Inilah Tantangan Besar Bagi Manajemen Arsip Notaris Pada Era 4.0
Notaris merupakan bidang usaha yang tidak pernah sepi pelanggan. Setiap bulannya, pasti ada pelanggan yang membutuhkan jasa pengurusan dokumen-dokumen legalitas. Namun, meskipun begitu, mengurus dokumen-dokumen penting di kantor notaris seringkali diasosiasikan dengan proses yang membutuhkan waktu lama. Diawali dengan menunggu antrian konsultasi, pelanggan harus menunggu penanganan satu per satu dokumen. Terlebih lagi masing-masing dokumen yang biasanya membutuhkan waktu cukup lama.
Usaha untuk menunggu tidak hanya berhenti sampai disitu. Dalam prosesnya, notaris juga sering membutuhkan waktu pengelolaan dokumen yang lama. Tidak hanya dalam hitungan hari, beberapa pihak bahkan pernah mengalami pengurusan dokumen dalam hitungan bulan atau bahkan tahunan. Sayangnya, berbagai masalah tersebut masih kurang mendapatkan perhatian dari notaris, terlihat dari dibiarkannya hal tersebut berlarut-larut hingga akhirnya terpaksa diterima oleh pelanggan. Bahkan seringkali hal tersebut diabaikan karena dianggap sebagai hal yang wajar. Namun pertanyaannya, apakah pelanggan selama ini juga merasa demikian?
Masalah Klasik Pengurusan Dokumen di Notaris
Salah satu faktor yang mempengaruhi cepat atau lambatnya pelayanan notaris adalah manajemen arsip notaris itu sendiri. Kantor notaris yang mampu menerapkan manajemen arsip notaris yang baik otomatis akan dapat memberikan layanan yang relatif lebih cepat. Sebaliknya, mereka yang tidak memiliki manajemen arsip notaris yang efisien membuat pengelolaan arsip pelanggan menjadi jauh lebih lama.
Layanan yang lambat yang memaksa pelanggan untuk menunggu lama di setiap proses layanan merupakan masalah yang sangat serius, khususnya di era digital seperti saat ini. Mungkin hal ini masih dapat ditoleransi oleh orang-orang yang memiliki banyak waktu luang. Tapi bagaimana bagi orang yang sangat sibuk dengan mobilitas tinggi? Mereka pasti akan sangat keberatan menghabiskan banyak waktu hanya untuk menunggu manajemen arsip notaris yang lambat. Setiap detik waktu yang mereka miliki menjadi hal sangat berharga bagi mereka atau bisnis yang dijalankannya.
Faktanya, mayoritas klien kantor notaris justru berasal dari kalangan pengusaha atau orang-orang yang memiliki jadwal yang padat. Mereka sebenarnya adalah tipe klien yang akan mempertimbangkan untuk beralih, jika ada notaris lain yang menawarkan layanan yang lebih cepat dan efisien dengan manajemen arsip notaris yang lebih baik. Terlebih lagi, era digital telah memanjakan orang-orang dengan berbagai layanan yang cepat dan instant hingga hal sepele seperti pemesanan makanan.
Orang-orang selama ini mampu bertukar pesan atau dokumen, melakukan transaksi jual beli, transaksi keuangan, hingga berbagai fasilitas pelayanan publik dengan hitungan detik. Hal ini pada akhirnya membangun ekspektasi konsumen akan kinerja sebuah layanan. Itulah sebabnya, menciptakan manajemen arsip notaris yang efisien menjadi keharusan bagi notaris pada era sekarang ini.
Tantangan dan Peluang Manajemen Arsip Notaris di Era Digital
Saat ini, bisnis dihadapkan dengan dominasi generasi milenial sebagai pangsa pasar mayoritas. Sebagaimana dipahami, bahwa generasi milenial hidup dan berkembang bersama teknologi digital yang serba cepat dan praktis. Hal ini membuat mereka terkenal sebagai generasi yang paling enggan untuk menunggu atau mengantri. Untuk menciptakan layanan yang cepat dan praktis, notaris harus dapat menciptakan sistem manajemen arsip notaris yang lebih efisien dibandingkan metode konvensional saat ini. Itulah mengapa, hal ini menjadi masalah yang cukup urgent, jika notaris ingin berhasil menggaet minat para generasi milenial.
Meskipun menjadi tantangan yang harus dihadapi, karakteristik pasar yang sedemikian rupa nyatanya juga membuka peluang bisnis notaris untuk dapat memenangkan persaingan. Kantor notaris yang menawarkan pelayanan yang lebih cepat dan efisien akan memiliki nilai kompetitif yang absolut. Bahkan pasar cenderung rela membayar lebih mahal untuk mendapatkan layanan yang lebih cepat. Seperti yang diungkapkan dalam temuan survei The Harris Poll yang dilakukan pada 5000 orang, bahwa 7 dari 10 orang rela membayar hingga 21 persen lebih mahal, demi mendapatkan layanan yang lebih cepat.
Data tersebut menunjukan bahwa layanan notaris tidak hanya dinilai dari sisi efektivitasnya saja, tapi juga dari kecepatan layanan yang diberikan. Lembaga yang bergerak pada sektor layanan seperti kantor notaris dan PPAT pun pada akhirnya harus menghadapi tantangan tersebut. Notaris dan tim manajemennya perlu mempertimbangkan perubahan yang lebih adaptif terhadap karakter pasar saat ini dengan penerapan manajemen arsip yang lebih cepat dan efisien seperti digitalisasi arsip.
Dalam proses penerapannya, notaris dapat mengandalkan produk dan layanan yang disediakan PrimaDoc. Selain jasa kearsipan, PrimaDoc juga menyediakan aplikasi penyimpanan arsip digital yang handal. Disertai dengan berbagai fitur yang sangat memudahkan proses pengelolaan dokumen aktif maupun inaktif, serta sistem keamanan yang dapat memberikan perlindungan berlapis bagi dokumen. Tim PrimaDoc juga siap melayani kebutuhan konsultasi bagi Anda yang ingin berdiskusi lebih mendalam tentang proses digitalisasi arsip. Silakan menghubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya! (Septiani)
