Mobilitas Kerja Sangat Tinggi? Perusahaan Anda Membutuhkan Ini!
Dalam setiap perkembangan zaman, selalu ada kemajuan dalam berbagai hal yang mengubah kebiasaan dan cara hidup manusia. Dari yang awalnya lambat kemudian menjadi cepat dengan berbagai temuan teknologi yang semakin memudahkan dan menyederhanakan aktivitas. Contohnya dalam berkirim surat untuk komunikasi, dulu harus melalui surat tulis tangan yang dikirim lewat kantor pos, kemudian berkembang lebih mudah setelah adanya teknologi telegram.
Tidak berhenti sampai di situ, orang kemudian berkirim pesan dengan Short Message Service (SMS) yang lebih murah dan praktis setelah penggunaan handphone semakin marak. Hingga saat ini teknologi SMS menjadi kian tergantikan setelah marak penggunaan smartphone dengan berbagai aplikasi chat messenger.
Kecepatan berkirim pesan dengan dukungan teknologi tersebut menjadikan mobilitas kerja manusia juga turut meningkat. Tidak perlu menunggu waktu yang lama untuk mendapatkan pesan perkembangan hasil pekerjaan. Dimana pun lokasinya, kita tetap mampu mengirimkan pesan dengan cepat asalkan tersambung ke internet.
Manfaat mobilitas kerja yang sangat tinggi
Mobilitas kerja dapat diartikan sebagai kecepatan gerak dan perpindahan posisi karyawan yang terus berubah-ubah dalam pekerjaannya. Karyawan tidak hanya bekerja dari satu tempat di depan meja kantor saja, namun dapat berpindah ke tempat lain dalam waktu cepat. Mobilitas kerja yang tinggi berbanding lurus dengan peningkatan produktivitas karyawan. Itulah sebabnya mobilitas sering dimaknai sebagai kecepatan dan fleksibilitas bekerja oleh karyawan.
Kecepatan dan fleksibilitas itu diwujudkan dalam kemudahan bekerja darimana pun dan kapan pun. Mobilitas kerja yang demikian dapat meningkatkan produktivitas karyawan sebab berbagai pekerjaan dapat ditangani dengan cepat dan mudah tanpa batasan ruang. Sayangnya, mobilitas kerja yang tinggi ini masih memiliki beberapa hambatan dan tantangan yang perlu diatasi agar prosesnya dapat berjalan lancar dan menghasilkan keuntungan yang besar.
Tantangan dan hambatan mobilitas kerja yang perlu diselesaikan
Salah satu sumber daya penunjang yang dibutuhkan oleh karyawan adalah ketersediaan data-data pekerjaan dan perangkat yang mendukung untuk mengaksesnya. Idealnya, mobilitas kerja yang tinggi diimbangi dengan tersedianya peralatan digital yang canggih yang memungkinkan karyawan untuk dapat bekerja dimana saja.
Faktanya, ketersediaan data dan kecepatan akses masih banyak menjadi hambatan untuk beberapa perusahaan yang memiliki mobilitas kerja tinggi. Karyawan bingung bagaimana harus membawa semua data yang diperlukannya jika sedang rapat di luar kota atau saat perlu mengerjakan pekerjaan di tempat lain saat jam kerja. Khususnya jika data berupa arsip fisik (cetak), cukup merepotkan karena harus membawanya kemanapun pergi.
Lantas bagaimana solusinya?
Digitalisasi arsip adalah jawabannya!
Karyawan tidak perlu lagi membawa dokumen fisik yang banyak dan berat kemanapun pergi, karena data dan arsip berbentuk digital. Tidak hanya itu, digitalisasi data juga memungkinkan karyawan untuk mengakses data perusahaan maupun hasil pekerjaan dimana saja dan kapan saja. Tidak perlu khawatir jika ingin rapat di luar kota mendadak ataupun cemas menunggu kiriman email rekan kerja di kantor, karena karyawan dapat mengaksesnya secara langsung melalui penyimpanan berbasis cloud. Melalui sistem penyimpanan tersebut, karyawan tidak perlu menunggu email maupun proses pemindahan data ke media penyimpanan seperti flashdisk atau sejenisnya.
Manfaat Digitalisasi Arsip untuk mobilitas kerja Anda
Teknologi penyimpanan arsip digital seperti aplikasi PrimaDoc akan sangat mendukung mobilitas kerja dan memungkinkan karyawan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat, tanpa kerepotan memindahkan data. Selain akses yang menjadi jauh lebih mudah dan cepat, arsip pun dapat ditemukan dalam hitungan detik dengan fitur pencarian.
Persoalan keamanan arsip pun tidak perlu dikhawatirkan karena penyimpanan PrimaDoc didukung oleh sistem keamanan seperti fitur pembatasan hak akses. Manajemen dapat mengatur siapa saja yang berwenang untuk mengakses arsip, sehingga potensi penyalahgunaan oleh oknum karyawan yang tidak berwenang, dapat diminimalisir. Data yang tersimpan secara digital lebih aman terlindungi dari berbagai faktor yang bersifat fisik seperti rayap, jamur, rembesan air dan lain-lain.
Mobilitas karyawan perusahaan Anda akan semakin mudah jika didukung dengan PrimaDoc dan berbagai fitur manajemen arsipnya. Perusahaan Anda pun tidak perlu mengkhawatirkan tentang proses peralihan media dari cetak menjadi digital. PrimaDoc juga menyediakan layanan alih media arsip untuk mendukung kebutuhan tersebut. Dengan demikian, perusahaan Anda dapat mewujudkan digitalisasi arsip tanpa harus mengorbankan aktivitas bisnis yang utama.
Tertarik untuk mengetahui lebih banyak tentang berbagai fitur dalam aplikasi penyimpanan arsip digital PrimaDoc? Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk berkonsultasi lebih lanjut! (Septiani)
