Inilah 5 Manfaat Dokumen Digital Bagi Perusahaan Logistik

Tidak dapat dipungkiri bahwa bisnis logistik merupakan salah satu sektor usaha yang sedang mengalami perkembangan pesat. Perkembangan transaksi online dan kebutuhan masyarakat akan distribusi barang mendorong banyaknya permintaan layanan logistik. Untuk beradaptasi dengan itu semua, perusahaan logistik harus mulai mempertimbangkan digitalisasi untuk pengembangan efektivitas manajemen dan  kualitas layanan. Salah satunya dengan menerapkan digitalisasi arsip karena manfaat dokumen digital dapat berpengaruh signifikan bagi aktivitas bisnis perusahaan.

Di tengah perkembangan teknologi seperti saat ini, pengelolaan dokumen yang konvensional tidak lagi cukup efektif untuk mengimbangi kecepatan arus informasi dan tuntutan pelanggan. Solusi yang tersedia dan realistis adalah melakukan digitalisasi dokumen perusahaan logistik. Berikut kami paparkan 5 manfaat dokumen digital yang layak dipertimbangkan untuk Anda memulai transformasi digital bagi perusahaan.

Memudahkan Kontrol dan Pengawasan

Tantangan besar perusahaan logistik dalam mengelola dokumen perusahaan adalah letak kantor yang terpisah-pisah. Seiring dengan berkembanganya sebuah bisnis logistik, jangkauan pelayanannya juga akan semakin luas. Berbagai kantor cabang dibuka di berbagai daerah. Hal ini membuat proses pengawasan dan kontrol dari manajemen pusat ke setiap daerah operasional menjadi semakin sulit.

Di sinilah manfaat dokumen digital sangat dirasakan. Manfaat dokumen digital yang dapat dengan mudah dikirim melalui jaringan internet. Dengan demikian, kantor cabang tidak perlu lagi mengirimkan data dan laporan secara manual di kertas yang akan menghabiskan banyak biaya dan waktu yang terbuang sia-sia.

Data yang dikirim juga dapat diakses secara cepat oleh manajemen pusat. Dengan manfaat dokumen digital yang dapat dikirim dan diakses secara realtime melalui internet, jajaran manajemen dapat langsung melakukan pengecekan laporan yang telah dibuat oleh para pegawai. Sebuah kemudahan yang signifikan untuk mengawasi dan memastikan operasional di setiap daerah berjalan dengan baik dan pegawai telah menjalankan tugas sesuai tanggung jawabnya.

Administrasi Lebih Cepat

Administrasi menjadi salah satu unsur penting dalam operasional kegiatan logistik. Contohnya dalam hal pencatatan data pengiriman barang, setiap detail informasi baik tentang pengirim, barang yang dikirim, hingga tujuan pengiriman harus dicatat dengan baik dan cepat. Sayangnya, saat ini masih banyak perusahaan logistik yang masih menggunakan sistem administrasi konvensional.

Masalah yang sering muncul dari pencatatan konvensional adalah proses penulisan dan pengelolaan data yang lambat dan rumit. Digitalisasi arsip dapat menjadi solusi untuk mengatasi berbagai kendala dan masalah tersebut. Manfaat dokumen digital yang akan sangat terasa adalah proses pencatatan dan pengelolaan arsip perusahaan yang menjadi lebih mudah karena akses berbasis digital. Tentu saja hal tersebut akan mempercepat proses administrasi. 

Akurasi Data Barang

Manfaat dokumen digital selanjutnya yang dapat dirasakan oleh perusahaan logistik adalah akurasi data barang.  Administrasi yang didukung oleh teknologi digital, memungkinkan data barang untuk dikirim secara langsung ke rantai pasokan pengiriman selanjutnya. Hal tersebut dapat meminimalisir tercecer atau tertukarnya arsip, dibandingkan dengan pencatatan dan pengiriman data cetak secara manual. Setiap rantai pasok juga dapat melakukan persiapan dan perencanaan sedini mungkin untuk pengiriman ke tahap atau rantai pasok selanjutnya bahkan ketika barang belum sampai di stage tersebut.

Fleksibilitas

Manfaat dokumen digital selanjutnya adalah dapat mendukung administrasi diproses dari jarak jauh tanpa tatap muka. Fleksibilitas ini akan sangat berarti untuk pelanggan, karena tidak menuntut mereka untuk menunggu lama proses administrasi pengiriman. Hal ini akan menimbulkan kepuasan tersendiri kepada perusahaan logistik.

Efisiensi Biaya

Efisiensi biaya juga menjadi salah satu manfaat dokumen digital yang dapat dirasakan. Penggunaan digitalisasi arsip secara otomatis akan mengurangi penggunaan kertas, alat tulis, gudang arsip, serta biaya operasional distribusi laporan administrasi rutin. Hal ini akan menghemat biaya operasional secara signifikan. Perusahaan dapat mengalokasikan penghematan ini untuk merealisasikan pengembangan di sisi yang lain agar perusahaan semakin kompetitif.

Itulah beberapa manfaat dokumen digital yang akan perusahaan peroleh saat menerapkan teknologi seperti aplikasi PrimaDoc. Kemampuannya dalam menyimpan arsip digital dan mendukung pengelolaannya dapat membawa efisiensi yang signifikan bagi perusahaan. Fitur-fitur yang tersedia siap mendukung karyawan perusahaan Anda untuk menyimpan, menemukan, mengelola dan mengirim dokumen dengan lebih mudah dan cepat.

Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk konsultasi lebih lanjut tentang rencana besar digitalisasi arsip pada perusahaan Anda! (Septiani)