PrimaDoc: Solusi Efektif Pengelolaan Arsip
Sudahkah Anda menemukan sistem pengelolaan arsip yang tepat dan dapat menjadi solusi atas semua problematika kearsipan yang dihadapi?
Seperti yang kita ketahui, pencarian solusi pengelolaan arsip yang tepat merupakan rencana jangka panjang yang perlu direncanakan dengan matang. Oleh karenanya, kita tidak bisa asal-asalan menentukan sistem kearsipan yang tepat dengan cepat dan tepat.
Kesalahan pemilihan sistem pengelolaan arsip yang terburu-buru dapat membawa banyak dampak bagi perusahaan atau instansi yang Anda kelola, antara lain:
- Banyaknya biaya yang dikeluarkan, tetapi hasilnya tidak sesuai dengan yang Anda harapkan.
- Investasi pengelolaan arsip yang sulit diukur, sehingga Anda tidak dapat memastikan efektivitas dari anggaran yang telah digelontorkan.
- Masalah kearsipan yang tidak kunjung hilang, malah bertambah akibat adanya sistem kearsipan yang harus dikelola oleh SDM yang mengerti teknologi yang digunakan.
- Teknologi yang sulit digunakan oleh semua user, sehingga berakibat pada lebih sulitnya penemuan arsip yang dibutuhkan dengan cepat.
Tidak hanya itu, beberapa masalah terkait kesalahan pemilihan sistem pengelolaan arsip di atas tentunya dapat membawa dampak ekonomi yang negatif bagi organisasi yang Anda kelola, mulai dari peluang meningkatkan keuntungan yang hilang, tingkat stres pegawai meningkat, hingga risiko human error pada operasional sehari-hari.
Jadi, bagaimana untuk menyelesaikan masalah di atas?
Solusi Sistem Pengelolaan Arsip dari PrimaDoc
Jika Anda merasakan keresahan dan juga ketidaknyamanan akibat amburadulnya sistem kearsipan yang digunakan, Anda tidak perlu khawatir. Anda bukanlah satu-satunya yang merasakan hal tersebut. Ada ratusan hingga ribuan perusahaan yang kesulitan dalam menemukan solusi pengelolaan arsip yang efektif untuk membantu departemen kearsipan dalam bekerja.
Berdasarkan pengalaman tidak mengenakkan dari banyak perusahaan ini, maka PrimaDoc hadir dengan memberikan solusi pengelolaan arsip yang tepat dan siap digunakan kapanpun dibutuhkan.
Apalagi dengan adanya dukungan teknologi kearsipan terbaru yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan Anda, tentunya solusi dari PrimaDoc telah disesuaikan dengan pasar tanah air yang membutuhkan solusi pengelolaan arsip yang dapat diandalkan dan mudah digunakan.
Pilihan Solusi Pengelolaan Arsip dari PrimaDoc
Untuk lebih mengerti mengenai solusi yang ditawarkan, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu layanan pengelolaan arsip yang disediakan oleh PrimaDoc.
Saat ini ada dua jenis layanan yang dapat Anda jadikan pilihan, yaitu:
1. Pengelolaan arsip elektronik
Pengelolaan arsip elektronik atau digital dari PrimaDoc melibatkan sebuah solusi berbasis aplikasi Document Management System (DMS), di mana Anda akan disediakan sebuah aplikasi kearsipan dengan dasbor yang dapat digunakan untuk menyimpan dan mengelola arsip secara online.
Semua arsip yang tersedia secara online ini akan tersimpan dalam sebuah server terpusat yang lebih aman dari rawannya pencurian data dan informasi pada masa kini.
Selain itu, fitur yang dihadirkan pada sistem pengelolaan arsip PrimaDoc juga terbilang lengkap, mulai dari pengaturan hak akses berlapis untuk setiap user, penulisan deskripsi dan kata kunci untuk memudahkan pencarian, hingga fitur retensi arsip yang memungkinkan dimusnahkannya arsip digital dengan cepat dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
2. Pengelolaan arsip fisik
Tidak dipungkiri, terkadang pengelolaan arsip fisik tetap dibutuhkan, sehingga konsep paper less yang mengharuskan kita sepenuhnya bekerja tanpa dokumen cetak belum memungkinkan.
Oleh karena itu, solusi dari PrimaDoc ini hadir untuk mengakomodir kebutuhan bagi perusahaan atau instansi pemerintahan yang masih membutuhkan pengelolaan dokumen fisik.
Meskipun begitu, bukan berarti teknologi kearsipan tidak hadir di dalam layanan ini. PrimaDoc juga memiliki aplikasi yang dapat digunakan untuk melacak keluar-masuknya dokumen yang dipinjam dan lokasi penyimpanan arsip fisik pada gudang penyimpanan arsip.
Jadi, manakah solusi pengelolaan arsip dari PrimaDoc yang menurut Anda lebih efektif dan dibutuhkan untuk perusahaan atau instansi yang dikelola?
Jika Anda masih bingung, maka tidak perlu khawatir. Tim PrimaDoc siap untuk membantu Anda untuk menjawab semua pertanyaan terkait solusi pengelolaan arsip dokumen yang dimiliki.
Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga untuk memulai! (Pradana)
