Lebih Dekat dengan Pengelolaan Manajemen Arsip Elektronik Masa Kini
Sudahkah Anda mendengar tentang sebuah aplikasi yang mampu membuat manajemen arsip elektronik jadi sangat mudah dan aman? Mulai dari memperbaiki sistem kearsipan Anda, hingga mengembangkannya, semua dapat diperoleh dengan satu aplikasi saja!
Arsip elektronik lambat laun menjadi sebuah hal yang populer dalam hal kearsipan. Alasannya tentu bukan karena ingin turut menjadi kekinian di mata pihak lain, melainkan karena bentuk file elektronik menawarkan segudang manfaat dari segi ekonomi maupun produktivitas dalam hal pekerjaan.
Beralih dari cara konvensional ke metode digital sering dianggap rumit dan memakan waktu. Hal ini kerap membuat banyak pihak enggan untuk beralih ke arsip elektronik. Sebelum memilih untuk tetap konvensional, ada baiknya Anda mempertimbangkan hal-hal berikut ini!
Arsip elektronik sebagai kekayaan
Pada era revolusi industri 4.0, kekayaan sebuah organisasi maupun perusahaan tidak terbatas pada uang dan aset, tetapi juga data. Dalam sebuah diskusi nasional tentang kearsipan yang diselenggarakan oleh Institut Sebelas Nopember (ITS), Profesor Nur Iriawan berpendapat bahwa apabila kita mampu mengolah data dengan baik, data tersebut akan menjadi sangat bernilai.
Pengolahan data dengan baik dengan teknologi yang ada dewasa ini, dapat dilakukan dengan mengubah bentuk dokumen cetak menjadi dokumen elektronik melalui proses pemindaian untuk kemudian disusun dalam bentuk dan kategori tertentu.
Proses tersebut tak hanya berguna untuk mencari dan mengambil arsip yang dibutuhkan, namun juga memungkinkan pengelola arsip elektronik untuk mengolah dokumen ke dalam bentuk yang bermanfaat untuk mengevaluasi kinerja perusahaan hingga menentukan target ke depannya.
Lantas seperti apa tata kelola kearsipan dengan teknologi digital?
Manajemen arsip elektronik
Menurut sebuah jurnal bertajuk Pengelolaan Arsip di Era Teknologi Informasi, pengelolaan arsip dalam bentuk elektronik memerlukan pendekatan yang berbeda dari pengelolaan arsip cetak. Karyawan mengelola arsip elektronik selain harus memiliki kepiawaian dalam mengatur dan menyusun arsip, juga harus dibekali training yang sesuai untuk mengubah paradigma manual menjadi elektronik.
Di sisi lain, ruang dan perangkat keras berperan dalam hal penyimpanan dan media pengoperasian karyawan anda. Walaupun ketiga hal tersebut sudah anda miliki, faktor yang paling berperan dalam membantu Anda membangun sistem pengarsipan dan mengembangkannya adalah perangkat lunak atau aplikasi.
Pasalnya, aplikasi memiliki fungsi untuk mengorganisasikan arsip elektronik ke dalam database yang berarti menjadi instrumen penentu dalam proses pengelolaan arsip. Aplikasi manajemen arsip elektronik yang baik dapat membantu Anda mencapai kecepatan dan ketepatan dalam bekerja, penghematan biaya operasional, hingga mengoptimalkan jumlah karyawan yang Anda miliki.
Bagaimana aplikasi pengelola arsip elektronik mewujudkan sistem yang baik
Aplikasi pengelolaan arsip elektronik dibangun dengan mindset kemudahan, kecepatan, dan ketepatan dalam menyediakan fitur-fitur di dalamnya. Pemilahan arsip aktif dengan arsip inaktif misalnya, sistem penyimpanan pada aplikasi ini dapat membantu Anda mengatur dan menemukan jenis arsip tersebut tanpa kemungkinan tertukar maupun terselip.
Karyawan Anda juga dibuat semakin mudah dalam bekerja dengan fitur klasifikasi arsip. Fitur ini dapat mengenali arsip berdasarkan abjad, angka, tanggal, dan unsur lainnya yang memungkinkan penggunanya mendapatkan hasil yang presisi saat melakukan pencarian.
Bagaimana dengan keamanannya? Menyimpan aplikasi arsip elektronik pada sebuah aplikasi tentunya lebih aman dibandingkan jika Anda hanya menyimpannya pada sebuah hard disk atau komputer. Kemungkinan kerusakan data karena bencana alam, virus, maupun kerusakan perangkat dapat sepenuhnya dihindari. Bahkan, dengan teknologi enkripsi data digital dan fitur pengaturan hak akses, arsip Anda akan aman dari penyalahgunaan akses hingga peretasan!
Bagaimana? Mulai tertarik tetapi belum mampu terjun sepenuhnya ke dunia kearsipan yang paperless? Diskusikan kebutuhan perusahaan anda lebih detail bersama tim konsultan PrimaDoc!
Tim kami dapat membantu Anda menyusun strategi secara bertahap untuk mengadopsi sistem kearsipan elektronik! Hubungi PrimaDoc sekarang juga atau kirim pertanyaan melalui surel marketing@kp3.co.id (Deanita)
