan tersebut dan beragamnya kebutuhan perusahaan, sehingga sudah barang tentu faktor ini penting untuk Anda pergimbangkan dalam memilih vendor terpercaya.
- Vendor harus dapat menjamin keamanan data dan informasi perusahaan
Arsip perusahaan dan instansi pemerintah tak jarang mengandung informasi dan data konfidensial yang sensitif, tak jarang masalah ini menjadi hal yang membuat perusahaan dengan melibatkan vendor alih media arsip untuk memudahkan proses scan dokumen. Tetapi sebetulnya Anda tak perlu khawatir akan hal tersebut.
Vendor terpercaya yang telah memiliki reputasi baik tak hanya berpengalaman dan profesional, tetapi juga berkomitmen menjaga kerahasiaan dalam wujud kode etik perusahaan. Bahkan, apabila diperlukan, Anda dapat membuat kontrak untuk menjamin kerahasiaan tersebut.
- Pilih jasa alih media arsip yang memiliki harga kompetitif dan transparan
Berikutnya, pilihlah jasa alih media arsip yang memiliki keterbukaan dan kejujuran dalam memberikan harga maupun rincian layanan. Hal ini tentunya dapat menguntungkan dan memudahkan Anda dalam membandingkan kualitas layanan dan biaya yang sesuai dengan budget perusahaan.
Vendor yang menawarkan harga per lembar dan fleksibilitas durasi pengerjaan dapat menjadi poin plus untuk kebutuhan arsip perusahaan Anda. sebab, dengan pelayanan yang transparan ini, Anda dapat dengan mudah menentukan prioritas dokumen yang akan dipindai, menentukan target jumlah arsip, serta jangka waktu yang dibutuhkan dan disesuaikan dengan penawaran jasa.
- Pengerjaan dapat dilakukan di tempat maupun di kantor Anda
Selain kelima poin yang telah disebutkan, hal lain yang juga dapat menjadi pertimbangan Anda dalam memilih jasa alih media arsip adalah fleksibilitas tempat pengerjaan. Dengan fleksibilitas pengerjaan ini, Pemindaian dokumen memunkinkan untuk dilakuka di kantor Anda maupun di tempat vendor, sesuai kenyamanan Anda dan tim arsiparis.
Pemindaian di tempat Anda akan sangat cocok dilakukan untuk arsip yang secara rutin dan intensif dipergunakan, dengan demikian, pekerjaan tim pegawai Anda tidak akan terganggu apalagi terhambat. Pemantauan juga dapat dengan mudah dilakukan sebab prosesnya begitu transparan.
Di sisi lain, pengerjaan di tempat vendor juga memiliki keunggulannya sendiri. Peralatan lengkap dan ruang kerja ergonomis akan membuat proses pengerjaan alih media arsip lebih cepat. Tim ahli dari vendor dapat berkonsentrasi penuh dengan pekerjaan mereka tanpa distraksi.
Dari keenam poin di atas, sudahkah Anda menemukan penyedia jasa alih media arsip yang tepat dan memenuhi kualifikasi tersebut? Masih bingung menentukan pilihan? Tak perlu khawatir, PrimaDoc dapat menjadi rekan kerja terbaik untuk keperluan kearsipan perusahaan.
Tak hanya memiliki seluruh kualifikasi tersebut, PrimaDoc bahkan telah memiliki sertifikasi ISO 9001 yang artinya, PrimaDoc merupakan perusahaan penyedia layanan dengan mutu yang telah terstandarisasi secara internasional. Tak perlu ragu lagi dengan kualitas produk dan layanan PrimaDoc,
Mulai terhubung dengan tim profesional kami melalui surel atau WhatsApp PrimaDoc dan temukan pilihan terbaik untuk perusahaan Anda. Jadikan perusahaan semakin berkembang dengan jasa alih media arsip! (Deanita)
