Digitalisasi Arsip, Fasilitas Fundamental bagi Karyawan Saat WFH
Pandemi telah mengubah banyak tatanan dan kebiasaan masyarakat, baik dalam bersosialisasi, hingga berbelanja untuk memenuhi kebutuhan. Dua tahun pandemi juga telah sukses merombak cara bekerja yang telah tertanam bertahun-tahun. Dahulu bekerja harus di kantor, tapi sekarang bekerja dapat dilakukan di rumah, di kafe, dan bahkan saat berada di perjalanan. Pandemi telah memaksa kita untuk mampu beradaptasi dan menjadi lebih fleksibel. Meskipun disadari bahwa fleksibilitas kerja yang seakan tidak terikat ruang dan waktu ini membutuhkan banyak faktor pendukung agar pekerjaan dapat berjalan lancar. Apakah faktor pendukung itu? Simak penjelasan selengkapnya di bawah ini!
Apa yang paling dibutuhkan karyawan yang Work From Home (WFH)?
Seringkali kendala yang dialami oleh karyawan saat bekerja di luar kantor adalah kesulitan mengakses arsip atau dokumen yang tersimpan di gudang kantor. Masalah ini banyak dialami, khususnya oleh para karyawan dari perusahaan yang belum menerapkan sistem digitalisasi arsip sehingga data-data masih tersimpan dalam bentuk cetak.
Ketika karyawan ingin memanfaatkannya, karyawan harus membawa berlembar-lembar data fisik dan itu akan sangat merepotkan. Selain itu, data fisik juga rentan rusak ketika terlalu sering berpindah tangan dan digunakan. Dari sisi keamanan pun juga cenderung rendah karena rentan hilang atau dicuri oleh pihak yang tidak berkepentingan. Itulah sebabnya, untuk mendukung WFH diperlukan solusi yang memudahkan akses data atau arsip perusahaan. Salah satunya dengan mengimplementasikan digitalisasi arsip.
Digitalisasi Arsip sebagai solusi
Dengan digitalisasi arsip, berbagai permasalahan seputar data dan arsip yang sulit diakses, dapat diselesaikan dengan lebih efektif dan efisien. Digitalisasi arsip adalah serangkaian kegiatan mengubah, menyimpan dan mengelola data dan arsip dalam bentuk fisik menjadi digital. Digitalisasi arsip memungkinkan kita untuk mengakses semua data-data pekerjaan dimana saja dan kapan saja, dengan dukungan jaringan internet dan gadget atau komputer.
Digitalisasi arsip dinilai sebagai solusi tepat karena mampu menghemat ruang penyimpanan dibandingkan data fisik. Selain itu data yang sudah berbentuk digital menjadi lebih aman berbagai faktor kerusakan yang berbentuk fisik seperti berjamur, lapuk atau terkena rembesan. Terlebih lembaran arsip yang dibawa ke berbagai lokasi dan sering berpindah tempat lebih berisiko rusak atau hilang. Kalaupun dibuat peraturan agar arsip tidak dipindah-pindahkan, maka konsekuensinya adalah karyawan tidak dapat mengerjakan pekerjaannya selain di kantor. Itulah sebabnya, perusahaan di era digital membutuhkan sistem penyimpanan data berbasis digital yang lebih mudah diakses dan minim potensi kerusakan.
Manfaat digitalisasi arsip untuk karyawan WFH
Agar Anda semakin memahami tentang urgensitas digitalisasi arsip sebagai fasilitas penunjang WFH, berikut kami ulas beberapa manfaat yang didapatkan dari implementasinya:
1. Media penyimpanan lebih ringkas
Dengan digitalisasi arsip, perusahaan Anda tidak membutuhkan gudang penyimpanan yang terlalu besar seperti halnya arsip fisik. Cukup membayar layanan penyimpanan awan atau cloud. Jika membutuhkan dukungan yang lebih optimal, perusahaan juga dapat membangun server lokal di kantor untuk menyediakan ruang penyimpanan tersebut.
2. Tidak mudah rusak atau hilang
Data fisik sangat mudah rusak, entah karena terbakar api, terendam air hingga tintanya luntur, sobek atau berjamur. Semua potensi kerusakan itu dapat diminimalisir dengan mengubahnya ke dalam bentuk digital. Perusahaan Anda juga dapat melakukan penggandaan data sebagai backup data jika terjadi hal yang tidak diinginkan. Data digital tidak mudah terbakar, tidak ada tinta yang berisiko luntur terkena air maupun berjamur.
3. Mudah menemukan data
Keunggulan yang juga sangat penting dari data digital adalah memungkinkan karyawan untuk mencari dan menemukan arsip yang dibutuhkan dengan mudah. Dengan mengetikkan nama dokumen pada kolom pencarian, komputer akan menunjukkan lokasi penyimpanan arsip dalam hitungan detik. Dengan tingkat kecepatan tersebut, karyawan perusahaan Anda dapat bekerja dengan lebih mudah tanpa harus kelelahan mencari dan membaca satu per satu arsip di gudang penyimpanan.
4. Akses data dimanapun kapanpun
Data digital dapat diakses dari mana saja dengan dukungan koneksi internet. Karyawan tidak perlu membawa puluhan atau bahkan ratusan lembar data fisik ke luar kantor atau ke rumah. Kapanpun saat membutuhkan data pekerjaan, karyawan dapat mengakses ruang penyimpanan digital dan mengunduh data-data yang dibutuhkan dengan cepat dan mudah. Tidak ada kendala lagi untuk WFH dimanapun dan kapanpun.
Berbagai kemudahan dan manfaat di atas yang kemudian mendorong peningkatan penggunaan aplikasi penyimpanan arsip digital seperti PrimaDoc. Terlebih dengan proses implementasi yang kian mudah karena adanya dukungan layanan alih media arsip. Karyawan perusahaan tidak perlu terganggu ataupun direpotkan oleh berbagai tugas untuk mengubah dokumen cetak menjadi digital, karena hal itu telah ditangani oleh tim PrimaDoc yang profesional. Tertarik untuk berdiskusi lebih banyak tentang implementasi digitalisasi arsip? Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk berkonsultasi lebih lanjut! (Septiani)
