Wujudkan Masa Depan Kenotariatan dengan Penyimpanan Arsip Digital
Konsep cyber notary yang dilengkapi sistem penyimpanan arsip digital mulai menjadi pembicaraan di dunia kenotariatan karena dapat meningkatkan produktivitas.
Faktanya memang demikian. Menurut penelitian yang dilakukan oleh OECD, digitalisasi dokumen memang benar-benar dapat membantu peningkatan produktivitas kerja.
Bahkan dari riset yang dilakukan menunjukkan bahwa perbedaan produktivitas antara perusahaan yang tidak melakukan digitalisasi dengan yang sudah melakukannya mencapai 20%.
Oleh karena itu, jangan sampai kantor notaris Anda ketinggalan dalam memulai proses penyimpanan arsip digital. Pelajari terlebih dahulu tentang konsep ini bersama PrimaDoc. Berikut penjelasan selengkapnya!
Penyimpanan Arsip Digital: Peluang atau Tantangan bagi Notaris?
Dunia digital dan industrialisasi teknologi 4.0 telah menjadikan disrupsi pun mulai dirasakan oleh dunia kenotariatan. Permintaan atas layanan yang lebih cepat dan juga efisien menjadi momok besar bagi kantor notaris yang sudah terbiasa disibukkan dengan segunung dokumen.
Tentunya demand yang begitu besar ini tidak dapat dianggap remeh. Pada akhirnya, konsep cyber notary pun muncul. Penyimpanan arsip digital bagi kantor notaris pun jadi memungkinkan.
Perbedaan utama yang paling jelas terasa tentunya adalah pada kecepatan pencarian data dan informasi yang dibutuhkan.
Arsip dan dokumen yang tersimpan secara digital tentunya dapat ditemukan dalam hitungan detik, khususnya jika sistem pengelolaan dokumen yang Anda gunakan telah dilengkapi fitur pencarian dokumen berbasis kata kunci (keyword).
Meskipun begitu, belum jelasnya payung hukum untuk penerapan cyber notary masih menjadi kendala besar bagi dunia kenotariatan.
Satu-satunya hal yang memang masih memungkinkan dilakukan adalah penyimpanan arsip digital, karena legalitasnya sudah diatur di dalam UU ITE.
Dapatkah Penyimpanan Arsip Digital Dimanfaatkan dengan Optimal?
Tidak semua notaris yakin dengan adanya penyimpanan arsip digital, mengingat berita tentang pencurian data oleh hacker masih beberapa kali santer terdengar.
Hal tersebut tentunya dapat dihindari jika Anda menggunakan sistem informasi yang tepat, khususnya aplikasi pengelolaan dokumen yang dilengkapi dengan keamanan yang baik.
Jika Anda sudah menyadari hal ini, sebenarnya ada beberapa manfaat yang dapat Anda peroleh dari implementasi penyimpanan arsip digital, antara lain:
1. Meminimalisir penggunaan kertas (paperless)
Era sustainability untuk menjaga lingkungan sudah semakin dekat dan semua industri sudah harus mulai menyadarinya. Tidak terkecuali dengan kantor notaris.
Dengan adanya penyimpanan arsip digital, Anda tidak perlu lagi menggunakan terlalu banyak kertas dan memfokuskannya pada penggunaan dokumen digital. Dengan begitu, Anda pun dapat ikut menjaga lingkungan dari pemanasan global dan mulai paperless dengan arsip digital.
Validitas arsip digital pun sudah diakui oleh peraturan perundang-undangan, sehingga Anda tidak perlu khawatir atas legalitas penggunaannya.
2. Ruang penyimpanan yang tidak terlampau besar
Ingin hemat anggaran penyewaan lahan? Anda bisa memulainya dengan penyimpanan arsip digital.
Dengan ruang penyimpanan yang dibutuhkan hanya untuk menyimpan server, Anda tidak perlu lagi memiliki gudang arsip notaris yang terlampau besar dan kurang efisien.
Bagaimana soal kapasitas penyimpanan? Tidak perlu khawatir, karena vendor seperti PrimaDoc mampu menyediakan server untuk penyimpanan arsip digital milik kantor notaris sesuai kebutuhan.
3. Biaya pengelolaan dokumen yang ikut diminimalisir
Dengan implementasi sistem penyimpanan arsip digital Anda pun tidak perlu lagi mengeluarkan biaya yang sebelumnya dibutuhkan untuk pengelolaan dan perawatan dokumen fisik.
Karyawan yang bertugas sebagai pengelola yang cukup banyak juga tidak lagi dibutuhkan, karena Anda dapat sepenuhnya beralih pada pengelolaan digital. SDM yang Anda butuhkan hanyalah arsiparis dan juga staf IT yang mengerti dengan alur dan proses aplikasi Document Management System (DMS).
4. Faktor eksternal dan internal yang merusak protokol notaris
Protokol notaris yang berisikan dokumen penting milik negara juga dapat diuntungkan dengan penggunaan aplikasi penyimpanan arsip digital.
Tidak perlu lagi khawatir dengan faktor eksternal dan internal yang berpotensi merusak atau juga menghilangkan arsip protokol notaris, karena semua arsip dan dokumen tersedia secara digital.
Saat ini, PrimaDoc pun memiliki solusi aplikasi DMS yang dilengkapi dengan berbagai keunggulan untuk Anda jadikan pilihan. Mulai dari web based app yang dapat Anda akses dari browser biasa, tenaga profesional untuk dukungan online maintenance, hingga solusi pelengkap untuk menjadikan alur penyimpanan arsip digital Anda lebih optimal.
Siap beralih menggunakan aplikasi PrimaDoc? Hubungi tim marketing kami sekarang juga! (Pradana)
