Pentingnya Penerapan Document Management System untuk Perusahaan
Sudahkah perusahaan Anda dilengkapi solusi yang tepat untuk menghadapi persaingan global? Saatnya berkenalan dengan Document Management System (DMS), sebuah aplikasi yang didesain khusus untuk membantu Anda memulai transformasi digital dari hal yang paling mendasar, yaitu pengelolaan arsip yang lebih baik.
Dengan adanya teknologi seperti Document Management System, nantinya kita dapat meningkatkan kemampuan pengelolaan arsip perusahaan dengan lebih optimal.
Seberapa penting sebenarnya penerapan aplikasi DMS bagi perusahaan? Berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Mengapa Document Management System Dibutuhkan?
Seperti yang sempat dibahas pada artikel sebelumnya yang membahas tentang transparansi dan kredibilitas karena adanya penggunaan aplikasi DMS, sejatinya kehadiran Document Management System pada perusahaan bukan lagi menjadi sebuah pilihan, melainkan keharusan.
Keberadaan teknologi tepat guna yang tepat untuk mendukung operasional bisnis sangat penting. Mengapa? Karena kehadirannya dapat menyelesaikan beberapa masalah berikut ini:
1. Kecepatan berbagi data yang kalah dibanding kompetitor
Di tengah persaingan bisnis yang semakin sengit dan batas antar negara semakin menipis, kemampuan untuk berbagi data dan informasi dalam hitungan detik sangatlah dibutuhkan.
Permasalahannya, tidak semua perusahaan aware dengan hal ini dan masih bertahan dengan cara lama untuk mengelola arsip dokumen beserta dengan informasi di dalamnya.
Padahal risikonya sangat besar, mulai dari kurang produktifnya staf perusahaan, operasional bisnis yang terganggu, hingga kehilangan konsumen karena perusahaan kita dinilai tidak profesional.
Di sinilah peran Document Management System dibutuhkan, agar semua keterlambatan dalam berbagi data dapat dihindari dengan adanya penggunaan dokumen yang lebih optimal.
2. Kualitas penyimpanan arsip yang naik turun
Untuk dapat terus digunakan dengan maksimal, kualitas penyimpanan arsip yang Anda miliki haruslah tetap stabil.
Hal tersebut tentunya sulit dilakukan secara manual, karena risiko terselip, hilang atau dicurinya dokumen cukup besar, khususnya menyangkut dokumen dengan nilai informasi yang sensitif.
Oleh karena itu, dengan adanya aplikasi pengelolaan dokumen seperti Document Management System, kualitas penyimpanan arsip dapat dibakukan dalam sebuah SOP yang lebih jelas dan dapat dipatuhi semua user.
3. Lemahnya sumber daya manusia pengelola arsip
Kesalahan pada pemilihan SDM yang bertugas untuk mengelola arsip juga kerap terjadi.
Tanpa adanya kualifikasi yang jelas dan pengalaman dalam bidang kearsipan, tentunya SDM yang salah pilih tersebut dapat menimbulkan masalah yang lebih besar, yaitu kurang efektifnya dokumen yang digunakan untuk operasional bisnis.
Hal tersebut tidak akan terjadi jika Anda beralih menggunakan Document Management System. Sistem ini memungkinkan Anda untuk mengatur proses pengelolaan arsip secara digital.
Nantinya, SDM kearsipan dapat Anda arahkan untuk lebih memahami teknologi agar penggunaan dokumen dan maintenance dapat dilakukan dengan cepat dan efisien.
4. Peningkatan kuantitas arsip yang meningkat drastis
Bagi Anda yang ingin go global, tentunya jumlah dokumen yang dibutuhkan akan semakin meningkat drastis. Jika hal tersebut dibiarkan tanpa adanya dukungan teknologi, yang terjadi selanjutnya adalah penumpukan volume arsip yang semakin sulit untuk dikelola.
Untuk itulah Document Management System hadir, agar semua arsip tersebut tersedia dalam format digital. Dengan begitu, pencarian jadi lebih mudah dan ruang yang dibutuhkan untuk penyimpanan arsip juga dapat dibatasi.
Solusi Document Management System untuk Semua Sektor
Apapun jenis perusahaan Anda, tentunya aplikasi DMS yang sudah siap pakai dibutuhkan untuk memudahkan proses migrasi pengelolaan arsip dari fisik menjadi digital.
Saatnya berkenalan dengan solusi Document Management System dari PrimaDoc! Dengan dilengkapi berbagai kelebihan, tentunya perusahaan Anda akan diuntungkan.
Beberapa kelebihan tersebut meliputi:
- Tampilan UI/UX yang mudah dipahami dan digunakan
- Fitur lengkap untuk semua jenis alur kearsipan
- Tersedia aplikasi web based untuk akses di multi devices
- Aplikasi sudah siap digunakan dan dapat dikustomisasi
Jadi, tidak perlu khawatir lagi menghadapi persaingan global. Bersama solusi Document Managament System dari PrimaDoc, semua kebutuhan kearsipan Anda dapat terpenuhi.Tertarik mengetahui lebih lanjut? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga! (Pradana)
